もう後悔しない！Outlookのよくあるミスを防ぐ3つの必須設定

一般的なオフィス環境で働いているなら、メールシステムはExchangeサーバーで、クライアントにはOutlookを使っている可能性が高いでしょう。Outlookは多機能で便利な一方、「うっかりミス」が命取りになりやすいツールでもあります。

この記事では、Outlookユーザーが陥りがちな典型的なミスに焦点を当て、それらを未然に防ぐために標準搭載されている便利な機能を紹介します。職場で「取り返しのつかない失敗」をして長い間引きずることになる前に、ぜひ設定しておきましょう。

どんなミスがあるのか？ 大量送信されたメールにうっかり「全員に返信」してしまい、恥ずかしい思いをするのはどうでしょう？ あるいは、カッとなって上司に送ったメールを、「送信」ボタンを押した瞬間に深く後悔する——そんな経験はありませんか？ メールの失敗談を持つ人は実に多く、だからこそMicrosoftは、こうしたトラブルを防ぐための重要な機能をOutlookに組み込んでいるのです。

メールがもたらす3つの危険

この記事で取り上げるのは、次の3つのメールリスクです。

• 送信した瞬間に後悔するメールを送ってしまう
• まったく別の相手にメールを誤送信してしまう
• 「全員に返信」の大失敗

送信後に後悔するメールへの対策

誰にでもあることです。上司や同僚からのメールに腹が立ったり、朝から調子が悪かったり、コーヒーも飲みきらないうちに、イライラした気持ちを一通のメールにぶつけてしまうことがあります。

5分もしないうちに書き上げ、ほとんど迷わず「送信」をクリック。数秒ほど自己満足に浸った後、「自分は今何をやってしまったのか」という現実と、その結果起こりうる深刻な事態が少しずつ頭によぎります。胃のあたりが重くなる感覚とともに、「送るんじゃなかった」と気づくのです。

でも安心してください。Outlookには、まさにこのような場面のための便利な機能が用意されています。ただし、感情的なミスを犯した後ではなく、前に設定しておく必要があります。私はこれを「メール送信遅延保険」と呼んでいます。設定するには、「ファイル」→「情報」を開き、「ルールと通知の管理」をクリックします。

ここで作成するのは、送信するすべてのメールを5分間遅延させるルールです。これにより「クールダウン」の猶予時間が生まれ、ミスが実際に起きる前に食い止めることができます。

「電子メールのルール」画面で「新しいルール...」をクリックします。

次に「送信メッセージにルールを適用する」を選択します。これにより、「送信」ボタンを押した瞬間に、すべての送信メールへ遅延が適用されます。

ルールウィザードの次のステップでは、このルールを適用するメッセージを絞り込むことも可能です。たとえば、重要度の高いメッセージだけ、あるいは本文に特定の単語が含まれるメッセージだけ（日頃使いがちな言葉をチェック対象にするのも一案です）に限定できます。

この例では、すべての送信メッセージに適用するため、そのまま「次へ」をクリックし、表示される警告メッセージには「はい」を選択します。

最後に「配信を指定した分数延期する」を選択し、「分数」というリンクをクリックして、冷静になってメッセージを取り消せると判断できる時間を設定しましょう。

最終ステップでは例外を設定でき、たとえば特定の人宛てのメッセージは遅延させない、といった運用も可能です。私の場合、親友のJohnには何を書いても怒られない仲なので、宛先フィールドに彼のメールアドレスが含まれるメッセージを例外にしています。

ルールに名前を付ければ設定完了です（ルールを有効にするのをお忘れなく）。

これで、メールを送信するたびに、そのメッセージは5分間送信トレイに留まることになります。1分ほど経った時点で「やっぱり送るのは大間違いだった」と気づけば、送信トレイを開いてメッセージを削除すればOK。大きなピンチを見事に回避できます。

宛先の確認を徹底する

急いでメールを送るときに陥りがちなミスがあります。おそらくあなたも経験があるはずです。たとえば友人のRyan Dubeにメールを送ろうとして「ry」と入力すると、Exchangeサーバーのグローバルアドレス帳や個人の連絡先から、一致する3件の名前が候補として表示されます。

急いでいたため、うっかり「Bryan Dube」を選択してしまい、ラスベガスでの週末の出来事について書き始めます。「ベガスで起きたことはベガスにとどめておくはずだった」あの出来事の数々を、詳細に綴って「送信」をクリック。「送信済みアイテム」を開いて無事に届いたことを確認——そこでようやく、間違った相手に送ってしまったことに気づくのです。さらに最悪なことに、Bryan Dubeとは先週大量メールを送ってきた会社の社長本人でした（だから候補に表示されていたのです）。

そう、これはもう「詰んだ」状態です。

代わりに使ってほしいのが、相手の名前の最初の数文字を入力した直後に押す「Ctrl＋K」というプロ技です。これで「名前の確認」ツールが開き、正式な連絡先リストから正確に相手の名前を選択できるようになります。

最初はひと手間余分に感じるかもしれませんが、特にデリケートな内容のメールでは極めて重要なステップです。書いているメッセージが確実に正しい相手へ届くことを確認できるのです。

MailTipsでよくあるミスを事前に警告してもらう

個人的には、MailTipsはOutlookに組み込まれた最高の発明のひとつだと思います。送信先が多数の受信者を含むグループであるか（「全員に返信」の大惨事を防げます）、会社の外部の相手に送信しようとしていないかなど、さまざまな問題を事前に警告してくれる頼もしい機能です。

MailTipsを有効にするには、Outlookのオプションを開き、「メール」を選択して下へスクロールし、「メールヒント」ボタンを見つけます。

このオプション画面で、MailTipsが担うすべての動作を確認できます。内容に問題なければ「自動的に表示する」が選択されていることを確認して「OK」をクリックしましょう。

MailTipsは本当に命綱になり得ます。重要なメールが届いたときには「返信が必要なメール」だと教えてくれるのです。また、自動転送システム経由で転送されてきたメールかどうかも判別できます。監視スクリプトからの自動転送ルールを運用しているIT担当者にとっては嬉しい機能でしょう。

さらに、無効なメールアドレスへの送信や、受信者が膨大なアドレスへの送信を試みた際にも注意を促してくれます。MailTipsが防げるメールのミスを挙げればキリがありません。

Outlookのこの3つのプロ用ツールを使うだけで、あなたの人生——少なくともプライド——は救われるはずです。有効化して活用すれば、よくあるOutlookミスによる頭痛の種から解放され、ひょっとしたらキャリアまで守れるかもしれません。

「こんな機能があれば助かったのに」という恥ずかしいメールの失敗談はありますか？ ぜひコメント欄でシェアしてください！