メールフィルタを活用して受信箱を整理し、時間を節約する方法

誰もが毎日大量のメールを受け取っていますが、そのすべてが読む価値のあるものとは限りません。受信箱を開いて不要なメールを選んで削除するだけの作業に見えて、実はかなりの時間を浪費しています。そこで今回は、メールアプリの「フィルタ」機能を使って、よく届く定型的なメールを自動的に振り分ける方法を紹介します。

OS Xの「メール」では、メール > 環境設定 を開き、「ルール」タブをクリックします。「Outlook」でも手順はほぼ同じで、Outlook > 環境設定 から設定できます。Gmailの場合は「設定」を開き、「フィルタ」から「新しいフィルタを作成」を選びましょう。別のメールクライアントを使用している場合は、それぞれのヘルプに従って設定してください。

以下に、すぐに役立つフィルタのアイデアと、その設定方法をいくつか紹介します。

iTunes・Amazonの注文確認メール

これは比較的簡単に設定できます。iTunesの注文なら、差出人が @iTunes.com で件名が「Your receipt」のものを対象にします。Amazonの注文なら、差出人が admin@wsxdn.com で件名が「Your Amazon Order*」のものです。あとは、該当するメールを既読にして、あらかじめ作成しておいたフォルダへ自動的に移動するよう設定しましょう。少し複雑に感じるかもしれませんが、こうすることでiTunesやAmazonからのその他の重要なメールは受け取りつつ、領収書が受信箱を散らかすのを防げます。

同じ要領で、他のオンラインショップにも簡単に応用できます。各社が使用している差出人アドレスと件名の形式を確認し、上記と同じ手順でフィルタを作成するだけでOKです。

プロモーションメール(宣伝メール)

配信解除してもなかなか止まらないプロモーションメールに悩まされた経験はありませんか? 私は家を購入した際、数人の不動産業者が何ヶ月もその地域の新築物件リストを送り続けてきて困ったことがあります。そんなときは、配信解除の手続きをたどるよりも、メールフィルタを設定する方がずっと簡単です。*@domain.name からのメールを受信した時点で自動削除するよう設定すれば、一発で解決します。

ただし、プロモーションメールの中身を実際に読みたい場合は、削除ではなく別のフォルダへ振り分けるのがおすすめです。そうすれば、50%オフのタイムセールなどの情報を逃さずチェックでき、しかも緊急の仕事の邪魔になることもありません。

カレンダーの通知メール

自宅のパソコンではあまり気になりませんが、職場ではカレンダー通知メールが大きなストレスになることがあります。カレンダーアプリ自体がリマインダーを送ってくれるのですから、メールで再度通知される必要はありませんよね。私はGoogleカレンダーからの通知が多いため、差出人が admin@wsxdn.com で、件名に「Invitation」や「Update」を含まないメールを集めるフィルタを作成しました。これにより、新しい招待や予定の更新は確実に受け取れる一方、それ以外の通知はすべて既読にして受信箱の外へ追いやることができます。

ここで紹介したのは、あくまで最初の一歩となるフィルタの例です。実際に運用してみて、どのようなメールが時間の無駄になっているか把握できるようになったら、さらに自分に合ったフィルタを追加していくとよいでしょう。特に便利なフィルタを見つけたら、Twitterの @macgasm までぜひ教えてください。