Outlook 2016・2013・2010のバックアップ方法を完全解説|PSTファイルのエクスポートとインポート手順

メールは企業や組織内のコミュニケーションの中核を担っています。仕事の大半をメールの送受信や会議の手配に費やしている方なら、メールデータの安全なコピーを保管することの重要性を痛感していることでしょう。Microsoft Outlookを中心とした業務を行っているなら、アプリケーションのデータ(メール、連絡先、カレンダーなど)をあらかじめ安全な場所へバックアップしておくことをおすすめします。

定期的にバックアップを取っておけば、新しいPCへの移行やOutlookアカウントの変更もストレスなく行えます。さらに、バックアップがあればデータ消失のリスクを回避でき、信頼性の高いオフラインのメールアーカイブをいつでも利用できます。

幸いなことに、Office 2010以降ではOutlookのデータバックアップが格段に簡単になりました。多数のフォルダーを個別に管理する必要はなく、バックアップは1つのPSTファイルにまとめて保存されます。そのため、別のPCでも最小限の手間でPSTファイルをインポートできるのです。

本記事では、メール、連絡先、カレンダー、タスク、一部のアプリケーション設定を含む全データをバックアップする手順をステップごとに解説します。新しいPCへの移行を予定している方は、後半の「PSTバックアップファイルのインポート方法」も必ずチェックしてください。

注:以下の手順は、Outlook 2010、Outlook 2013、Outlook 2016に対応しています。

Outlookバックアップファイル(PST)のエクスポート方法

1. Outlook 2016 / 2013でデータをバックアップするには、「ファイル」メニューを開き、左側のメニューから「開く/エクスポート」をクリックし、「インポート/エクスポート」を選択します。
   注:Outlook 2010の場合は、「ファイル」>「オプション」>「詳細設定」>「エクスポート」の順に進みます。
   
2. 「ファイルにエクスポート」を選択して「次へ」をクリックします。
   
3. 「Outlook データ ファイル(.pst)」を選択し、再度「次へ」をクリックします。
   
4. この画面で、バックアップ対象とするフォルダーやファイルを選択します。すでにバックアップがある場合を除き、すべてのデータを含む完全バックアップを作成するのがおすすめです。その場合は、アカウントに関連付けられたメールアドレスをクリックして選択し、「サブフォルダーを含む」にチェックが入っていることを確認してから「次へ」をクリックします。
   注:特定のデータだけをバックアップしたい場合は、対象のフォルダーを選択して「次へ」をクリックしてください。この場合も「サブフォルダーを含む」のチェックは外さないようにしましょう。さらに条件を絞り込みたい場合は「フィルター」ボタンを活用でき、キーワード、場所、期間などに基づいた選択的なバックアップが可能です。
   
5. 「参照」ボタンを使って、バックアップファイルの保存先パスを指定します。ファイル名を任意に変更することも可能です。重複データを避けたい場合は「エクスポートした項目で重複する項目を置き換える」を選択し、「完了」をクリックします。
   
6. バックアップに機密情報が含まれる場合は、この段階でパスワードを設定しておくとより安全です。
   
7. データ量によっては、処理が完了するまで5分以上かかることもあります。
   
   以上で完了です!Outlookデータのバックアップが正常に作成されました。

PSTバックアップファイルのインポート方法

バックアップされたPSTファイルは、他の一般的なファイルと同じ性質を持っています。つまり、PC内で自由に移動したり、外部ドライブにコピーして別のPCへ持ち運んだりすることが可能です。

ただし、1点注意が必要です。PSTファイルはライブファイルではないため、作成後に届いた新しいメールや連絡先、カレンダー情報は自動的には反映されません。Outlook自体は常に更新されるPSTファイルを「ドキュメント > Outlook Files」に保持していますが、ローカル環境に保存されているため、さまざまな要因で破損するリスクもある点は覚えておきましょう。

それでは、作成したOutlookバックアップを新しいPCに取り込む手順を見ていきます。

注:以下の手順は、Outlook 2016、Outlook 2013、Outlook 2010のいずれでも動作します。

1. Outlookのメイン画面で「ファイル」タブを開き、右側のメニューから「開く/エクスポート」を選択します。
   注:Outlook 2010の場合は、「ファイル」>「開く」>「インポート」の順に進みます。
   
2. 「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
   
3. 続いて「Outlook データ ファイル(.pst)」を選択し、「次へ」をクリックします。
   
4. 次のウィンドウで「参照」ボタンをクリックし、バックアップファイルの場所を指定します。ファイルを読み込んだら、オプションで重複項目の扱い(許可または既存アイテムへの置き換え)を設定できます。設定後、「次へ」をクリックして続行します。
   注:インポートするバックアップが現在のメールデータよりも新しい場合は「重複する項目を置き換える」を、古い場合は「重複する項目をインポートしない」を選ぶのがおすすめです。
   
5. 最後に、インポートするフォルダーとそのインポート先を指定します。バックアップ全体をまとめて取り込む場合は「Outlook データ ファイル」を選択し、「完了」をクリックします。
   注:前半のエクスポート手順と同様に、個別のフォルダーだけを選んでインポートすることも可能です。また、「同じフォルダーのアイテムをインポートする:」を選択すれば、ドロップダウンメニューから任意のフォルダーをインポート先として指定できます。

以上で作業完了です!Outlookバックアップのインポートが正常に終了しました。