Excelでブックの共有を有効にする方法【バージョン別に徹底解説】

本記事では、Excelの「ブックの共有」ボタンを有効にする方法を詳しく解説します。Excel 2013以前のバージョンでは、「校閲」タブから簡単に「ブックの共有」ボタンへアクセスできました。しかし、Excel 2016以降では、このボタンに直接アクセスできなくなっています。新しいバージョンのExcelでは、「共同編集(Co-authoring)」という新機能を使ってブックを共有する仕様に変更されました。

とはいえ、新しいバージョンのExcelでも、従来の「ブックの共有」ボタンを復活させる方法があります。以下の画像は、この問題を示したものです。記事全体を通して、解決策を確認していきましょう。

Excelで「ブックの共有」ボタンを有効にする方法

「ブックの共有」ボタンを有効にして、「校閲」タブに表示させる手順を紹介します。

📌 手順

• まず、Alt + F + Tキーを押して「Excelのオプション」を開きます。次に、ドロップダウンリストから「すべてのコマンド」を選択します。続いて、「メインタブ」の一覧にある「校閲」タブを展開し、「新しいグループ」を選択してカスタムグループを追加します。その後、「名前の変更」をクリックします。

• 次に、「表示名」を変更し、グループのコマンド用にアイコン(記号)を選択して「OK」を押します。

• 続いて、「すべてのコマンド」の一覧をスクロールして「ブックの共有 (レガシー)」を選択し、「追加」ボタンをクリックします。なお、すでにグループに追加済みの場合は、ボタンがグレー表示になっています。

• 同様の手順で、「保護された共有 (レガシー)」や「変更履歴の記録 (レガシー)」コマンドも追加できます。これらのコマンドは旧バージョンには存在しましたが、新バージョンでは削除されています。最後に「OK」を押します。

• すると、下の画像のように、これらのコマンドが再び「校閲」タブに表示されます。

• 次に、そこから「ブックの共有 (レガシー)」を選択します。そして、「新しい共同編集機能の代わりに、従来の共有ブック機能を使用する」オプションにチェックを入れ、「OK」をクリックします。

• ブックの保存に関する警告が表示されるので、「OK」をクリックします。他のユーザーがブックにアクセスできるように、必ずネットワーク上の場所にブックを保存しておきましょう。

• また、先ほど追加した「保護された共有 (レガシー)」ボタンを使ってブックを共有することも可能です。この方法なら、他のユーザーによる共有解除を防ぐことができます。ただし、パスワードの設定が必要です。

• 新しく追加したボタンが使用できない場合は、いくつか注意点があります。まず、「ブックの共有 (レガシー)」ボタンの上にカーソルを合わせてください。すると、Excelは「テーブル」を含むブックは共有できないというメッセージを表示します。

• ブックにテーブルが含まれている場合、Excelは以下のようなエラーを表示します。テーブルを範囲に変換し、XMLマップが残っていれば削除する必要があるという内容です。

• さらに、個人情報を含むブックも共有できません。これらを削除するには、再度Alt + F + Tキーを押して「Excelのオプション」を開きます。次に、「トラストセンター」タブから「トラストセンターの設定」を選択します。

• 続いて、「プライバシーオプション」にある「保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する」設定にチェックを入れます。その後、「OK」を2回クリックします。これでブックを共有できるようになるはずです。

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Excel 2016 | 2019 | 365でブックを共有する方法

Microsoftは、旧来のブック共有オプションの代わりに、優れた新機能「共同編集(Co-authoring)」を導入しました。以下の手順で、この機能を使ったブックの共有方法を学びましょう。

📌 手順

• まず、リボンの右上にある「共有」ボタンをクリックします。または、「ファイル >> 共有」を選択しても構いません。

• 次に、他のユーザーがファイルにアクセスできるよう、ブックをOneDriveにアップロードします。

• 続いて、「リンクを知っているすべてのユーザーが編集できます」オプションをクリックします。

• その後、特定の人だけと共有したい場合は「特定のユーザー」を選択します。そうでなければ、そのままにしておいても問題ありません。

• 共有したいユーザーのメールアドレスを入力します。ユーザーはMicrosoftアカウントを持っている必要があります。必要に応じてメッセージを記入し、「送信」ボタンをクリックします。

• すると、以下のような確認メッセージが表示されます。

• あるいは、ファイルをExcelブックまたはPDFとしてメールで送信することもできます。

• 共有権限を変更するには、再度「共有」ボタンをクリックします。次に、右上の点線メニューをクリックし、「アクセスの管理」を選択します。

• ユーザー名の下にある権限タイプをクリックすると、そのユーザーとの共有を停止したり、閲覧のみを許可したりすることができます。

• リボンの上部には、現在ブックを編集しているユーザーが表示されます。名前をクリックすると、そのユーザーが編集中のセルへ移動できます。

あわせて読みたい: Excelファイルをオンラインで共有する方法(2つの簡単な方法)

Excel 2007 | 2013でブックを共有する方法

Excel 2007および2013でブックを共有する手順は以下の通りです。

📌 手順

• まず、「校閲 >> ブックの共有」を選択します。
• 次に、「編集」タブで「複数のユーザーによる同時編集を許可する」オプションにチェックを入れます。
• これにより、ブックの結合も可能になります。「OK」をクリックします。
• 最後に、他の人がアクセスできるよう、ブックをネットワークサーバーに保存します。

Excel 2003以前のバージョンでブックを共有する方法

Excel 2003以前のバージョンでブックを共有する手順は以下の通りです。

📌 手順

• まず、「ツール」メニューを開き、「ブックの共有」をクリックします。
• 次に、「編集」タブに移動し、「複数のユーザーによる同時編集を許可する」オプションにチェックを入れます。
• 「OK」ボタンを押した後、「ファイル >> 名前を付けて保存」を選択します。
• 他の人がアクセスできるよう、ブックを任意のネットワークサーバーに保存します。

あわせて読みたい: 複数ユーザーでExcelファイルを共有する方法

注意点

• ユーザーがアクセスできるよう、ブックは必ずネットワーク上の場所に保存してください。
• Excel 95形式で保存されたブックは共有できません。ブックの共有が可能なのは、Excel 97以降のバージョンのみです。

まとめ

以上で、Excelで旧バージョンの「ブックの共有」機能を有効にする方法、そして各バージョンのExcelでブックを共有する方法をご理解いただけたかと思います。実際にブックを共有してみましたか?ぜひコメント欄でお知らせください。ご質問やご提案があれば、お気軽にお寄せください。当ブログ「ExcelDemy」では、Excelに関する役立つ情報を多数掲載しています。今後ともお付き合いいただき、学びを深めていきましょう。

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