より多くのEメールをより速く実行するための7つのEメール効率のヒント
人生はコミュニケーションを中心に展開し、文字通りそれなしでは何も成し遂げられません。電子メールはあなたの生活を楽にすることを目的としたコミュニケーションツールです。手紙を入力したり、電話や直接会って誰かを捕まえたりする代わりに、数行入力してそれを乗り越えることができます。
しかし、電子メールもかなりの時間の浪費になる可能性があります。これは通常、間違った方法で使用された場合に発生します。多くの人が、内容を反映していない件名で、必要以上の言葉で、あなたが必要としない電子メールをあなたに送ります。ただし、たとえば、電子メールを正しく処理しなかったり、受信トレイをTo Doまたは読書リストとして悪用したりしない場合は、自分の責任である可能性もあります。事実は、習慣を改善し、いくつかの重要な電子メール効率のヒントを厳密に採用することで、電子メールをより速く通過できるということです。
メールの世話をするのが怖い場合、または定期的に受信トレイをクリアするのに時間がかかりすぎる場合は、スケジュールにコミットしてみてください。 1日2回、決められた時間にメールを送信することをお勧めする人もいます。時間のスケジューリングは、タスクの実行に集中するための時間枠と心の空間を作成するため、賢明です。その上、あなたはあなたが実際に電子メールにどれだけの時間を費やしているかを理解するでしょう。
1日に2回だけメールをチェックすることは、すべての人にとってうまくいくわけではありません。物事を常に把握し、1日に数回メールをチェックする必要がある場合は、朝と夕方にメールをチェックして処理することに加えて、1時間ごとに数分時間を取ってください。これらの短いメールスプリントは、緊急のメールに返信したり、情報を取得するために最初に必要だったメールに返信したりする機会です。
アイデアは...
- メールの時間をスケジュールして時間制限を作成します。
- その制限内にとどまるという野心があります。
- 速くなり、
- スケジュールに合わせて時間を徐々に解放します。
この考え方は、集中してより効率的になるのに役立ちます。これをこの記事の他のすべてのメール効率のヒントと組み合わせると、これまでにない速さでメールをすぐに処理できます。
開くすべての電子メールでは、何らかの方法で行動する必要があります。これを行うと、その電子メールを再度処理する必要がなくなるため、すぐに時間を節約できます。また、少なくとも1日に1回は受信トレイをクリアするので、解放感があります。
開いた電子メールごとに、可能であればすぐに行動するか、必要に応じてタスクをスケジュールしてから、電子メールをアーカイブまたは削除します。すぐに行動するということは、迅速に対応し、簡単な電話をかけ、日付をカレンダーに転送し、タスクをTo Doリストに追加し、電子メールやコンテンツをファイルして後で読むことを意味します。すぐに応答または行動できない場合は、応答を作成し、実行する必要があることに対処するためのタスクをスケジュールします。いずれの場合も、すべてのメールを受信トレイから取り出してください。
Gmailでは、すべてのメールに一意のURLがあることに注意してください。今、あなたの電子メールをブックマークするためにそれを使用しないでください！代わりに、ToDoリストまたはカレンダーエントリのそれぞれのタスクへのリンクを追加してください。受信トレイでこれらのメールを追跡するよりもはるかに優れています。
あなたの時間を最大限に活用するために...
- 開いたすべてのメールに対応します
- タスクと日付をToDoリストまたはカレンダーに転送して
- 参照用のメールURLを追加します。
- 可能であればすぐに対応します。
- 必要に応じて回答を作成します。
- 開いたすべてのメールをアーカイブまたは削除し、
- ドラフトフォルダとタスクリストを1日1回処理します。
多くの人は、メールを追跡するためのより良い方法を知らないため、メールを受信トレイに保管しています。それは混乱の一因となり、時間とともに実際に物を見つけるのが難しくなります。 Gmailでは、強力な検索機能を使用してメールを簡単に見つけることができます。または、メールにラベルを付けて、受信トレイに保存する必要がある場合や、後で取得するためにフォルダに並べ替える必要がある場合は、メールをすばやく見つけることができます。
電子メールを手動で並べ替える代わりに、通知、サブスクリプション、ダイジェストだけでなく、特定の人からの電子メールを含む、定期的に受信する電子メールを自動的に処理するフィルターを設定できます。個々のソースごとに新しいフィルターを設定する代わりに、電子メールの種類（フォーラム通知やニュースレターの購読など）の電子メールエイリアスを作成し、送信先の電子メールアドレスに基づいて電子メールをフィルター処理します。これらのメールを専用のフォルダに転送することで、受信トレイが詰まることはなく、処理に時間を浪費することもありません。また、時間があるときはいつでも読むことができます。
メールを管理する最良の方法は...
- メールを検索する方法を学ぶ
- ラベルと
- メールを並べ替える
- 理想的には、可能な場合は自動化されたフィルターを使用し、
- すぐに対処する必要がない場合は、受信トレイをバイパスするようにします。
毎日受信トレイをクリアし始めると、不要なメールに気付くでしょう。本当に受信したくない、または読んだり行動したりする時間がないメールにフィルターを設定する代わりに。これは、読んだことのないニュースレターの購読を解除したり、漫画を転送しないように友人に伝えたり、重要なメールでCCするように同僚に依頼したりすることを意味します。
つまり、不要なメールに対処し、厳密に登録を解除し、必要に応じてゴミ箱にフィルタリングします。
例を設定する：自分のメールを明確かつ簡潔に保つ
手の込んだメールを作成するには時間がかかります。そして、それを読んで処理するには時間がかかります。自分や他の人の時間を節約し、メールを明確かつ簡潔に保つ方法を学びましょう。
これは良い件名から始まります。メールの内容が明確に反映されていることを確認してください。これは、電子メールごとに1つの件名に固執する場合に簡単になります。最後に、メールを簡潔にします。一文のポリシーはお勧めしませんが、日常の仕事用メールは簡潔にする必要があります。送信する前に、考えて、伝えたいことの本質を抽出してください。
受信者は、メールが含まれている場合、あなたのメールを気に入るはずです...
- 明確な件名、
- メールごとに1つの件名、
- 重要なアイデアが明確に表現されている
- 1〜5文以内。
定型応答を使用
多かれ少なかれ同じ応答を必要とする多くの電子メールを受信する場合は、テンプレートを作成し、定型応答を設定します。これにより多くの時間を節約でき、Gmailで非常に簡単に実行できます。缶詰の返信でより速く、より良いメールを送信する方法についての記事全体を捧げました。
ほとんどの電子メールプログラムは、キーボードショートカットを提供します。たとえば、Gmailには、返信（a）、削除（SHIFT + 3）、またはメールのアーカイブ（a）のショートカットがあります。便利なGmailショートカットのPDFサマリーをここにまとめました。キーボードショートカットを有効にする必要がある場合があることに注意してください。選択した電子メールクライアントのキーボードショートカットを学ぶために数分を費やすと、毎日はるかに高速に電子メールを処理できます。
メールをより効果的に使用するためのメール効率のヒントをいくつか紹介します。
電子メールは、あなたの人生をコントロールするのではなく、あなたに役立つはずのコミュニケーションツールです。このコミュニケーションツールで何を達成したいのか、どのように時間を過ごしたいのかを明確にし、間にあるものを自動化または排除して、電子メールをすばやく処理します。正しく行われていれば、受信トレイをクリアするのに多くの時間をかける必要はありません。そして、良いルーチンができたら、より重要な作業を行うときに、数時間または1日メールをチェックしないことを心配する必要はありません。あなたはあなたのルーチンがあなたがすぐに氾濫した受信箱を通り抜けることを可能にすることを知っているでしょう。
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