Googleの無料ツールを組み合わせて時間を最大化する方法｜生産性アップの実践テクニック

1日の時間や1週間の日数を増やすことはできない以上、多くの人は週40時間という限られた労働時間の中で、やるべきことをすべてこなさなければなりません。時間管理と生産性向上のベストな方法をお探しなら、Googleが提供する無料ツール群ほど頼れる存在はありません。

本記事ではGoogleのツールをベースにご紹介しますが、ここで挙げるアイデアの多くは、他の生産性向上ツールにも応用可能です。

メール対応の時間を確保する

担当する業務によっては、ビジネスメールへの対応が1日の大部分を占めることもあるでしょう。メッセージの作成や返信は必須の作業ですが、集中力を削ぐ原因にもなりがちです。例えば、重要なビジネス文書を作成中に、受信箱へ次々と届く通知に気を取られ、作業が何度も中断されてしまう——そうなると、大事な文書は後回しになり、完成までにかかる時間もどんどん伸びていきます。

そこでおすすめなのが、毎日メール処理専用の時間帯をあらかじめ決めておくことです。もちろん、緊急性の高いメッセージは優先的に対応すべきですが、後回しにできるものは思い切って後回しにしましょう。

カレンダーに予定として登録する

Googleカレンダーでは、リマインダー付きの繰り返し予定を作成することで、メール対応の時間を簡単にブロックできます。カレンダーを同僚と共有していれば、その時間帯は他のメンバーにも「予定あり」と表示されるので便利です。手順は、カレンダーで日時を選択し、予定に名前を付けて、リマインダーと繰り返しを設定し、「作成」をクリックするだけです。

後で対応するメールにスターを付ける

Gmailを業務で使っているなら、確保した時間帯に処理すべきメールを簡単に管理できます。最もシンプルなのが、目についたメールにフラグを付けておく方法です。Gmailには「スター」と呼ばれる便利なマーカー機能が複数用意されています。

使いたいスターを選ぶには、右上の設定（歯車アイコン）をクリックし、全般タブを開きます。スターの項目までスクロールし、使いたいスターを「未使用」から「使用中」へドラッグしましょう。あとは、フラグを付けたいメールの横にある星マークをクリックすれば、目的のスターが表示されるまで押し続けるだけでOKです。

GoogleカレンダーとGmailをこのように組み合わせれば、メール対応の時間をスマートに整理できます。

空き時間を可視化する

1週間の勤務計画を立てることは、時間管理の基本です。限られた稼働時間を最大限に活かせているか、常に意識しておきたいところですね。Googleカレンダーなら、日表示・週表示・月表示・就業週表示を切り替えながらスケジュール全体をひと目で把握でき、標準搭載の機能を使えば自分の空き状況も簡単に共有できます。

予約枠機能を活用する

同僚に自分の空き時間を伝えるのに便利なのが、Googleカレンダーの「予約枠」機能です。なお、この機能を利用するには職場または学校のアカウントが必要なので注意してください。通常の予定登録とは異なり、予約枠では「埋まっている時間」ではなく「対応可能な時間」を提示する形になります。

例えば、午後1時〜4時に面談を受け付けたい場合は、以下の手順で設定します。

1. カレンダーを日表示または週表示に切り替えます。
2. 空いている日時をクリックします。
3. ポップアップウィンドウで予約枠を選択します。
4. 枠に名前を付け、種類を選んで作成をクリックします。詳細を追記したい場合は、作成の代わりに詳細を編集を選びましょう。

予約枠機能が使えない環境でも、先ほど紹介したメール時間のブロックと同じ要領で「忙しい時間」を登録すれば、結果的に空き時間を示すことができます。

会議の時間を最適化する

会議の調整を日常的に行っているなら、GoogleドキュメントとGoogleカレンダーを組み合わせて、準備プロセスをぐっとスムーズにしましょう。

議題と議事録をひとつのドキュメントで管理

計画も構成もないまま始まる会議ほど非効率なものはありません。まずは会議の議題を作成し、カレンダーの招待状に添付するところから始めましょう。Googleドキュメントには、議題と議事録を一体化したオールインワン型のテンプレートが複数用意されています。

GoogleアカウントでGoogleドキュメントにサインインしたら、上部のテンプレートギャラリーをクリックします。仕事カテゴリまでスクロールすると、3種類の会議メモテンプレートが見つかります。どれにも出席者・議題・メモ・アクション項目といった基本項目が含まれており、違いはデザインだけです。

会議の招待状を作成する

議題が整ったら、Googleカレンダーで会議の招待状を作成します。

カレンダーで会議の日時を選択し、詳細を編集ボタンをクリックします。編集画面が開いたら、右側にあるゲスト欄に参加者のメールアドレスを入力しましょう。

議題を添付するには、説明欄の下にある添付ファイルを追加をクリックし、該当ファイルを選択するだけです。

タスクとリマインダーを使い分ける

GoogleタスクはシンプルなToDo管理に便利なツールですが、代わりにGoogle Keepを使えば、より多彩な機能を享受できます。しかも、カレンダー上でGoogleタスクとGoogle Keepのリマインダーを素早く切り替えることも可能です。

Google Keepでタスクを管理する

Google Keepなら、メモをそのままタスクやToDoリストに変換できます。さらに、リマインダーの設定、チェックリストの作成、画像の添付、手書きメモの追加、同僚とのリアルタイム共同編集など、タスク管理に役立つ機能が豊富に揃っています。

加えて、メモをピン留めしてリストの最上部に固定すれば、優先度の高い項目を見逃しません。タグや色分けを活用すれば、整理整頓も格段に楽になります。小規模なプロジェクトや日々のタスク管理にGoogle Keepをまだ試したことがないなら、ぜひ一度使ってみてください。

タスクとリマインダーを切り替える

Googleカレンダーでタスクとリマインダーを切り替えるには、まずメインのカレンダー画面を開きます。左側のマイカレンダーにあるタスクの横の矢印をクリックし、リマインダーに切り替えるを選択しましょう。これで、Google Keepで設定したリマインダーがカレンダー上に表示されます。

元に戻したいときは、同じ手順でタスクに切り替えるを選ぶだけ。画面右側にいつものようにGoogleタスクが表示されます。

1週間の計画を前もって立てる

Googleのツールなら、1週間の勤務計画をどこからでも立てられます。ソファでくつろぎながらでも、テラスでのんびりしながらでも、スマホやタブレットを取り出して必要なアプリを開くだけです。

パソコンを起動する必要すらありません。Googleカレンダー、Google Keep、Googleドキュメント、Gmailは、AndroidとiOSの両方に対応した無料アプリとして提供されています。

• Googleカレンダー：Android版（無料）／iOS版（無料）
• Google Keep：Android版（無料）／iOS版（無料）
• Googleドキュメント：Android版（無料）／iOS版（無料）
• Gmail：Android版（無料）／iOS版（無料）

週末のうちにスケジュールを準備・見直しておけば、しっかりとした1週間の計画が手に入るだけでなく、月曜朝の出社前に一歩リードした状態でスタートを切れます。

あなたの時間管理に役立っているGoogle機能は？

Googleの製品ラインナップは非常に豊富なので、複数のサービスを併用している方も多いのではないでしょうか。今回ご紹介したヒントのように、複数のアプリを組み合わせることが、生産性向上の鍵になります。

時間管理に特に役立っているGoogleの機能はありますか？ぜひコメント欄であなたの活用術を教えてください！