Outlook 2010で連絡先グループ(配布リスト)をエクスポートしてCSVに変換する方法

Outlookは連絡先を一元管理するのに非常に便利なソフトウェアで、多くのユーザーが数百件、数千件に及ぶ連絡先をOutlookのアドレス帳に保存しています。しかし、場合によっては、アドレス帳に登録された連絡先のすべてではなく、一部の連絡先だけをテキストファイルとして書き出したいこともあるでしょう。

一見すると、Outlook 2010ではアドレス帳全体の一括エクスポートしかできないように思われますが、実際にはそうではありません。登録されている多数の連絡先の中から、特定の連絡先グループだけを選んでエクスポートすることも十分に可能です。

エクスポートの基本的な流れ

Outlook 2010から特定の連絡先グループを書き出すには、目的の連絡先が含まれた配布リストをテキスト(.TXT)ファイルとしてエクスポートし、そのファイルをExcelで開いたうえでCSV形式で保存します。以下に具体的な手順を解説します。

ステップ1:配布リストをテキストファイルとして保存する

1. Outlook 2010を起動します。
2. エクスポートしたい連絡先が含まれている配布リストを探して開きます。
3. メニューから「ファイル」>「名前を付けて保存」をクリックします。
4. 任意のファイル名を入力し、「ファイルの種類」をドロップダウンメニューから「テキストのみ(*.txt)」に設定します。保存先のフォルダを選択して「保存」をクリックします。

ステップ2:Excelでテキストファイルを開く

5. Excelを起動します。
6. Ctrl + Oキーを押して「ファイルを開く」ダイアログを表示します。「ファイルの種類」の欄が「すべてのファイル」に設定されていることを確認してください。
7. ステップ4でテキストファイルを保存したフォルダへ移動し、対象のファイルをクリックして選択したうえで「開く」をクリックします。これにより、Excelの「テキストファイルウィザード」が自動的に起動します。

ステップ3:テキストファイルウィザードでインポート設定を行う

ウィザードの「1/3」の画面で、「開始行」の値を「4」または「5」に設定します(配布リストのデータは少なくとも4行目以降に出力されるためです)。その他の項目は初期値のまま変更せずに「次へ」をクリックします。続く画面でも内容を確認しながら「次へ」をクリックし、最後の画面で「完了」をクリックします。

ステップ4:CSVファイルとして保存する

「完了」をクリックすると、配布リストの内容がExcel上に正しく読み込まれます。あとはCSVファイルとして保存すれば、Outlook 2010からの連絡先グループのエクスポートは完了です。

Ctrl + Sキーを押して保存ダイアログを開き、CSVファイルの保存先フォルダを指定します。「ファイルの種類」を「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」に変更し、任意のファイル名を入力して「保存」をクリックします。

補足:CSV形式にしておくメリット

CSV形式は汎用性が高く、GmailなどのWebメールサービスや他のメールソフトへの連絡先インポートにもそのまま利用できます。連絡先を別の環境へ移行したり、Excelで一覧として編集・管理したりしたい場合に、この方法は特に役立ちます。