受信トレイを解放する：これらの無料ツールを使用して、メールに簡単かつ自動的に優先順位を付けます

電子メールは、カタツムリのメール通信にほぼ完全に取って代わりました。今、誰もがあなたの受信箱に入ろうとしています。家族や友人から企業や広告主まで、彼らは皆あなたの注意を必要とします。フィルタやその他の優先順位付けツールを使用して受信トレイを管理していない場合は、混乱している必要があります。そして、これまで以上に多くの電子メールがそれを乱雑にしているので、見失いがちです。重要なメールを見逃したことがありますか？

約1年前、私はデスクトップメールクライアントに別れを告げ、Gmailのオンラインインターフェースに永久に切り替えました。それは大きな変化でしたが、それ以来、私は電子メールの管理について1つか2つのことを学びました。この記事では、Gmailを必要としない方法を含め、メールに優先順位を付けるための3つの手間のかからない自動方法を紹介します。これらのツールにより、重要なメールを二度と見逃すことはありません。

メールでやり直すか、受信トレイを初めて整理する

新しいメールアドレスやメールクライアントに切り替える場合、または受信トレイの整理にあまり力を入れたことがない場合は、OtherInboxOrganizerを試してみることを強くお勧めします。つまり、AOL、GMail、Yahoo！、またはiCloudをネイティブ/WebインターフェイスまたはIMAPで使用する場合です。オーガナイザーはすべてのメールを分析し、それらをさまざまなフォルダーに分類します。煩雑さを排除し、最も重要なメールのみを受信トレイに残します。

GmailアカウントでOrganizerを試しました。サインアップ後、オーガナイザーは送信者を整理するために電子メールのスキャンを続行します。これにはしばらく時間がかかる場合があり、完了するまでに固執する必要はありません。

翌日、Gmailアカウントに新しいラベルが表示されていることに気づきました。 Gmailでは、Organizerは、ビジネスから旅行、そしてその間のすべてに至るまで、いくつかのサブラベルを使用してOIBルートラベルを設定します。オーガナイザーが認識しているが、よくわからないメールは、ホームとしてラベル付けされているようです。私の場合、Doodle、Dropbox、Skypeからの通知が含まれていました。よく調べてみると、Organizerが私のGmailアカウントで30,000通以上のメールを並べ替えていることがわかりました。

オーガナイザーは最初から、私のニュースレター、ソーシャルネットワークの通知、グループまたはリストのメールなど、ほとんどすべてを認識していました。以前に設定したラベルやフィルターと比較すると、すべて面倒な手作業で、オーガナイザーは非常にうまく機能しました。まだフィルターに送信していない新しい送信者の面倒を見ることができました。そして毎日、オーガナイザーが受信メールで行ったことを要約したダイジェストが毎日あります。

オーガナイザーは必ずしも完璧ではありませんが、柔軟性があります。別の方法で並べ替えたいメールがある場合は、OtherInbox Webインターフェイスに戻り、それぞれの送信者を見つけて、処理方法を変更できます。新しいフォルダ/ラベルを作成するか、選択した送信者の並べ替えを無効にすることができます。

すぐにはわからないのは、オーガナイザーが学習できるということです。オーガナイザーが自動的に認識しない送信者を見つけた場合は、それぞれの電子メールをOIBフォルダーにドラッグするか、手動でラベルを付けます。これにより、オーガナイザーは、その送信者からの今後のすべての電子メールを選択したフォルダーに並べ替えるようになり、それぞれの通知電子メールを受信する必要があります。これには時間がかかる場合があります。

OtherInbox Organizerは、本当に印象的なツールです。受信トレイが整理され、すぐに重要なメールに集中できるようになります。そしてそれが完璧ではない場合、あなたはそれを改善するのを助けることができます。複雑なラベルや電子メールフィルターの設定にそれほど力を入れていなかったとしたら、私はオーガナイザーをハートビートで使い続けていたでしょう。私の唯一の懸念は、外部ツールに依存することと、それが無料サービスでなくなったり廃業したりした場合にどうなるかということです。そういう意味では、自分に合ったシステムができてよかったです。

評決： 受信トレイの混乱を管理する方法がわからない場合に最適なツールです！

優先受信トレイとフィルタを使用して既存のGmailアカウントを修正する

仕事用のメールアカウントでは、昨年からGmailの優先トレイを使用しています。これは、私が毎日クリアすることができた唯一の受信トレイです。受信トレイを下のスクリーンショットのように見せませんか？ Priority Inboxは、重要で未読を配置します 一番上のメール、スター付き または重要 メールまたはその他の選択したラベル（最大2つ）はすぐ下にあり、その他すべて 下部にキューがあります。

受信トレイの設定で優先受信トレイを有効にできます。これは、5つの受信トレイタイプの1つです。 PriorityInboxについては以前にここに書いています。

PriorityInboxは非常に信頼できることがわかりました。まれに、メールが重要で未読で表示されることがありました。 、彼らは定期的な連絡先からではなく、私に個人的に送られることさえありませんでしたが。ただし、日常的に、受信トレイの上に重要なメールしか見つかりません。 Priority Inboxを有効にしたことを実際に忘れていました。これは、私にとって非常に効果的です。

評決： それを設定し、それが正しく機能することを確認します。ただし、メールフィルタを設定する必要がある場合もあります。

もちろん、仕事用の電子メールアカウントを管理するために使用しているのはPriorityInboxだけではありません。また、受信トレイ、特にその他すべてを保持するために、多数のフィルターを設定しました。 セクション、雑然としない。これは、Gmailの主要な記事の1つである、ProGmailユーザーがアカウントに設定した3つのことに戻ります。受信トレイの優先順位付けと整理に役立つ5つのGmailフィルターも確認してください。

複数の受信トレイを使用するGmailで複数のメールアカウントを管理する

Gmailを使用すると、1つのインターフェースから複数のメールアカウントを管理できます。ただし、複数の異なるアカウントからの電子メールが1つの受信トレイに収まると、非常に混乱する可能性があります。ラベルは、電子メールを並べ替えてさまざまなカテゴリを区別するための優れた方法を提供しますが、必ずしも適切な概要を提供するわけではありません。 GmailLabsの機能である複数の受信トレイを入力してください。Gmailの受信トレイペインに最大5つの追加の受信トレイを表示できます。

過去1年間、私は複数の受信トレイを使用して、受信トレイの概要、スター付きのメール、下書き、さまざまなラベルのメールを取得してきました。スター付きのメールが少し手に負えなくなったことを認めます。それ以外は、チャームのように機能しています。

複数の受信トレイは簡単に設定できます。ここでは、多くのスクリーンショットを使用して詳細に説明しました。ヘッダーまで下にスクロールするだけですGmailで複数のメールアカウントを管理する 。

評決： 複数のラベルまたは電子メールアカウントの概要を維持するための優れたツール。フィルタ/ラベルを設定する必要があります。

代替案

私が疲れたもう1つのツールは、クラウド対応のデスクトップアプリInkyでした。見た目はすっきりしていますが、メールの優先順位付けに関してはあまり役に立たないようです。 関連性による並べ替えが見つかりませんでした 機能は非常に便利ですが、代わりにアプリが少しシンプルすぎて痛々しいほど遅いことがわかりました。この記事でInkyについて触れました：Email Goes Modern：Three Windows 8 Email Apps

OutlookまたはYahooを使用していて、複数の電子メールアカウントを管理したい場合は、この記事が役立つ場合があります。

結論

Gmailで完全に販売され、フィルタの設定に多くの時間を費やした結果、ネイティブのGmailツールであるPriorityInboxとMultipleInboxes（Gmail Labs経由）が引き続き最適であることがわかりました。ただし、メールの優先順位付けを始めたばかりの場合、Gmail以外のメールアカウントを持っている場合、受信トレイがひどい混乱である場合は、OtherInboxOrganizerが命の恩人になります。

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画像クレジット：Shutterstock経由のベクターメール