Outlookのクイックステップを作成・管理する方法を徹底解説

重要なメールを転送するたびに、同じ手順を何度も繰り返さなければならない経験はありませんか？Microsoft Outlookには、複数の操作を素早く簡単に実行できる便利な機能「クイックステップ（Quick Steps）」が搭載されています。

クイックステップとは？どんなことができるの？

クイックステップを活用すれば、Outlookで独自のアクションを作成・保存でき、日々の作業時間を大幅に短縮できます。たとえば「返信して削除」「特定のフォルダーへ移動」「指定したグループへの新規メール作成」など、複数ステップからなるタスクをあらかじめ定義しておけば、ワンクリックで実行可能です。「送信してアーカイブ」のように一連のコマンドを組み合わせて作成し、どのOutlookアイテムにもワンクリックで適用できるのが大きな魅力です。

Outlookでクイックステップを作成する手順

1. Outlookを開き、「ホーム」タブを選択する

まずOutlookを起動し、「ホーム」タブをクリックします。次にドロップダウンメニューを開き、「新規クイックステップ」を選択しましょう。ここでは例として「フォルダーへ移動」を選んでいます。

2. 名前を付けてアクションを選択する

クイックステップにわかりやすい名前を付け、実行したいアクションを選択します。ここでは移動先のフォルダーを指定し、アイテムを既読にするかどうかも設定できます。

3. 「オプション」ボタンで詳細設定を追加する

同じウィンドウ内にある「オプション」ボタンをクリックすると、さらに細かい設定を追加できます。「既読にする」の代わりに別のアクションを選んだり、アクションを複数追加したりすることも可能です。また、ショートカットキーの割り当てやツールチップテキストの設定もここで行えます。

4. 変更を保存して実際に使ってみる

最後に変更を保存します。保存後は、1通または複数のメールを選択して、作成したばかりの「フォルダーへ移動」をクリックするだけです。リボンに見当たらない場合は、ドロップダウンを開くとそこから選択できます。

なお、各クイックステップには用途に合ったショートカットキーを割り当てておくと便利です。ただし、Outlookでサポートされるショートカットは最大9つまでなので注意しましょう。

Outlookでクイックステップを管理する方法

Outlookの「ホーム」タブにある「クイックステップ」セクションをクリックし、ドロップダウンから「クイックステップの管理」を選択します。すると管理ウィンドウが開き、登録済みのクイックステップの一覧が表示されます。任意の項目を選べば、編集・複製・削除が自由に行え、ここから新しく作成することもできます。

Outlookのクイックステップはどこに保存される？

すべてのクイックステップは、PSTファイル（いわゆるメールボックス）内に保存されています。POP3アカウントを使用している場合は、クイックステップごと環境を引き継ぐことも可能です。しかし、IMAPを使用している場合、新しいパソコンへの移行は難しく、手動でクイックステップを作り直す必要があります。そのため、「エクスポート機能があればいいのに」と思っていても、現時点のOutlookではまだ実現していないのが実情です。