Microsoft Teamsの共有トレイで会議コンテンツを共有する方法を徹底解説

Microsoft Teamsの共有トレイとは

パンデミック以降、Microsoft Teamsはビデオ会議およびチームコラボレーションプラットフォームとして、最も利用されるツールの一つになりました。数多くの便利な機能を備えており、「共有トレイ(Share Tray)」もそのひとつです。この機能を使いこなせば、チームとのビデオ会議をより快適で充実した体験にできます。本記事では、Microsoft Teamsにおける共有トレイの概要と、具体的な使い方をご紹介します。

共有トレイとは何か

Microsoft Teamsの共有トレイとは、会議内でコンテンツを共有するための「共有」ボタンのことです。共有できる内容は、デスクトップ画面全体、特定のウィンドウ、PowerPoint、ホワイトボード、各種ファイルなど多岐にわたります。Microsoftは、この共有操作を行うためのボタンを「共有トレイ」と名付けています。

共有トレイの利用に特別な制限はなく、基本的には会議に参加しているすべてのユーザーが共有機能を使用できます。ただし、会議の主催者が共有オプションを制限している場合は例外です。共有トレイを活用することで、会議はより活発でインタラクティブなものになります。なお、共有トレイは会議中のみアクセス可能である点に注意してください。

共有トレイの使い方

Microsoft Teamsで共有を開始するには、以下の手順に従ってください。

1. Teams会議中に「共有」ボタンをクリックします。
2. 「画面」「ウィンドウ」などの共有オプションが表示されます。
3. 共有したいコンテンツを選択します。
4. 選択すると、その内容が参加者全員に表示されます。
5. 共有を終了するには、Xマークの付いたボタンをクリックします。
6. キーボードショートカットでも共有の開始・停止が可能です。

共有トレイは会議中のみ利用できる機能です。使用するには、会議画面の右上にある「共有」ボタンをクリックし、「画面」「ウィンドウ」などのオプションから共有したいものを選びましょう。

共有を開始すると、選択した内容は会議のすべてのメンバー(参加者)の画面に表示されます。

共有トレイで何かを共有している間、画面の右下に小さなダイアログボックスが表示され、そこからミュートや会議の終了などの操作が行えます。

会議自体は終了させずに共有だけを止めたい場合は、会議画面に戻り、会議ウィンドウの右上にあるXマークのボタンをクリックします。

また、キーボードショートカットを使えば、共有の開始と停止をより素早く切り替えられます。

共有トレイを開くにはCtrl + Shift + Spaceを押し、共有を停止するにはCtrl + Shift + Eを押してください。これらのショートカットを覚えておくと、プレゼンテーション中もスムーズに操作でき、会議を効率的に進められます。