OneNoteでOutlookタスクを作成・管理する方法【完全ガイド】

OneNoteでOutlookタスクを作成する方法

Microsoft OneNoteには、Outlookタスクを作成できる便利な機能が搭載されています。この機能を活用すれば、プロジェクトの計画立案や期限管理を簡単に行えます。さらに、OneNoteで作成したタスクはOutlook側でも表示・管理でき、リマインダー通知を受け取ることも可能です。本記事では、OneNoteでOutlookタスクを作成する方法を詳しく解説します。

OneNote for Windows 10にOutlookタスク機能はある?

現時点では、OneNote for Windows 10アプリにはOutlookタスクのオプションは用意されていません。Microsoftが今後この機能を追加する可能性はありますが、それまではOneNoteデスクトップアプリを使用してOutlookタスクを作成する必要があります。

OutlookとOneNoteを連携するには?

デフォルトでOneNoteはOutlookと統合されています。つまり、Outlookから直接OneNoteへメモを取ったり、すべての会議のスケジュールをOneNoteで確認したりできます。タスクや会議などの同期対象アイテムに対してOutlookで行った変更は、自動的にOneNoteへ反映されます。

また、OutlookのメールをOneNoteに送りたい場合は、Outlookリボンの「OneNoteに送信」ボタンをクリックするだけで実行できます。「OneNoteに送信」ボタンがOutlookに表示されていない場合は、「Outlookアイテムに関するOneNoteメモ」というアドインを有効化する必要があります。

このアドインを有効にするには、以下の手順に従ってください。

1. Outlookを起動します。
2. 「ホーム > オプション」へ移動します。
3. 左側のアドインをクリックします。Outlook内の有効・無効・無効化されたすべてのアドインが表示されます。
4. 「Outlookアイテムに関するOneNoteメモ」アドインが無効なアドインの一覧にある場合は、画面下部の管理ドロップダウンメニューから「無効なアイテム」を選択し、「移動」ボタンをクリックします。その後、該当アドインを選択して「有効」ボタンを押します。
5. Outlookを再起動します。

OneNoteデスクトップアプリでOutlookの会議を表示・追加する

OneNoteでOutlookの会議を表示または追加するには、以下の手順を実行します。

1. OneNoteデスクトップアプリを起動します。
2. 「ホーム > 会議の詳細」へ移動すると、当日予定されているすべての会議が表示されます。
3. 別の日の会議を表示したい場合は、「会議の詳細」の下にある「別の日から会議を選択」オプションをクリックします。カレンダーアイコンをクリックし、会議が予定されている日付を選択してください。
4. 一覧から会議をクリックし、「詳細の挿入」ボタンを選択します。
5. これで会議がOneNoteデスクトップアプリに追加されます。

OneNote for Windows 10アプリでOutlookの会議を表示・追加する

以下の手順で、OneNote for Windows 10アプリ内でOutlookの会議を表示または追加できます。

1. OneNote for Windows 10を起動します。
2. ノートブックを開きます。
3. 「挿入 > 会議の詳細」へ移動すると、右側のペインに当日のすべての会議が表示されます。
4. 別の日に予定されている会議を表示したい場合は、「今日の会議」ドロップダウンメニューをクリックし、カレンダーから日付を選択します。
5. 会議をクリックすると、OneNote for Windows 10に追加されます。

OutlookのメールをOneNoteに送信する

特定のメールや選択した複数のメールを、OutlookからOneNoteデスクトップアプリおよびOneNote for Windows 10へ送信することもできます。その際は、Outlookでメールを選択し、「OneNoteに送信」ボタンをクリックするだけです。その後、メールの送信先となるOneNoteノートブックを選択するよう求めるウィンドウが画面に表示されます。

送信されたメールは、OneNoteデスクトップアプリとOneNote for Windows 10の両方で確認できます。ただしこれが機能するのは、すべてのアプリ(Outlook、OneNoteデスクトップアプリ、OneNote for Windows 10)が相互に接続・同期されている場合のみです。OneNoteでメールを表示するには、Outlookで受信先として選択したノートブックを開く必要があります。

OneNoteとOutlookは、起動すると自動的に相互接続・同期を開始します。PC上でこれらのアプリを起動した後、同期が完了するまでには多少時間がかかるため、OneNoteが同期結果を表示するまでしばらく待つ必要があります。

OneNoteでOutlookタスクを作成する手順

以下に、OneNoteでOutlookタスクを作成する手順をまとめました。これらの手順はOneNote 2016をはじめ、OneNote 2013、2010、2007などの各バージョンにも共通して適用できます。

1. OneNoteアプリケーションを起動します。
2. OneNoteでノートブックを開きます。
3. タスクを作成したい単語を選択します。
4. 「ホーム > Outlookタスク」へ移動します。
5. タスクの期日を選択します。

ここでは、OneNote 2016でのOutlookタスク作成手順を説明しました。他のバージョンのOneNoteを使用している場合、インターフェースの違いにより手順が若干異なることがあります。

OneNoteを起動してノートブックを開きます。

次に、Outlookタスクを作成したい単語を選択します。

単語を選択したら、「ホーム」タブをクリックし、「Outlookタスク」のドロップダウン矢印をクリックします。このドロップダウンメニューにはフラグアイコンが付いているので、簡単に見分けられます。ここに、タスクを作成するためのいくつかのオプションが表示されます。

以下の期日でタスクを作成できます。

• 当日
• 今週
• 翌日
• 来週
• カスタム日時

オプションを選択すると、OneNote内の選択した単語の左側に小さなフラグが表示されます。カスタム日時でタスクを作成したい場合は、「ユーザー設定」オプションを選択してください。

「ユーザー設定」を選択すると新しいウィンドウが開き、Outlookタスクのカスタム日付を入力できます。また、「アラーム」チェックボックスにチェックを入れることで、タスクにリマインダーを設定することも可能です。設定が完了したら、「保存して閉じる」ボタンをクリックします。

OneNoteのタスクをOutlookで開く方法

OneNoteで作成したタスクをOutlookで開くには、次の2つの方法があります。

1. OneNoteアプリケーションから開く
2. Outlookアプリケーションから開く

1] OneNoteアプリケーションから直接Outlookタスクを開く

OneNoteのタスクをOutlookで開くには、以下の手順に従ってください。

1. OneNoteアプリケーションを開きます。
2. Outlookで開きたいタスクを選択します。
3. 「ホーム > Outlookタスク」へ移動し、「Outlookでタスクを開く」オプションをクリックします。

ヒント: Windows 10で削除したOneNoteのノートを復元できることをご存知ですか?

2] Outlookアプリを使ってOneNoteタスクを開く

Outlookアプリを使用してOneNoteのタスクを開くには、以下の手順に従います。

1. システムでOutlookアプリを開きます。
2. 「タスク」ボタンをクリックします。Outlook 2016では左下に配置されていますが、Outlookデスクトップアプリのバージョンによって場所が異なる場合があります。

ここに、OneNoteアプリケーションで作成されたすべてのタスクが日時とともに表示されます。

OneNoteで作成したOutlookタスクを編集する方法

OneNoteで作成したタスクを編集するには、Outlookアプリを使用する必要があります。Outlookアプリケーションを開いて「タスク」をクリックし、編集したいタスクをダブルクリックします。新しいウィンドウが開き、そこで開始日と期日を編集できます。リマインダーのオン/オフも切り替えられます。さらに、タスクの状態を「未開始」「進行中」「完了」などに設定することもできます。

タスクの編集後、「保存して閉じる」をクリックします。Outlookでタスクに加えた変更はすべて、自動的にOneNoteへ更新されます。OneNoteに変更が反映されない場合は、一度閉じて再度開いてください。OneNoteを再起動すると、すべての変更が更新されていることが確認できます。

なお、OneNoteがOutlookからデータを取得するには多少時間がかかるため、OneNoteで更新されたタスクを確認するにはしばらく待つ必要があります。

OneNoteでOutlookタスクを完了としてマークし削除する方法

OneNoteでタスクを完了としてマークするには、タスクの横にあるフラグをクリックします。フラグをクリックすると緑色のチェックマークに変わり、そのタスクが完了したことを示します。完了したタスクは、Outlookアプリケーションから自動的に削除されます。

OneNoteでタスクを削除するには、タスクを選択して「ホーム > Outlookタスク > Outlookタスクの削除」へ移動します。

以上で完了です。

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