メールの生産性のために定型応答をクリエイティブに使用する4つの方法

効率とは、適切なタイミングで物事を実行し、できることを自動化し、それらを一度に実行することを意味します。あなたが効果的であるならば、あなたは正しいことをしている。そのため、電子メールフィルターを使用して、電子メールの時間をスケジュールする必要があります。 1つの秘訣は、頻繁に作成するメールに対して定型の応答を準備することです。

これがあなたのインスピレーションのリストです。

季節のご挨拶、誕生日の願い、その他の特別な行事

メリークリスマス、明けましておめでとう、ハッピーイースター、そしてお誕生日おめでとうございます。年に一度の挨拶を送るときは、壊れたレコードのように、同じ言葉を何度も繰り返すでしょう。他の人のように聞こえることなく、それらの線をペンで書くことができる人々を賞賛しませんか？作家が準備にいくつかの考えを入れるので、元の挨拶はより記憶に残り、意味があります。

これは、定型応答と何の関係がありますか？まあ、誰もが常に創造的であるわけではありませんが、とにかくほとんどすべてがコピーされます。時間を取って、好きな挨拶を集めたり、自分で書いたり、それぞれのメールテンプレートにコピーしたりします。他の誰かによる元の挨拶に気付いたときはいつでも、それをあなたの成長するリストに追加し、誰がそれを刺激したかをメモしてください。メールテンプレートはテキストだけに限定されないことに注意してください。特別な日のためにGIFやリンクを収集することもできます。

大切な人に挨拶をするときは、コレクションに飛び込んでアイデアを探すことができます。クリエイティブな気分になったら、そこにあるものに基づいて構築するか、何か新しいものを追加します。時間に追われたら、リストから素敵な挨拶をコピーして貼り付け、次に進みます。

署名

ほとんどの電子メールプログラムでは、さまざまな「送信元」電子メールアドレスに個別の署名を設定できます。しかし、多くの帽子をかぶっていて、1つの電子メールアドレスのみを使用している場合はどうでしょうか。既定の応答を使用して、複数の電子メール署名を切り替えてみてください。すべての目的のメッセージまたはお気に入りの引用のセットを循環する場合、連絡先が署名に飽きることはありません。これは、引用符で署名をカスタマイズするサードパーティの署名ツールに依存したくない場合です。メールの署名が正しい印象を残すことを確認してください。

繰り返しのビジネスメール

同じことを説明したり、同じ情報を共有したりすることがよくある場合は、テンプレートを設定して、定型の回答として保存する必要があります。たとえば、オンラインで物を販売していて、同じ質問を頻繁に受ける場合は、FAQを設定して、新しい質問への回答で更新することができます。長期的には、WebベースのFAQページを設定し、代わりに定型応答にURLを追加する方が賢明です。時間をかけてテンプレートを完成させ、用途ごとにカスタマイズして、よりパーソナルなサウンドにすることができます。

自動応答

手動で送信されるテンプレートよりもさらにクールで、自動的に送信されるテンプレートです。 Thunderbirdで自動応答を設定する方法と、Gmailフィルターを使用して自動電子メール応答を作成する方法を示しました。そして、この機能は他のほとんどの電子メールプログラムにあるはずです。

巧妙なトリックの1つは、電子メールの送信先のエイリアスに基づいて自動応答をトリガーすることです。これを使用して、情報を保存およびアクセスできます。現在の買い物リストをパートナーと共有することもできます。

缶詰の回答は好ましくないと思いますか？

缶詰の応答を使用することに気分を害したり、使用した場合に誰かをラップしたりしないでください。それはあなたの時間を最大限に活用する方法です。人生には、メールを書くよりも良いものがあります。

遅い日の間に時間を投資します。送信されたフォルダをスキャンして、繰り返しのコンテンツがないか調べます。既定の応答を準備し、新しいコンテンツに出くわしたときにそれらを設定します。缶詰の応答を使用するときは、それに個人的なタッチを与えることを忘れないでください。結局のところ、あなたは画面の反対側にいる人間を気にしますね？