Excelの基本操作：1列・複数列のデータ並べ替え（ソート）をわかりやすく解説

Excelの大きな魅力のひとつは、データをさまざまな視点から自由に操作・表示できることです。その中でも、シンプルでありながら非常に強力なのが「並べ替え（Sort）」機能です。

昇順・降順といった基本的な並べ替えはもちろん、複数の条件を組み合わせてデータをグループ化して表示したり、行単位の整合性を保ちながら整理したり、表形式のデータをアルファベット順に整えたりと、Excelでのデータ並べ替えは必ず身につけておきたい基本スキルです。

表形式のデータの並べ替えにおいて、Excelほど優れたソフトウェアはほかにありません。並べ替えの操作は、シンプルで手軽なものから、高度で複雑なものまで幅広く対応できます。Excelの並べ替え機能は、適切なデータセットと少しの知識があれば、非常に奥深い活用が可能です。本記事では、その中でも特に重要な以下の2つの基本的な並べ替え方法に焦点を当てて解説します。

• 1つの列を基準にした並べ替え
• 複数の列を基準にした並べ替え

並べ替えの前に知っておきたい「行」と「列」の関係

スプレッドシートは、行と列で構成されるセル（表形式のデータ）の集まりです。各列には、氏名、住所、金額、部品番号など、カテゴリごとの情報が論理的にまとめられています。一方、行には人物や物品、数値などのデータが横並びで、同じ出来事や同一レコードとして表示されます。

たとえば、氏名・住所・電話番号などを一覧化した表の場合、それぞれの行はデータベースのレコードのような役割を果たします。

行単位でデータを並べ替える際に最も重要なのは、各行の整合性を保つことです。並べ替えの操作ミスによって、ある行のデータが別の行に混ざってしまうと、表全体が崩れてしまいます。この問題を防ぐために役立つのが、後述する「複数列を使った並べ替え」です。

1つの列を基準に並べ替える方法

スプレッドシートのレコードを行単位で並べ替えることも、レコード内のセルを列単位で並べ替えることもできます。もちろん、昇順・降順の指定も可能です。

デフォルト設定では、昇順（英数字順）の場合、テキストはAからZへ、数値は小さいものから大きいものへと並びます。降順に設定するとその逆になり、ZからA、または大きい数値が先頭に来るようになります。

Excelの多くの機能と同様、簡単な並べ替えにも複数の方法がありますが、最も手軽なのは右クリックのショートカットメニューを使う方法です。

1. 並べ替えの基準にしたい列内のセルを右クリックし、ポップアップメニューを開きます。
2. メニューを下にスクロールし、「並べ替え」にカーソルを合わせるとサブメニューが表示されます。
3. 昇順なら「昇順」、降順なら「降順」をクリックします。（※Excelは1行目を見出し行と判断し、並べ替えの対象から除外します。）

このシンプルな並べ替えは、多くの種類のデータに対応しています。ただし、行や列にまったく同じ（重複した）データが含まれている場合は対応できません。そのようなケースでは、次に紹介する複数列による並べ替えが必要になります。

複数の列を基準にレコードを並べ替える方法

データの複雑さによっては、複数の列を基準に並べ替える必要があります。最も分かりやすい例が、姓の五十音順（アルファベット順）でデータベースを並べ替えるケースです。

たとえば同じ姓を持つ人が複数いる場合、「リンダ・ジョンソン」を「リディア・ジョンソン」より先に、「チャールズ・アンダーソン」を「チェリー・アンダーソン」より先に表示したい、というように、第2・第3の基準で細かく順序を制御したくなりますよね。

このような条件を複数指定した並べ替えは、「並べ替え」ダイアログボックスから設定できます。手順は以下の通りです。

1. 並べ替えたい最初の列にあるセルをクリックします。
2. タイトルバー直下の「データ」タブをクリックし、データリボンを開きます。（リボンとは、アプリケーションウィンドウ上部に並ぶコンテキストタブの列のことです。）
3. 「並べ替えとフィルター」グループの「並べ替え」ボタンをクリックし、並べ替えダイアログボックスを開きます。

• 「最優先されるキー」のドロップダウンから、最初に並べ替える列名を選択します。（※Excelは1行目の内容を列ラベルとして認識して表示します。「先頭行をデータの見出しとして使用する」チェックボックスのチェックを外すと、この動作をオフにできます。）
• 「レベルの追加」をクリックすると、並べ替え条件に新しい列を追加できます。
• 「次のキー」のドロップダウンから、次に並べ替える列を選択します。
• 必要に応じて上記の手順を繰り返し、並べ替えのパラメータを設定していきます。

並べ替えダイアログボックス内を操作すると、並べ替えを細かく調整できるさまざまなオプションが見つかります。ただし、それぞれのオプションがどのような影響を与えるのかを正確に理解していないまま変更すると、意図しない結果になる可能性が高いので注意しましょう。

• 「OK」をクリックします。
• 「並べ替え警告」ダイアログボックスが表示された場合は、「選択範囲を拡張する」を選択してから「並べ替え」をクリックします。

また、列を選択すると、Excelはその列のセル内容を自動的に分析し、「並べ替えキー」や「順序」フィールドに適切な値を推測して設定してくれます。特別な理由がない限り、これらの設定を変更する必要はありません。（もちろん、試してみるのは大歓迎です。Excelの元に戻す（Undo）機能は驚くほど頼りになりますよ。）

まとめ：並べ替えはExcel活用の第一歩

ここで紹介した内容は、Excelでのデータ並べ替えのほんの入り口にすぎません。ただし覚えておいてほしいのは、パラメータの設定を誤ると、データの位置関係が入れ替わり、スプレッドシート全体の構成が大きく変わってしまう可能性があるということです。

並べ替え機能は素早く簡単に設定できるのが魅力ですが、何かおかしいと感じたら、遠慮なく「元に戻す」を実行してやり直しましょう。Undoも高速です。恐れずに何度でもやり直して、理想の並べ替えを目指してください。