受信トレイをすっきり整理！メールを自動で優先順位付けできる無料ツール3選

メールはほぼ完全に郵便に取って代わりました。今では家族や友人から企業や広告主まで、誰もがあなたの受信トレイに届こうとしています。フィルタなどの優先順位付けツールを使わずに受信トレイを管理しているなら、それはもう大混乱状態のはず。増え続けるメールに埋もれてしまい、大事な連絡を見逃してしまった経験はありませんか？

筆者は約1年前にデスクトップのメールクライアントに別れを告げ、GmailのWebインターフェースへ完全移行しました。大きな変化でしたが、それ以来、メール管理のコツをいろいろと学んできました。この記事では、手間いらずで自動的にメールを優先順位付けできる3つの方法を紹介します。そのうち1つはGmailを使っていない方でも利用可能です。これらのツールを使えば、重要なメールを見逃すことはもうありません。

メール環境を一新したい人・初めて受信トレイを整理する人には「OtherInbox Organizer」

新しいメールアドレスやメールクライアントに切り替えるとき、あるいは今まで受信トレイの整理にあまり力を入れてこなかったという方は、「OtherInbox Organizer」を試してみることを強くおすすめします。AOL、Gmail、Yahoo!、iCloudをネイティブアプリ・Webインターフェース・IMAPで利用している場合に対応しています。Organizerはすべてのメールを分析し、送信者ごとに異なるフォルダへ自動仕分けします。ノイズを取り除き、受信トレイには本当に重要なメールだけが残ります。

筆者は自分のGmailアカウントでOrganizerを試してみました。サインアップすると、Organizerはメールをスキャンして送信者ごとに分類を始めます。処理には時間がかかることもありますが、完了を待つ必要はありません。

翌日、Gmailアカウントに新しいラベルがいくつも追加されていることに気づきました。Gmailの場合、Organizerは「OIB」という親ラベルを作成し、その下にビジネスから旅行まで、さまざまなサブラベルを設定します。Organizerが認識したものの分類に迷ったメールは「Home」ラベルに振り分けられるようです。筆者の場合、Doodle、Dropbox、Skypeからの通知などが該当しました。詳しく調べてみると、OrganizerはGmailアカウント内の30,000件以上のメールを仕分けしていたことがわかりました。

最初から、ニュースレター、SNSの通知、メーリングリストのメールなどをほぼすべて正しく認識していました。以前、地道な手作業で設定したラベルやフィルタと比べても、Organizerの精度は非常に高いと言えます。まだフィルタに登録していなかった新しい送信者のメールまで処理してくれました。さらに毎日、Organizerが受信メールをどう処理したかをまとめたデイリーダイジェストが届きます。

Organizerは完璧とは言えませんが、柔軟性があります。仕分けを変えたいメールがある場合は、OtherInboxのWebインターフェースに戻り、該当する送信者を見つけて扱い方を変更できます。新しいフォルダやラベルの作成も、特定の送信者の自動仕分けを無効にすることも可能です。

見落とされがちですが、Organizerには「学習機能」もあります。自動認識されなかった送信者がいたら、そのメールをOIBフォルダにドラッグするか、手動でラベルを付けてみてください。これにより、Organizerは今後その送信者からのメールをすべて選択したフォルダに振り分けるようになります。通知メールが届くまで多少時間がかかることもあります。

OtherInbox Organizerは本当に印象的なツールです。受信トレイをすっきりさせ、重要なメールに素早く集中できるようになります。完璧でない部分も、自分の手で改善できます。もし筆者が複雑なラベルやフィルタの設定にそこまで時間をかけていなければ、迷わずOrganizerを使い続けていたでしょう。唯一の懸念は外部ツールへの依存です。無料サービスではなくなったり、サービス終了したりしたらどうなるのか、という点です。その意味でも、すでに自分に合ったシステムを持っている筆者は幸運だったと言えます。

総評：受信トレイの整理方法がまったくわからないという人にぴったりのツール！

既存のGmailアカウントを整える：「優先受信トレイ」とフィルタの活用術

筆者は仕事用のメールアカウントで、昨年からGmailの「優先受信トレイ」を使っています。毎日受信トレイを空にできているのは、このアカウントだけです。下のスクリーンショットのように受信トレイを整頓できたら嬉しくないですか？優先受信トレイでは、重要かつ未読のメールが一番上に表示され、スター付きや重要のメール、あるいは選択した他のラベル（最大2つ）がその下に並び、その他すべては一番下に回されます。

優先受信トレイは、Gmailの受信トレイ設定から有効化できます。5種類ある受信トレイタイプのうちの1つです。

実際に使ってみると、優先受信トレイは非常に信頼できることがわかりました。ごく稀に、普段やり取りのない相手からのもので、自分宛てですらないメールが重要かつ未読に表示されることはありました。しかし日々の運用では、受信トレイの一番上に表示されるのは本当に重要なメールばかりです。優先受信トレイを有効にしていること自体を忘れてしまうほど、うまく機能しているのです！

総評：設定すればあとは勝手に動いてくれる。ただし、フィルタの設定は別途必要になるかもしれません。

もちろん、仕事用アカウントの管理は優先受信トレイだけではありません。受信トレイ、特にその他すべてセクションをノイズから守るために、多数のフィルタも設定しています。これは過去記事「プロのGmailユーザーがアカウントに設定している3つのこと」にも通じる考え方です。「受信トレイの優先順位付けと整理に役立つGmailフィルタ5選」も合わせてチェックしてみてください。

複数のメールアカウントをGmailで一元管理：「マルチ受信トレイ」

Gmailなら、複数のメールアカウントをひとつのインターフェースで管理できます。しかし、複数アカウントのメールがひとつの受信トレイに混在すると、かなり混乱しがちです。ラベルはメールを分類し、カテゴリを区別するのに便利ですが、全体像をつかむのには必ずしも向いていません。そこで登場するのが「マルチ受信トレイ」。Gmail Labsの実験的機能で、Gmailの受信トレイ画面に最大5つの追加ペインを表示できます。

筆者はここ1年、マルチ受信トレイを使って受信トレイ、スター付きメール、下書き、各ラベルのメールをひと目で把握できるようにしています。正直なところ、スター付きメールは少し暴走気味ですが、それ以外は絶好調です。

マルチ受信トレイは簡単に設定できます。詳細な手順とスクリーンショット付きの解説は、過去記事の「Gmailで複数のメールアカウントを管理する」のセクションをご覧ください。

総評：複数のラベルやメールアカウントの全体像を維持するのに最適。フィルタやラベルの事前設定が必要。

代替ツール

筆者が試したもうひとつのツールが、クラウド対応デスクトップアプリの「Inky」です。見た目は洗練されていますが、メールの優先順位付けという点ではあまり役に立ちませんでした。関連度順ソート機能はさほど有用ではなく、アプリ自体がシンプルすぎるうえ、動作がもどかしいほど遅かったのです。Inkyについては「メールはモダンへ進化する：Windows 8対応メールアプリ3選」でも紹介しています。

OutlookやYahoo!メールを使っていて複数アカウントを管理したい方は、こちらの記事も参考になるかもしれません。

まとめ

Gmailに完全に染まり、フィルタ設定に多くの時間を投資してきた筆者にとっては、Gmail純正の「優先受信トレイ」と「マルチ受信トレイ」（Gmail Labs経由）が依然としてベストの選択です。しかし、これからメールの優先順位付けを始めようとしている方、Gmail以外のメールアカウントをお使いの方、そして受信トレイがひどい惨状になっている方にとっては、OtherInbox Organizerがまさに救世主となるでしょう！

あなたが使っているメール管理のツールやテクニックがあれば、ぜひコメント欄で教えてください！

画像クレジット：Vector Mail via Shutterstock