Excelでアルファベット順に並べ替える方法|基本操作から複数列・フィルター活用まで徹底解説

Excelでデータをアルファベット順(五十音順)に並べ替えたい場合、1つの列や行だけなら操作は非常に簡単です。しかし、複数の行や列を扱う場合や、文字と数値が混在するデータを処理する場合には、いくつか追加の手順が必要になることがあります。

この記事では、Excelスプレッドシートでデータをアルファベット順に並べ替えるために知っておくべきすべての方法を詳しく解説します。

「並べ替え」機能でアルファベット順に並べる

Excelでどの並べ替え方法を使うべきかは、整理したいデータが何列(何行)に含まれているかによって異なります。

1列だけのデータをアルファベット順に並べ替えるのが最も簡単です。複数列があり、並べ替えた列に合わせて他の列のデータも連動させたい場合は、少し手順が増えます。

さらに、複数列を並べ替える場合や、見出し行の有無によっても、押さえておくべきポイントがあります。

基本的な並べ替え(1列のみ)

最もシンプルなのは、データが1列だけの場合です。例えば、名前のリストが入った列があるとしましょう。

1. 並べ替えたいデータの列を選択します。

2. 「ホーム」タブを選択し、リボンの「編集」グループにある「並べ替えとフィルター」のドロップダウンをクリックします。

3. データをどのように整理したいかに応じて、「昇順」(A→Z)または「降順」(Z→A)を選択します。

これで、選択していた列を確認すると、指定した方法でデータがアルファベット順に並べ替えられていることがわかります。

データに数値が含まれている場合はどうでしょうか?例えば、各人の年齢が入った2列目があるとします。

その列を並べ替えたいので、上記と同じ手順でデータの列を選択します。

今回は、リボンで「並べ替えとフィルター」を選択すると、並べ替えの選択肢が変化していることに気づくでしょう。

これらのオプションでは、数値を小さい順(昇順)、または大きい順(降順)に並べ替えることができます。

複数列の並べ替え

複数列のデータを含む表で、列を個別に並べ替えることには1つの落とし穴があります。

1列だけを選択して並べ替えると、他の列は元の位置に残ったままになります。その結果、スプレッドシート全体の対応関係が崩れ、データがめちゃくちゃになってしまうのです。この問題を解決するには、すべての列を一度に並べ替えます。

先ほどの名前と年齢のサンプルスプレッドシートで試してみましょう。

1. 今回は1列だけでなく、表全体を選択します。

2. 「ホーム」メニューで「並べ替えとフィルター」を選択し、前と同じように並べ替えの設定を選びます。

これで、名前がアルファベット順に並べ替えられただけでなく、2列目の関連する年齢も一緒に並べ替えられていることが確認できます。年齢は正しい名前に対応したまま維持されています。

この方法は2列のスプレッドシートだけでなく、並べ替え前にシート内のすべてのデータを選択していれば、どれだけ大きなスプレッドシートでも同様に機能します。

必要であれば、複数の列をあらかじめ1つの列に結合しておき、その単一の列を基準に並べ替えることも可能です。

ユーザー設定の並べ替え

「並べ替えとフィルター」のドロップダウンメニューには、「ユーザー設定の並べ替え」というオプションもあります。

仕組みを確認するために、もう少し大きなスプレッドシートを例にしてみましょう。この例のスプレッドシートは、ニューヨーク州の高校のSATスコアのリストです。

1. スプレッドシートのデータ表全体を選択し、「ホーム」メニュー→「並べ替えとフィルター」→「ユーザー設定の並べ替え」を選択します。

2. 新しいダイアログボックスが表示され、各列の並べ替え方法を詳細に指定できます。並べ替えの基準となる列を選択し、並べ替えのキーを選び、順序(A→Z、Z→A、またはユーザー設定リスト)を指定します。

「並べ替えのキー」には便利な選択肢が用意されています。以下の通りです:

• セルの値: アルファベット順に並べ替え、数値の場合は小さい順または大きい順で並べ替えます
• セルの色: セルの塗りつぶし色ごとにデータをグループ化して整理します
• フォントの色: 文字色ごとにデータをグループ化して整理します
• 条件付き書式のアイコン: 条件付き書式ルールによって表示されるセル内のアイコンを基準にデータを整理します

これにより、最初に選択した列を基準に表全体が並べ替えられます。さらに、第2・第3の並べ替えキーを追加することで、多段階の並べ替えも可能です。

「レベルの追加」ボタンをクリックするだけです。新しく表示されたフィールドで、列、並べ替えのキー、順序のドロップダウンを希望に応じて再度選択します。

「OK」をクリックすると、表全体が複数の列を基準に並べ替えられているのがわかります。

並べ替えは、最初に選択した列が優先され、その後2番目、3番目の列へと順に適用されていきます。

注意: 上記のダイアログの列選択ドロップダウンに、AやBといった列名ではなく見出し名が表示されていることに気づいたかもしれません。これは、並べ替えウィンドウの「先頭行をデータの見出しとして使用する」チェックボックスがオンになっているためです。スプレッドシートに見出し行がある場合は、必ずこのチェックボックスをオンにしてください。

「フィルター」機能でアルファベット順に並べる

「ホーム」メニューの「並べ替えとフィルター」ドロップダウンを使っている際に、「フィルター」というオプションにも気づいたかもしれません。

これを選択すると、各列の見出しにドロップダウン矢印が表示されます。いずれかの列の矢印をクリックすると、多数のオプションがリスト表示されます。

それぞれのオプションの動作は以下の通りです:

• 昇順 / 降順: この列を基準に、シート全体を指定した方向でアルファベット順に並べ替えます。
• 色で並べ替え: 前のセクションで説明したものと同じ、複数列対応の並べ替えダイアログが開きます。

下部にあるその他のフィルターオプションは、アルファベット順の並べ替えには直接関係ありませんが、不要なデータを絞り込むための豊富な機能が備わっています。「テキストフィルター」を選択すると、次のような条件でシートに表示するデータを抽出できます:

• 特定の値に等しい
• 特定の値に等しくない
• 特定の語句や数値で始まる
• 特定の語句や数値で終わる
• 特定の語句や数値を含む
• 特定の語句や数値を含まない
• カスタムフィルターでは、上記のフィルターを自由に組み合わせて複数条件を設定できます

このように、Excelでデータをアルファベット順(または数値順)に並べ替える方法は実に多彩です。どのオプションを選ぶべきかは、並べ替えたいデータの量、対象となる表の規模、そして1つの列(行)だけでなく複数の列(行)を基準にしたいかどうかによって変わってきます。

Excelのさまざまなヒントやテクニックについてさらに学び、行や列を並べ替える際に役立つ独自のコツがあれば、ぜひ周囲と共有してみてください。