メールの書き方をレベルアップする5つの便利ツール

メール問題は今もなお解決されていません。より良いメールエチケットについて語り続け、受信箱を空にしようと日々奮闘している人も多いでしょう。開発者たちは次世代のメールアプリの開発に励み、GmailやYahooは少しでも成功しそうな企業を次々と買収しています。

しかし、最も基本的な習慣である「より良いメールを書く技術」については、意外と語られることが少ありません。

メールの失敗でキャリアを台無しにしたり、顔を赤らめた人の話は後を絶ちません。ですが、この記事はネガティブな話ではなく、メール作成スキルをワンランク上げるための便利なツールをご紹介するものです。ウェブの片隅から集めた、新しくてクールな5つのメール作成ツールを見ていきましょう。

MailMentor

Scott Hanselmanは「メールはキーストロークが死ぬ場所だ」と言いました。その通りです。メールは簡潔に、そして明確に書くべきもの。まるで時間のないMark Zuckerbergに連絡しているつもりで書いてみましょう。

MailMentorは、メールが読みやすいかどうかを素早く判定してくれる無料のシンプルなツールです。テキストボックスにメールを貼り付けるだけで、このシングルページツールが解析を開始します。読了にかかる時間、読解レベル(小学校5〜6年生程度、あるいはそれより少し上を目指すのがおすすめ)、その他の推奨修正点などをチェックできます。何度かコピーアンドペーストを繰り返すうちに、メールを簡潔にまとめるコツが自然と身につくでしょう。

また、Scott作の楽しいツールで、自分の手元に残っているキーストローク数を確かめてみるのもおすすめです。メール署名をコピーアンドペーストすれば、たくさんメールを書く友人たちに自分の意図を伝えることもできます。

Markdown Here

Markdownで書くことは、フォーマットの美しさとスピードを両立できる優れた手法です。しかし、Gmailはこれまでこれをサポートしてきませんでした。コーダーや開発者の方なら、Markdownでの執筆は難なくこなせるでしょう。そうでなくても、学ぶのはとても簡単です。

Markdown Hereは、ウェブ上で最もシンプルなマークアップ言語を使ってメールを書ける無料のクロスブラウザ拡張機能です。メール作成画面を開いてMarkdownテキストを入力し、メール内の余白を右クリックしてコンテキストメニューから「Markdown Toggle」を選択すると、Markdown記法で指定した書式付きの通常テキストへ変換されます。

Markdown HereはChrome、Firefox、Safari、Operaなどの主要ブラウザに対応しており、ThunderbirdやPostboxといったメールアプリでも利用可能です。

Gorgias

テンプレートの使い方として今ひとつなのが、下書きや定型文として保存する方法です。そこで、無料のChrome拡張機能で作成したテンプレートを使って、生産性を一段階引き上げてみてはいかがでしょうか。Gmail、Outlook.com、Yahooに対応しており、有料アカウントならより高度なチーム機能も利用できます。定型的な返信にはキーボードショートカットも活用して、メール処理の時間をさらに節約しましょう。

テンプレートがあれば、同じ内容を何度も打ち込む苦痛から解放されます。求職のカバーレター、クライアントへの営業メール、簡単な確認メールなど、じっくり時間をかけてテンプレートを整えておきましょう。朝のコーヒー前に勢いで送信するのではなく、入念に仕上げたメールを使えば、メールでの失敗もぐっと減らせます。

Grammarly

タイプミス一つで商談が破談になることもあります。時間に追われていても、送信ボタンを押す前には必ず見直しの時間を取りましょう。あるいは、スペルと文法チェックツールに頼るのも賢い選択です。

GrammarlyのChrome拡張機能は、以前のバージョンから大幅に改良されています。文脈を考慮して250の高度な文法ルールをチェックし、誤りには正しい候補を提示してくれます。テキストボックスの隅で回転するホイールアイコンが少し気になる点と、必要なときにチェッカーをオフにできるオプションがあれば嬉しいという点、この2つの不満はあるものの、Grammarlyは自分の目に次ぐ頼れるセーフガードとなってくれるでしょう。

TL;DR Email

「長すぎて読まない(TL;DR)運動」への入り口となるかもしれない無料のiOSアプリです。Gmailに対応しています。まず30語以内でTL;DRメッセージを書き、その後に必要であれば本文を自由に追加できます。受信者側では、アプリが各メールの冒頭部分を抽出し、ソーシャルメディアのフィードのような投稿形式で表示してくれます。必要であれば全文を読むことも可能です。短くまとめれば、全員の時間を節約できます。

近いうちに、メールにかかる時間を削減するための便利なツールも続けてご紹介する予定です。それまでの間、Gmailの生産性を高める優れたChrome拡張機能も忘れずチェックしてみてください。さあ、少し受信箱から離れて、あなたのメールでの失敗談とそこから得た教訓を、ぜひ聞かせてください。