Microsoft Wordのメールマージ機能でレターを作成する方法

企業や組織、個人の方が、フォーム、レター、宛名ラベルなど、宛先の氏名・住所・電話番号といった一部の情報だけが異なり、それ以外はまったく同じ内容の文書を大量に作成したい場面はよくあります。このようなときに役立つのがメールマージ(Mail Merge)機能です。メールマージを活用すれば、1つのテンプレートをもとに、受信者ごとにカスタマイズされた文書を簡単かつ効率的に作成できます。

Wordでメールマージを使う方法

Microsoft Wordの[差し込み文書]タブには、メールマージを実行するためのツールが用意されています。主なツールは以下の3つです。

• 差し込み印刷の開始:1つの文書を作成し、複数の宛先へ送信するための基本操作を行います。氏名や住所などのフィールドを挿入すると、Wordが受信者ごとに文書のコピーを自動生成し、各フィールドを受信者ごとの情報に置き換えてくれます。
• 宛先の選択:文書を送りたい相手のリストを選択できます。新規にリストを作成することも、既存のファイルやOutlookの連絡先を利用することも可能です。
• 宛先リストの編集:宛先リストの内容を変更したり、特定の宛先だけを送信対象として選んだりできます。並べ替え、絞り込み(フィルター)、検索、重複データの削除、住所の妥当性チェックなど、便利な機能も備えています。

レターを手動でメールマージする手順

• まず空白の文書を新規作成し、[差し込み文書]タブを開きます。
• [差し込み印刷の開始]をクリックし、[レター]を選択します。
• [宛先の選択]をクリックします。
• ドロップダウンメニューが表示されるので、[新しいリストの作成]、[既存のリストを使用]、[Outlook の連絡先から選択]のいずれかを選びます。

ここでは[新しいリストの作成]を使用してみましょう。

[新しいアドレス帳]というダイアログボックスが表示されます。この画面では、行と列に必要なデータを直接入力できます。ダイアログボックスの左側には、リストを編集するためのコマンドが並んでいます。[新しいエントリ](行の追加)、[エントリの削除](行の削除)、[検索](データの検索)、[列のカスタマイズ](列の追加・削除・名前変更・並べ替え)です。

新しい行を追加するには[新しいエントリ]を、不要な行を削除するには[エントリの削除]をクリックします。列の追加・削除・名前の変更・位置の移動を行いたい場合は[列のカスタマイズ]を選択してください。データの入力が完了したら[OK]をクリックし、ファイルを保存します。後からリストを修正したい場合は、[宛先リストの編集]をクリックすればいつでも編集画面に戻れます。

続いて、文書にレター本文を入力するか、既存の文章をコピー&ペーストしましょう。

フィールドを挿入したい位置にカーソルを置き、[差し込みフィールドの挿入]を選択して、挿入したい項目(氏名、住所など)を選びます。[結果のプレビュー]ボタンをクリックすると、実際に差し込まれた状態を確認できます。

フィールド表示に戻したいときは、もう一度[結果のプレビュー]をクリックすれば切り替えられます。

最後に[完了とマージ]を選択します。[個々のドキュメントの編集]、[ドキュメントの印刷]、[電子メール メッセージの送信]の3つの選択肢が表示されるので、目的に合ったものを選べば、マージ結果が出力されます。

メールマージウィザードを使ってレターを作成する

今度は[ステップ バイ ステップのメール マージ ウィザード]を使ってみましょう。画面の案内に沿って進めるだけでメールマージが完成するため、初心者の方にもおすすめの、最も簡単な方法です。

1. ドロップダウンメニューの一番下にある[差し込み印刷の開始]から[ステップ バイ ステップのメール マージ ウィザード]を選択します。
2. 画面右側に[メール マージ]作業ウィンドウが表示されます。文書の種類を選択します。ここでは[レター]を選び、[次へ]をクリックします。
3. 開始文書の指定では、現在開いている文書を使用します。
4. [宛先の選択]:新しいリストの作成、Outlookの連絡先からの選択、既存リストの使用から選べます。ここでは既存のリストを使用します。
5. [参照]からファイルを選択し、[次へ]→[OK]をクリックすると、[差し込み印刷の宛先]ダイアログが表示されます。
6. チェックボックスのオン/オフを切り替えることで、マージに含める宛先を個別に有効化・無効化できます。設定が済んだら[OK]をクリックし、[次へ]へ進みます。
7. [レターの作成]:受信者情報をレターに追加できるステップです。情報を挿入したい位置にカーソルを置きます。
8. [あて名ブロック]をクリックすると、[あて名ブロックの挿入]ダイアログボックスが表示され、表示形式を選択できます。
9. 挿入ウィンドウの右側にはナビゲーションボタンがあり、あて名ブロックの項目を順番に確認しながら移動できます。
10. あて名の形式を選んで[OK]をクリックします。作業ウィンドウから[挨拶文]をクリックすれば、冒頭の挨拶も挿入できます。内容を選択して[OK]、そして[次へ]をクリックしましょう。
11. [レターのプレビュー]:プレビュー欄の下にあるナビゲーションボタン(<< 受信者 >>)を使うと、宛先ごとの差し込み結果を一つずつ確認できます。確認できたら[次へ]をクリックします。
12. [マージの完了]:[個々に編集]または[印刷]の2つの選択肢が表示されます。ここでは[個々に編集]を選択します。

以上で、メールマージによるレターの完成です。

操作中に不明な点やお困りのことがあれば、ぜひコメント欄でお知らせください。できる限りサポートいたします。