Outlookでメール署名を作成・追加する方法【デスクトップ版・Web版対応】

メールはビジネスにおける中核的なコミュニケーション手段です。メールに署名を追加することで、相手によりプロフェッショナルな印象を与えることができます。本記事では、Office 365ガイドとして、わずか数ステップで署名を設定する方法をご紹介します。

なお、署名は専用のOutlookアプリ(デスクトップ版)とOutlook.com(Web版)のどちらでも追加できます。ただし、署名はアカウントと同期されないため、両方のバージョンを使用している場合は、それぞれで署名を作成・設定する必要があります。このガイドでは両方の手順を解説します。

Outlook(デスクトップ版)で署名を作成する

デスクトップ版のOutlookで署名を作成するには、まず返信する要領でメール画面を開きます。次に「メッセージ」タブから「署名」を選択し、「署名」をクリックします。「編集する署名を選択」の下にある「新規」ボタンを押しましょう。

「新しい署名」ダイアログボックスが表示されたら、署名の名前を入力します。続いて「署名の編集」欄で実際の署名内容を入力します。フォント、フォントカラー、サイズ、テキストの配置など、さまざまな書式オプションを選択できます。複数の署名を作成することも可能で、メール作成時に「メッセージ」タブの「署名」メニューから使い分けられます。

より洗練された署名にしたい場合は、Microsoft Wordで署名を作成してから「署名の編集」ボックスに貼り付ける方法もあります。Microsoftが提供する署名テンプレートを利用するのも良いでしょう。さらに、画像や会社のロゴを署名に追加することも可能です。ウィンドウ右端の「名刺」と表示されている部分の横にある画像アイコンを探し、クリックして画像を選択・挿入します。挿入後は画像を右クリックしてサイズを調整できます。仕上がりに満足したら「OK」を押して署名を保存しましょう。

署名には追加オプションも用意されています。署名を関連付けるメールアカウントを選択したり、既定の署名を設定したりできます。上記の手順で署名オプションを開き、「電子メール署名の選択」メニューで対象のメールアカウントを選択してください。ここで、新規メッセージ作成時や返信・転送時に使用する署名を個別に指定することもできます。

Outlook on the web(Web版)で署名を作成する

Web版Outlookで署名を作成するには、まず画面右上の「設定」(歯車アイコン)をクリックします。次に「すべてのOutlook設定を表示」を選択し、「メール作成と応答」を選びます。すると、メール署名のオプションが表示されるので、ここで署名を入力し、書式設定オプションを使って見た目を整えましょう。

利用できるオプションはデスクトップ版のOutlookとほぼ同様です。画像の挿入、フォントサイズや色の変更、リンクの挿入などが可能です。そのうえで、Web版ならではの便利な機能もあります。

作成するすべての新規メールに署名を自動的に表示したい場合は、「作成する新しいメッセージに自分の署名を自動的に含める」チェックボックスをオンにします。また、転送や返信するメッセージにも署名を表示したい場合は、「転送または返信するメッセージに自分の署名を自動的に含める」チェックボックスをオンにします。設定が完了したら「保存」を押しましょう。これらのオプションもデスクトップ版のOutlookと同様のものです。

すべての送信メッセージに署名を自動追加する設定にしなかった場合でも、手動で署名を挿入できます。メールボックスを開いて「新しいメッセージ」を選択し、本文を入力した後、作成ページ下部の「署名を挿入」を選択すればOKです。

Outlookをもっと活用しよう

署名の追加は、Outlinkでできることのほんの一例です。当サイトではこれまでに、Outlookアプリでメールを翻訳する方法や、Gmail・GoogleドライブのアカウントをOutlook.comに追加する方法なども解説しています。その他にも、Outlookカレンダーの活用術や連絡先の管理方法といったトピックを多数取り上げています。Office 365に関する最新ニュースや情報は、ぜひOnMSFTをご確認ください。