Excelでピボットテーブルを簡単に作成する方法｜初心者向けステップ解説

金融や会計の分野で働いている方なら、求人の多くで中級〜上級レベルのExcelスキルが求められていることをご存じでしょう。これらの職種で特によく使われるExcel機能が、ピボットテーブルとVLOOKUPです。

この記事では、ピボットテーブルの基本をわかりやすく解説します。VLOOKUPについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。また、VLOOKUPの代替となる「INDEX-MATCH」関数についても、ぜひチェックしてみてください。

Excelでピボットテーブルを作成する

ピボットテーブルとは何でしょうか。簡単に言えば、ピボットテーブルとはExcelに標準搭載されている機能のひとつで、大量のデータをもとに集計表をすばやく作成できる便利なツールのことです。

例えば、さまざまな機種の携帯電話を販売するオンラインショップを経営していて、以下のような売上データがあるとしましょう。サンプルのスプレッドシートはこちらからダウンロードできます。

約2ヶ月営業を続けたところで、「1ヶ月目と2ヶ月目のどちらで多くの商品が売れたのか」が気になるところです。さらに、Apple製品とSamsung製品のどちらが多く売れたのか、そして各月の売上合計がいくらなのかも知りたいはずです。

こうした疑問に答えるには、COUNTやSUMなどのExcel関数を使わなくても、ピボットテーブルが最適です。ピボットテーブルの使い方をマスターすれば、これらの答えは数秒で導き出せます。

それでは、ピボットテーブルを作成する手順をステップごとに見ていきましょう。

ステップ1 – データ表内の任意のセルをクリックし、Excel上部のタブから挿入→ピボットテーブルを選択します。

ステップ2 – 選択ウィンドウが表示され、先ほどクリックしたセルをもとに、テーブルの全範囲が自動的に判定されます。この例では、見やすさを考慮して、ピボットテーブルを新しいワークシートに作成します。

ステップ3 – 新しいシートに作成された空のピボットテーブルをクリックします。すると、スプレッドシートの右側にピボットテーブルのフィールドが表示されます。ここでドラッグ&ドロップ操作を行い、集計表を作成していきます。

ステップ4 – 各月に何台の携帯電話が売れたかを知るには、販売月(Month Sold)を行(ROWS)エリアに、ブランド(Brand)を値(VALUES)エリアにドラッグします。

すると、ピボットテーブルが自動的に更新され、各月の行数が表示されます。これが各月の携帯電話の販売台数を示しています。

Brandの代わりにModelや倉庫の場所(Warehouse Location)をVALUESにドラッグしても、各月で同じ数値が表示されます。これは、販売月ごとの行数を単純にカウントしているだけだからです。どうやら1月(JAN)は2月(FEB)よりも多くの電話が売れたようです。

ステップ5 – 店でApple製品とSamsung製品のどちらが多く売れたかを知りたい場合は、新しいピボットテーブルを作り直す必要はなく、同じピボットテーブルを再利用できます。

そのためには、不要になったフィールドをクリアします。データフィールドをエリアの外へドラッグし、スプレッドシートの任意の場所にドロップすれば削除できます。

次に、行(ROWS)ボックスにBrandを入れます。

ピボットテーブルは即座に更新され、ブランド別の合計行数(つまり、これまでにブランド別に販売された製品の総数)が表示されます。実は、SamsungよりもApple製品の方が多く売れていたのです。

ステップ6 – 最後に、各月の売上金額を知るには、同じピボットテーブルを再度活用します。

Brandフィールドをクリアし、販売月を行(ROWS)エリアに戻します。売上合計を具体的に知りたいので、値(VALUES)エリアを空にして、下図のように販売価格(Sale Price)をドラッグします。

元のデータセットの販売価格列は数値形式のため、ピボットテーブルは販売価格の行数をカウントする代わりに、自動的に合計を計算してくれます。これで、1月に7,550ドル、2月に7,100ドルの売上があったことが一目でわかります。

下図のようにフィールドをいろいろと組み合わせてドラッグし、ピボットテーブルがどのような結果を表示するのか、ぜひ試してみてください。

これはピボットテーブルでできることのほんの一部にすぎませんが、これから始める方にとっては十分な基礎知識となるはずです。それでは、楽しく探索してみてください!

ヒント: スプレッドシート右側のピボットテーブルのフィールドウィンドウが消えてしまった場合は、ピボットテーブル上にマウスを合わせて右クリックし、フィールドリストの表示を選択してみてください。これでウィンドウが再表示されるはずです。それでは、快適なExcelライフを!