Gmailのメールエイリアス活用術：覚えておきたい3つの使い方

Gmailのメールエイリアス機能を使えば、アカウントを新しく登録し直すことなく、手軽に新しいメールアドレスを手に入れることができます。

エイリアスの作り方は非常にシンプルです。Gmailのユーザー名に「+（プラス）」記号と、好きなキーワードを付け加えるだけ。この新しいアドレス宛てに送信されたメールは、これまでどおりGmailの受信トレイに届きますが、「To（宛先）」欄には普段使っているメインアドレスとは別のアドレスが表示されます。

ここでは、この機能を上手に活用してGmailの受信トレイをより快適に管理するための方法を紹介します。

1. タスクのリマインダーとして活用する

「あれをしなきゃ」というタスクは、どこかに書き留めるまで、何度も頭に浮かんでくるものです。ありがたいことに、今の時代はスマートフォンさえあれば、いつでもどこからでもToDoリストを確認・更新できます。

では、スマホが手元にないときはどうすればいいのでしょうか。そんなときこそ、Gmailのエイリアスが役立ちます。専用のエイリアス（例：muoreader+work@gmail.com）を作っておけば、どんな端末からでもそのアドレスにメールを送るだけで、自分自身にタスクのリマインダーを送れます（アドレスの「+work」の部分がエイリアスにあたります）。

Gmailフィルタを作成する

タスクのリマインダーメールを、専用ラベル（例えばToDoなど）に自動的に振り分けたいなら、フィルタを設定しておくのがおすすめです。フィルタを作成するには、まずGmail画面右上のプロフィール画像の下にある歯車アイコンをクリックし、メニューから[設定]を選択します。

次に、設定画面の[フィルタとブロック中のアドレス]タブに切り替え、既存のフィルタ一覧の下にある[フィルタを作成]というリンクをクリックします。

フィルタの条件としては、タスク用に使いたいエイリアスを[To]欄に入力して[フィルタを作成]をクリックします。続いて表示されるダイアログで[ラベルを付ける]にチェックを入れ、プルダウンメニューから適切なラベルを選択または新規作成しましょう。最後に[フィルタを作成]ボタンをクリックして完了です。

ToDoラベルの下に集まったリマインダーメールの一覧を、そのままToDoリストとして使ってもよいですし、お好みのToDoアプリにタスクを移してもかまいません。

Googleタスクを使っているなら、リマインダーのメールを開いて[タスクに追加]オプションを選べば、直接Googleタスクに追加できます。このオプションは[その他]メニューの中にあります。

必要なレベルの整理整頓ができるよう、エイリアスやラベルは自由にいくつでも作成してみてください。

2. プライベートなメールアドレスを隠す

仕事用のメールアドレスや個人的なメールアドレスを他人に知られたくない場合にも、エイリアスが役立ちます。

例えば、日中は職場で特定のメールを受け取りたいけれど、勤務先のメールアドレスは教えたくない、といったケースを考えてみましょう。その場合のポイントは次の3ステップです。

1. 勤務先のメールアドレスの代わりに、Gmailのエイリアスを共有する。
2. Gmailアカウントに、勤務先のメールアドレスを転送先として登録する。
3. エイリアス宛てに届いたメールを勤務先のメールアドレスに転送するフィルタを作成する。

それぞれの手順を詳しく見ていきましょう。

まず、勤務先のアドレスの代わりに共有するエイリアスを決めます（ここではmuoreader+vip@gmail.comを使用します）。

次に、Gmailの設定を開き、[転送とPOP/IMAP]タブに切り替えます。[転送]セクションの[転送先アドレスを追加]をクリックし、ポップアップダイアログに勤務先のメールアドレスを入力します。画面の指示に従ってアドレスを追加・認証してください。

このとき、[転送を無効にする]ラジオボタンが選択されたままにしておきましょう。すべてのメールではなく、特定のメールだけを転送したいからです。

続いて、[To]欄にエイリアスを指定したGmailフィルタを作成します。Gmailに実行させたいアクションを指定する際には、[次のアドレスに転送する]チェックボックスを選択し、プルダウンメニューから必ず勤務先のメールアドレスを選んでください。

このフィルタを設定しておけば、共有したGmailエイリアス宛てに届いたメールが、自動的に勤務先のメールアドレスへ転送されるようになります。

同じ手法は、他のプライベートなメールアドレスへの転送にも応用できます。もし不適切なメッセージや受け取りたくないメールが届くようになったら、フィルタを削除すればそれで終わりです。

3. 必要なときに大事なデータへアクセスする

ここまで、エイリアスを使ってタスクのリマインダーを集める方法を見てきました。今度は、誕生日リスト、毎週の買い物リスト、サーバー名、ハウツーメモなどを、エイリアスで呼び出せるようにしてみましょう。エイリアスと定型文（テンプレート）を組み合わせれば、さまざまなリストやメモを作成でき、どこからでもメール1通でアクセスできるようになります。

基本的な考え方は以下の3ステップです。

1. アクセスしたいデータを含んだ定型文（テンプレート）を作成する。
2. データにアクセスするためのエイリアスを決める。
3. エイリアス宛てにメールが届いたら、Gmailが定型文で自動返信するフィルタを作成する。

定型文の作成方法を、誕生日リストを例に説明します。

Gmailで[作成]ウィンドウを開き、手元に置いておきたい誕生日の情報を入力または貼り付けます。下書きをテンプレート（定型文）として保存するには、[その他のオプション]＞[定型文]から該当するオプションを探してください（[その他のオプション]ボタンはゴミ箱アイコンの横にあります）。なお、最新版のGmailではこの機能は「テンプレート」という名称になっています。

ここではテンプレート名を「List of Birthdays（誕生日リスト）」とします。テンプレートの更新も簡単です。Gmailは毎日チェックするものなので、誰かの誕生日を追加・削除したくなったら、新規メールを作成して定型文を開き、誕生日リストのテンプレートを必要に応じて編集するだけです。

サンプルのエイリアスはmuoreader+birthdays@gmail.comとしましょう。次に、[To]欄にこのエイリアスを指定したフィルタを作成します。そして、Gmailに実行させるアクションとして[定型文を送信]チェックボックスを選択し、プルダウンメニューからList of Birthdaysを選びます。

このフィルタを設定しておけば、エイリアス宛てにメールを送るたびに、GmailがList of Birthdaysの定型文で自動返信してくれます。なかなか便利ですよね（送信するメールの件名や本文は問われません）。

Gmailのメールエイリアスを自由に活用しよう

エイリアスを使えば、新しいメールアドレスを瞬時に作成でき、Gmailの受信トレイも整理しやすくなります。受信トレイも生活も思いどおりに整えるために、どう創意工夫するかはあなた次第。まずはどこから始めればよいか、もう分かりましたね。