定型返信をクリエイティブに活用してメール業務を効率化する4つの方法

効率化とは、適切なタイミングで物事を行い、自動化できるものは自動化し、まとめて一気に処理することです。効果的に仕事ができているなら、それは正しいやり方を選んでいる証拠です。だからこそ、メールフィルターを活用し、メールに充てる時間をあらかじめ決めておくことが大切なのです。さらに便利なテクニックとして、よく書くメールには「定型返信(定型文)」を用意しておきましょう。

ここでは、定型返信のクリエイティブな活用アイデアをご紹介します。

季節のご挨拶・誕生日のお祝いなど特別な行事のメッセージ

メリークリスマス、あけましておめでとうございます、ハッピーイースター、そしてお誕生日おめでとうございます。年次の挨拶を送る時期になると、同じような文言を壊れたレコードのように繰り返していないでしょうか?周囲と被らない個性的な挨拶文をさらっと書ける人は、羨ましく感じるものです。書き手が工夫を凝らしたオリジナルの挨拶は、記憶に残りやすく、より心のこもった印象を与えます。

これが定型返信と何の関係があるのか?実は、誰もが常にクリエイティブでいられるわけではありませんし、そもそも多くの挨拶文はどこかから借りたものばかりです。時間を確保して、気に入った挨拶文を集めたり、自分で書いたりして、それぞれのメールテンプレートにコピーしておきましょう。他の人のオリジナリティあふれる挨拶を目にしたら、自分のリストに追加し、インスピレーションの源となった人物もメモしておくと良いでしょう。なお、メールテンプレートはテキストだけに限りません。特別な行事向けのGIF画像やリンクを集めておくのもおすすめです。

大切な人へ挨拶を送る時期が来たら、コレクションの中からアイデアを取り出しましょう。創作意欲があるときは、既存の文章をアレンジしたり、新しい要素を加えたりできます。時間がないときは、リストから素敵な挨拶をコピー&ペーストして、次の作業へサクッと進みましょう。

署名の使い分け

ほとんどのメールソフトでは、「送信用」メールアドレスごとに個別の署名を設定できます。しかし、複数の役割を掛け持ちしているのに、メールアドレスは1つしか使っていない場合はどうすればよいのでしょうか?そんなときは、定型返信を使って複数のメール署名を切り替える方法を試してみてください。汎用的なメッセージやお気に入りの名言をローテーション表示させれば、相手はあなたの署名に飽きることがありません。名言で署名をカスタマイズするサードパーティ製ツールに頼りたくない場合にも有効な手段です。ただし、メール署名が相手に正しい印象を与えるものになっているかは、必ず確認しておきましょう。

繰り返し送るビジネスメール

同じ説明をしたり、同じ情報を共有したりすることが多いなら、テンプレートを作成して定型返信として保存しておくべきです。例えば、ネットショップを運営していて同じ質問を頻繁に受けるなら、FAQを作成し、新しい質問への回答を随時追加していくとよいでしょう。長期的に見れば、Web上にFAQページを設置し、そのURLを定型返信に含める方がさらにスマートです。テンプレートは時間をかけて磨き上げ、用途に応じてカスタマイズすれば、よりパーソナルな印象を与えられます。

自動返信の設定

手動で送るテンプレートよりもさらに便利なのが、自動的に送信されるテンプレートです。Thunderbirdで自動応答を設定する方法や、Gmailのフィルター機能で自動返信を作成する方法は、すでにご紹介しました。その他の多くのメールソフトにも、同様の機能が搭載されているはずです。

ちょっとした裏ワザとして、メールの宛先エイリアスに基づいて自動返信をトリガーする方法があります。これを活用すれば、情報の保存や呼び出しが可能になり、パートナーと最新の買い物リストを共有することさえできてしまうのです。

定型返信に抵抗がありますか?

定型返信を使うことを恥ずかしく思う必要はありませんし、使っている人を責めることもありません。それは時間を最大限に活用するための正当な方法です。人生には、メールを書くこと以外にもっと楽しいことがあるはずです。

暇な日に少しだけ時間を投資してみましょう。送信済みフォルダを見直して、繰り返し使っている内容を洗い出し、定型返信として準備します。新しい表現に出会ったら、その都度登録していく習慣をつけると良いでしょう。そして定型返信を使うときは、忘れずにひとこと添えて個性をプラスしてください。画面の向こうにいる人のことを、本当に気にかけているのはあなた自身なのですから。