Windows 10 の Outlook で連絡先を効率的に管理する方法

これまで、Windows 10のOutlookに連絡先を追加する方法をご紹介してきましたが、追加した連絡先を「管理」するにはどうすればよいのでしょうか。複数の人や連絡先をひとつのフォルダーにまとめたいケースや、一括でメールを送信できるようにリスト化したいケースもあるでしょう。本記事では、Office 365ガイドとして、連絡先の管理方法をわかりやすく解説します。

連絡先リストを作成して連絡先を見つけやすくする

Outlookで連絡先を管理する最も簡単な方法のひとつが、連絡先リストの作成です。連絡先リストを活用すれば、連絡先を論理的に整理でき、目的の相手をすばやく見つけられるようになります。具体的な手順は以下のとおりです。

1. 画面左下のナビゲーションバーにある「ユーザー」アイコンをクリックします
2. 「フォルダー」をクリックし、画面右上の「新規フォルダー」を選択します
3. 各項目に入力し、連絡先リストに名前を付けます。「フォルダーに含まれるアイテム」のメニューで「連絡先のアイテム」を選択してください
4. 「OK」をクリックしてリストを保存します

既存の連絡先をリストに追加するのはとても簡単です。連絡先一覧から対象の連絡先を選択し、画面左側の「自分の連絡先」バーへドラッグするだけです。また、新しい連絡先を作成したい場合は、「ホーム」タブをクリックし、ナビゲーションバーから連絡先フォルダーを選択します。

フォルダー グループを作成してメールを一括送信する

Outlookで連絡先を管理するもうひとつの便利な方法が、「連絡先グループ」の作成です。この機能を使えば、一括メール送信に使える連絡先のセットを作成できます。旧バージョンのOfficeでは「配布リスト」と呼ばれていた機能にあたります。設定手順は以下のとおりです。

1. 画面左下の「ユーザー」アイコンをクリックした後、「自分の連絡先」を右クリックします
2. 「新規フォルダー グループ」を選択し、グループ名を入力します
3. 上記の手順で作成した連絡先リストを、新しいグループへドラッグ＆ドロップします

これで準備完了です。一括メールを送信するには、ナビゲーションバーの「メール」をクリックし、続けて「ホーム」→「新しいメール」を選択します。その後、「アドレス帳」のドロップダウンボックスから連絡先リストを選択すれば、グループ全体にまとめてメールを送れます。

あなたはOutlookをどのように活用していますか？

Outlookでの連絡先管理は、Outlookでできることのほんの一部にすぎません。これまでにも、添付ファイルに関する問題の解決方法、ファイルの添付方法、メールアカウントの設定と管理方法などを解説してきました。今後もOffice 365 Hubにて、各Office 365アプリの機能をさらに深く掘り下げてご紹介していきますので、ぜひお見逃しなく。