Outlookで連絡先グループ(配布リスト)を作成する方法|Windows・Mac対応ガイド

仕事でもプライベートでも、複数人にまとめてメールを送る機会は多いものです。職場ではプロジェクトチームのメンバーへ、家庭では家族へ…。Microsoft Outlookで連絡先グループ(配布リスト)を作成しておけば、こうしたメール送信の手間を大幅に削減できます。

グループを一度作成してしまえば、宛先にグループ名を入力するだけで、1通のメールで何人にも同時に送信可能です。初めて設定する方でも安心して進められるよう、Windows版とMac版それぞれの手順をわかりやすくご紹介します。

連絡先グループ・連絡先リスト・メールグループ・配布リストの違い

Microsoft Outlookにおいて、「連絡先グループ」「連絡先リスト」「メールグループ」「配布リスト」という用語に実質的な違いはありません。これらは互換的に使われる表現です。

実際、Microsoft Officeの公式サポートサイトでは、「配布リスト」ではなく「連絡先グループ」という呼び方が採用されています。

連絡先グループ(旧称:配布リスト)を使用すると、複数の人にメールを送信できます…

Outlookアプリ自体も、リボンやメニュー、サポート資料の中で、Windows版では「連絡先グループ」、Mac版では「連絡先リスト」という表現を使用しています。以下の手順でも、これらの名称が頻繁に登場します。

なお、後日Outlookの連絡先をエクスポートする必要が出てきたときのために、エクスポート方法のガイドも合わせて参考にすると便利です。

Windows版Outlookで連絡先グループを作成する方法

WindowsパソコンでOutlookを開き、連絡先グループを作成しましょう。

1. Outlookウィンドウ左下の「ユーザー(People)」を選択します。
2. リボンの「新しい連絡先グループ」をクリックします。
3. グループに名前を付けます。

また、「ホーム」タブから「新規作成」>「その他のアイテム」>「連絡先グループ」を選択することでも作成できます。

グループに連絡先を追加するには、リボンの「メンバーの追加」をクリックします。Outlookの連絡先やアドレス帳から追加できるほか、新しい連絡先を作成して追加することも可能です。

既存の連絡先やアドレス帳から追加する場合は、ポップアップウィンドウで該当する名前をダブルクリックすると、下部の「メンバー」欄に追加されていきます。追加が完了したら「OK」をクリックしましょう。

新しい連絡先を追加する場合は、ウィンドウ内に表示名を入力し、メールアドレスを記入して「OK」をクリックします。

メンバーの追加が終わったら、リボンの「保存して閉じる」をクリックします。

これらのボタンが表示されない場合や、リボンをカスタマイズしたい場合は、Office 2016のリボンとメニューを最大限に活用する方法をチェックしてみてください。

Windows版Outlookでグループメールを作成する

Outlookでメールグループを作成したら、メンバーへのメッセージ送信にはいくつかの方法があります。

メールセクションからメールを作成する

Outlookのメール画面から、作成した連絡先グループにメールを送る手順は以下の通りです。

1. 「新しい電子メール」をクリックします。
2. 「宛先」欄に、付けたグループ名を入力し始めます。または、「宛先」ボタンをクリックしてグループを検索したり、一覧から選択したりすることもできます。
3. グループが表示されたら選択し、「OK」をクリックします。

ユーザーセクションからメールを作成する

Outlookのユーザー(People)画面にいる場合は、一覧から連絡先グループをクリックします。次にメールアイコンを選択すると、宛先欄にグループが入力された状態で新規メールが開きます。

Mac版Outlookで連絡先リストを作成する方法

MacでOutlookを開き、連絡先リストを作成する準備をしましょう。

1. Outlookウィンドウ左下の「ユーザー(People)」を選択します。
2. リボンの「新規連絡先リスト」をクリックします。
3. リストに名前を付けます。

メニューバーから「ファイル」>「新規」>「連絡先リスト」を選択する方法もあります。

リストに連絡先を追加するには、ポップアップウィンドウの「名前」と「メールアドレス」欄に入力していくだけです。既存の連絡先として認識される名前を入力すると候補が表示されるので、それを選択すればその連絡先がリストに追加されます。

新しい連絡先を追加する場合は、名前とメールアドレスを入力してください。保存前に、リボンからグループにカテゴリ(家族、友人、チームなど)を割り当てることもできます。

メンバーの追加が完了したら、リボンの「保存して閉じる」をクリックします。

Macで「新規連絡先リスト」ボタンがグレーアウトしている場合

ユーザーセクションのリボンにある「新規連絡先リスト」ボタンがクリックできない場合も、簡単な設定変更で解決できます。

1. メニューバーの「Outlook」>「環境設定」をクリックします。
2. 「一般」を選択します。
3. 「このコンピュータ上を隠す(Hide On My Computer)」のチェックを外します。

Mac版Outlookでグループメールを作成する

Outlookでメールグループを作成したら、メンバーへのメッセージ送信はいくつかの方法で行えます。

メールセクションからメールを作成する

多くの場合、Outlookのメール画面を使うことが多いでしょう。作成した配布リストにメールを送るには、以下の手順に従います。

1. 「新しい電子メール」をクリックします。
2. 「宛先」欄に、付けた連絡先リストの名前を入力し始めます。あるいは、欄の右側にある検索ボタンをクリックし、上部の検索ボックスでリストを検索します。
3. リストが表示されたら選択すると、自動的に宛先に入ります。

ユーザーセクションからメールを作成する

Outlookのユーザー(People)画面にいる場合は、連絡先リストにマウスカーソルを合わせ、メールアイコンが表示されたらクリックします。

新しいメールが開き、宛先行にその連絡先リストが入力された状態になります。あとはメッセージを書いて送信するだけです。

Outlookグループで作業をスピードアップ

Outlookでのグループ作成はとても簡単です。同じ相手に定期的にメールを送る習慣があるなら、グループ化によって作業効率は大きく向上するでしょう。

メールや受信トレイをさらに活用したい方は、Outlookを上手に使いこなすための10のコツもぜひチェックしてみてください。