Outlookの受信トレイ表示を簡単に切り替える方法|コンパクト・単一・プレビュー徹底ガイド

Outlookの受信トレイには、あらかじめ3種類の表示形式(ビュー)が用意されています。「コンパクト」「単一」「プレビュー」のそれぞれでレイアウトやメールの整理方法が異なり、既定では「コンパクト」が設定されています。もちろん、いつでも「単一」や「プレビュー」へ変更可能です。

さらに、選択した表示は自由にカスタマイズできます。列の追加・削除、項目のグループ化、メールの昇順・降順での並べ替え、列の書式設定など、さまざまな調整が可能です。

また、独自のカスタムビューを新しく作成することもできます。現在、Outlookには7種類のビュー(レイアウト)が用意されており、用途に応じて選択できます。本記事では、まず3つの既定ビューの概要を紹介し、その後、表示の変更手順、カスタマイズ方法、新しいビューの作成・削除方法まで順に解説していきます。

Outlookで利用できる3つの表示形式

Outlookをインストールした直後は、受信トレイに適用できる主な表示として3種類が用意されています。既定では「コンパクト」が選択されていますが、いつでも変更できます。以下、それぞれの特徴を簡単に紹介します。

1. コンパクト(既定)

コンパクトレイアウトでは、メールの一覧と閲覧ウィンドウが同時に表示されます。各メールには、差出人名、件名、本文の冒頭プレビュー、受信日時の4項目が表示され、多くのメールを効率よく一覧できるのが特徴です。

2. 単一

単一レイアウトは、コンパクトよりも多くの情報を表示します。メールが2列に分かれており、1列目には差出人名、件名、添付ファイルの有無、受信日時、サイズなどが表示されます。2列目ではメッセージのプレビューを読むことができ、右側には閲覧ウィンドウも配置されます。

3. プレビュー

プレビューレイアウトは「単一」とほぼ同じですが、より幅広い列で情報とプレビューを表示し、閲覧ウィンドウはありません。ワイド画面をお使いの場合は、「単一」や「プレビュー」のレイアウトが快適に使えます。

Outlookの表示を切り替える手順

Outlookで表示を変更するのはとても簡単で、わずか3ステップで完了します。初期状態では「コンパクト」が選択されているため、変更を確認したい場合は「プレビュー」または「単一」を選びましょう。

手順は以下のとおりです。

1. 上部メニューバーから[表示]タブを選択します。
2. リボンの左端にある[ビューの変更]をクリックします。
3. 設定したい表示形式をクリックします。

これで受信トレイの見た目が一新されます。元の「コンパクト」に戻したい場合は、同じ手順でもう一度選択してください。

Outlookで表示をカスタマイズする方法

Outlookでは、表示のさまざまな要素をカスタマイズできます。既定のレイアウトが気に入らない場合も、自分好みに調整するためのオプションが用意されています。

カスタマイズ設定へのアクセス方法は次のとおりです。

1. [表示]タブ > [ビューの設定]を開きます。
2. [詳細な表示設定]から、任意のカスタマイズ項目を選択します。
3. 好みに合わせて調整し、設定を保存します。

Outlookで利用できるカスタマイズ項目は以下のとおりです。

• 列:列の追加・削除や並べ替えができます。
• グループ化:任意のフィールドを基準に、昇順または降順でアイテムをグループ化できます。
• 並べ替え:任意のフィールドを基準に、メールを昇順・降順で並べ替えられます。
• フィルター:条件を指定してアイテムを絞り込み、目的のメールを素早く見つけられます。
• その他の設定:列や行のフォントとサイズの変更のほか、グリッド線のスタイル、プレビュー用フォント、閲覧ウィンドウの位置なども設定できます。
• 条件付き書式:メールをより効果的に絞り込める機能です。たとえば、期限切れや期限超過のメールだけを表示したり、特定の差出人からのメールだけを抽出したりできます。
• 列の書式設定:列の色、フォント、幅、配置などを変更できます。

Outlookで新しいビューを作成する方法

既定の表示を変更・カスタマイズするだけでなく、ゼロから独自のビューを作成することも可能です。Outlookでは7種類のレイアウトから選択できます。

まずは、新しいビューの作成手順を見ていきましょう。

1. [表示] > [ビューの変更]に移動します。
2. [ビューの管理]をクリックします。
3. 表示された画面で[新規]をクリックします。
4. 名前を入力し、使用したいビューの種類と適用範囲を選択します。
5. [OK]をクリックします。
6. 続いて[詳細な表示設定]画面でビューを調整し、[OK]をクリックします。
7. 最後に[ビューの適用]をクリックすると、新しいレイアウトがすぐに適用されます。

新しいビューで選択できるレイアウトの種類は以下のとおりです。

• テーブル:メールを行と列で表示します。すべての既定ビューがこの形式を採用しています。
• タイムライン:特定期間に送受信されたアイテムを時系列で表示します。特定プロジェクト関連のメールをまとめて整理するのに便利です。
• カード:アイテムの詳細情報を件名とともに表示します。
• 名刺:カード表示よりも多くの情報を表示します。連絡先の名前、写真、メールアドレスなどの詳細を確認できます。
• ユーザー:カードや名刺表示に似ていますが、表示される情報は少なく、連絡先の名前と写真のみが表示されます。
• 日/週/月:主に予定表フォルダーで使用される形式で、予定をグリッド状に表示します。今後のイベントをひと目で把握できます。
• アイコン:アイテムをアイコンと件名のみでシンプルに表示します。

Outlookでカスタムビューを削除する方法

作成したカスタムビューが不要になった場合は、以下の手順で削除できます。

1. [表示]タブを開き、[ビューの変更] > [ビューの管理]に移動します。
2. [すべてのビューの管理]ダイアログボックスで、削除したいビューを選択します。
3. [削除]をクリックし、確認画面でもう一度確定します。
4. [OK]をクリックします。
5. 最後に、使用したいビューを選択して[ビューの適用]をクリックすれば完了です。

著者について

Abdullah Iqbal

AbdullahはGoogle IT認定のヘルプデスク技術者であり、システムユーザーへの技術サポートにおいて豊富な経験を持っています。ITトラブルの迅速な解決実績があり、JiraやZenDeskなどのツールを使ったサポートチケットの効率的な管理にも長けています。常に最新の技術動向をキャッチアップし、継続的なスキルアップと知識の向上に取り組んでいます。