メール処理を時短する7つの効率化テクニック|受信箱を素早く片付けるコツ

私たちの生活はコミュニケーションを中心に回っており、それなしには何も成し遂げられません。Eメールは、生活を楽にするために生まれたコミュニケーションツールです。手紙を書いたり、電話や対面で相手をつかまえたりする代わりに、数行入力するだけで用件を済ませられます。

しかし、Eメールは大きな時間の浪費源にもなり得ます。これは主に、誤った使い方をしている場合に起こります。不要なメールが届いたり、件名が内容と合っていなかったり、必要以上に長文だったりするのはよくある話です。また、自分自身の使い方に問題があるケースもあります。例えば、メールをその場で処理せず、受信箱をToDoリストや読書リスト代わりに使ってしまうことです。重要なのは、習慣を見直し、いくつかの鍵となる効率化のコツを徹底的に取り入れれば、メール処理は格段に速くなるということです。

メールの処理時間をスケジュールする

メール対応が苦痛だったり、受信箱を空にするのに毎回膨大な時間がかかったりするなら、処理時間をスケジュールに組み込みましょう。1日2回、決まった時間帯にメールを処理することをおすすめする人もいます。時間を確保することには大きなメリットがあります。タスクに集中するための時間枠と心の余裕が生まれるうえ、実際にどれだけの時間をメールに費やしているのかも把握できるからです。

ただし、1日2回しかメールを確認しない方法は万人向けではありません。常に最新状況を把握する必要があり、1日に何度もチェックしなければならない場合は、朝と夜のメール処理に加えて、毎時数分間の確認時間を設けましょう。こうした短い「メール処理スプリント」は、緊急のメールへの返信や、情報収集が必要だったメールへの返信を行う絶好の機会になります。

目指すのは、次のような流れを作ることです。

• メール時間をスケジュールして制限時間を設定する
• その制限内で収める意欲を持つ
• 処理速度を少しずつ上げる
• スケジュール上の自由な時間を徐々に増やす

このマインドセットは集中力と効率を高めてくれます。本記事の他のコツと組み合わせれば、これまでにないスピードでメールをさばけるようになるでしょう。

開いたメールはその場で処理する

開いたすべてのメールには、何らかのアクションが必要です。すぐに行動すれば、同じメールに二度と向き合わずに済むため時間の節約になります。さらに、受信箱を1日最低1回は空にできるのは、思っている以上に爽快な体験です。

開いた各メールについて、可能ならすぐに行動し、必要ならタスクを予定に組み込み、その後アーカイブまたは削除しましょう。すぐの行動とは、迅速な返信、簡単な電話、カレンダーへの日程登録、ToDoリストへのタスク追加、後で読む資料のファイリングなどを指します。すぐに返信や対応ができない場合は、返信の下書きを作成し、必要な作業をタスクとしてスケジュールします。いずれの場合も、すべてのメールを受信箱から出すことが鉄則です。

ちなみにGmailでは、すべてのメールに固有のURLが割り当てられています。ただし、それでメールをブックマークするのは避けましょう。代わりに、そのリンクをToDoリストの該当タスクやカレンダーの予定に貼り付けてください。受信箱の中でメールを追いかけ続けるよりも、はるかにスマートな管理方法です。

時間を最大限に活用するために心がけたいポイントは以下の通りです。

• 開いたすべてのメールに必ずアクションを起こす
• タスクや日程をToDoリストやカレンダーに移す
• 参照用にメールのURLを添える
• 可能ならその場で返信する
• 難しければ下書きを作成してタスク化する
• 開いたメールはすべてアーカイブまたは削除する
• 下書きフォルダとタスクリストを1日1回見直す

フィルターとラベルを活用する

多くの人が受信箱にメールを溜め込んでしまうのは、管理のための良い方法を知らないからです。これは散乱を招き、時間が経つほど目的のメールを見つけにくくします。Gmailなら、強力な検索機能を使えばどんなメールでも簡単に探せます。あるいは、ラベルを付けて素早く見つけられるようにしたり、フォルダへ振り分けて後で取り出せるようにしたりすることも可能です。

手動での仕分けに頼る代わりに、フィルターを設定して、通知、メルマガ、ダイジェスト、特定の人物からのメールなど、定期的に届くメールを自動処理するのがおすすめです。送信元ごとに個別のフィルターを作るのではなく、メールの種類ごとにエイリアス(別名アドレス)を作成し(例：フォーラム通知用、ニュースレター用)、宛先アドレスに基づいて振り分けると効率的です。こうしたメールを専用フォルダへ直接送れば、受信箱が埋まることも、処理に時間を取られることもなく、時間のあるときに読めばよくなります。

メール管理のベストプラクティスは次の通りです。

• メール検索の方法をマスターする
• ラベルを活用する
• メールをフォルダに仕分ける
• 可能な限り自動フィルターを導入する
• 即対応が不要なメールは受信箱をバイパスさせる

受信メールそのものを減らす

毎日受信箱を整理し始めると、どのメールが本当に不要なのかが見えてきます。読まないメールや読む時間のないメールに対して、フィルターで流すだけでなく、思い切って行動しましょう。読んだことのないメルマガを購読解除したり、友人にジョーク画像の転送を控えるよう伝えたり、同僚に重要案件のみCCしてもらうよう頼んだりすることです。

要するに、不要なメールには正面から対処し、購読解除は徹底し、どうしても必要ならゴミ箱直行のフィルターを設定する、ということです。

模範を示す:自分のメールは明確かつ簡潔に

凝ったメールを作成するのには時間がかかり、読んで処理する側にも時間がかかります。自分と相手の双方の時間を節約するために、メールは明確かつ簡潔に書くことを心がけましょう。

まずは良い件名から始めます。件名がメールの内容を正確に反映しているかを必ず確認しましょう。1通につき1つの話題に絞れば、件名も書きやすくなります。そして本文は簡潔に。「1文ポリシー」まではおすすめしませんが、日常業務のメールは短くて十分です。送信前に思考を整理し、伝えたいことの本質だけを抽出してから送りましょう。

次のようなメールは、受け取り手にきっと喜ばれます。

• 内容がひと目で分かる明確な件名
• 1通につき1つの話題
• 要点を明快に表現した本文
• 1〜5文程度に収めた分量

定型文(テンプレート返信)を活用する

ほぼ同じ内容の返信を求めるメールを大量に受け取る場合は、テンプレートを作成して定型返信を設定しましょう。大幅な時間節約につながり、Gmailでは非常に簡単に設定できます。定型返信でメールをより速く、より上手に書く方法については、専用記事で詳しく解説しています。

キーボードショートカットを使う

ほとんどのメールソフトにはキーボードショートカットが用意されています。例えばGmailには、返信(r)、全員に返信(a)、削除(SHIFT+3)、アーカイブ(e)などのショートカットがあります。便利なGmailショートカットをまとめたPDFも公開しています。なお、設定画面からショートカット機能を有効化する必要がある場合がある点に注意してください。お好みのメールクライアントのショートカットを数分学ぶだけで、毎日のメール処理速度は大きく変わります。

メールをさらに効果的に活用したい方は、以下の関連記事も参考にしてください。

まとめ

Eメールは、あなたに奉仕するためのコミュニケーションツールでありあって、人生を支配するものであってはなりません。このツールで何を達成したいのか、時間をどう使いたいのかを明確にし、迅速なメール処理の妨げになるものは自動化するか排除しましょう。正しく運用すれば、受信箱を空にするのに大した時間はかかりません。良いルーティンが一度身につけば、数時間あるいは1日メールをチェックしなくても、より重要な仕事に集中できるようになります。受信箱がどれだけ溢れていても、自分のルーティンならあっという間に片付けられる——そんな自信を持てるはずです。

ここで紹介しきれていないメール処理のコツがあれば、ぜひコメントで教えてください。

画像クレジット:Email Logo via Shutterstock、Clock & Email via Shutterstock、Inbox via Shutterstock、Incoming Email via Shutterstock、Speech Bubbles via Shutterstock