Gmailで「定型応答」を使って複数の署名を切り替える方法

Gmailの署名は、送信するすべてのメールに自分らしさを添えられる便利な機能です。しかし、ひとつだけ不便な点があります。Gmailでは1つのアカウントにつき設定できる署名が1つだけという制限があるのです。

この制限はサードパーティ製ツールを使えば回避できますが、実はGmailの標準機能だけで賢く乗り越える方法もあります。それが「定型応答（Canned Responses）」です。定型応答とは、繰り返し使う文章をあらかじめ書式付きで保存しておけるテンプレート機能のこと。これを署名として活用する手順を紹介します。

Gmailで定型応答を署名として使う手順

まずGmailの設定で「定型応答」を有効にしてから、署名として登録していきます。

1. 画面右上の歯車アイコン ＞ 設定をクリックします。
2. Labsタブを開き、実験的機能の一覧から定型応答を有効にします。
   
3. ページ下部の変更を保存をクリックし、受信トレイに戻ります。
4. 新しいメッセージを作成し、署名にしたいテキストを入力して書式を整えます。
5. 画面右下にあるその他のオプション（下向き矢印）をクリックします。
6. 定型応答 ＞ 保存 ＞ 新しい定型応答を選択します。
   
7. 名前を付けて保存するボックスが表示されるので、それぞれの署名にわかりやすいラベルを付けましょう。たとえば「プライベート用」「家族用」「会社用の署名」などがおすすめです。

これで準備は完了です。以降は新しいメールを作成するたびに、同じ「定型応答」メニューを開き、今度は挿入グループから保存済みの署名を選択すればOKです。ただし、件名欄には設定した署名名が自動的に入力されるので注意してください。また当然ながら、通常のデフォルト署名と違い、この方法は自動挿入されません。メールごとに手動で適切な署名を選ぶ必要があります。

補足として、現在の新版Gmailでは、この機能は「テンプレート」という名称で提供されており、設定 ＞ 詳細 ＞ テンプレートから有効化できます。基本的な使い方は同じなので、旧版・新版どちらでも同様の手順で活用できます。

おすすめの運用方法は、普段遣いにはGmailの標準の自動署名を設定しておき、特別な場面でのみ使う署名をいくつか定型応答として保存しておくことです。もう一つの選択肢として、WiseStampのようにGmailで複数署名をサポートする外部ツールを利用するのも有効です。

あなたはGmailで複数の署名が必要ですか？サードパーティ製ツールに頼っていますか？それともMicrosoft Outlookのようなメールクライアントを使っていますか？ぜひコメントで教えてください。