Gmailでグループメールを作成・活用する方法を徹底解説

グループは現代のデジタル生活のあらゆる場所に存在します。FacebookやWhatsAppといったソーシャルアプリでは、グループ機能はもはや当たり前の存在です。では、老舗のメールサービスであるGmailも例外であってよいのでしょうか?実は、Gmailのグループメールを活用すれば、宛先を一件ずつ入力する面倒な作業から解放されます。しかも、それ以外にも見逃せないメリットがたくさんあるのです。

グループメールは、単なるメールアドレスの羅列ではありません。まずはGmailで最初のメールグループを作成する手順を確認したうえで、その便利な活用術まで詳しく見ていきましょう。

Gmailで素早くグループメールを作成する方法

同じメンバーに何度もメールを送ることが多いと気づいたら、その瞬間にメールグループを作成してしまいましょう。メールグループとは、共通のやり取りができるメールアドレスの集まりのことです。Gmailの受信トレイを開き、以下の手順に従ってください。

1. GmailアカウントでGoogle連絡先にログインします。

2. リストからグループ化したい連絡先を選択します。名前とメールアドレスの横にあるチェックボックスにチェックを入れましょう。

3. 画面上部のグループ(ラベル)アイコンをクリックすると、ドロップダウンメニューが表示されます。

4. ドロップダウンメニューから既存のグループを選択するか、「新しいグループを作成」をクリックして、この連絡先たち専用の新しいリストを作成します。

5. ポップアップ表示されるダイアログに、新しいグループの名前を入力します。

6. 「OK」をクリックして保存します。作成したグループは画面左側の「連絡先」の下に表示され、連絡先リスト上でも各名前の横にグループ名のラベルが付与されているのが確認できます。

検索ボックスを活用して共通グループを作成する

Google連絡先の検索ボックスも、メールグループを効率的に作成できる便利な手段です。連絡先情報がGoogle連絡先できちんと整理されていれば、任意の検索条件をもとにグループを組み立てられます。

たとえば、下のスクリーンショットでは「メモ」フィールドに登録しておいたキーワードを使って、IT業界で働く友人だけを抽出しています。

あとは該当する連絡先を選択して、新しいグループを作成するか、既存のグループに追加するだけです。

同じ地域の出身者や同じ姓の人など、どんな条件でも共通リストを作成できます。だからこそ、日頃からGoogle連絡先を整理整頓しておくことが重要になるのです。

メールグループに連絡先を追加する方法

こうしたメールグループは、受信トレイを整理するための秘訣のひとつです。適切なグループにこまめに新しい連絡先を追加していけば、送信のたびにアドレス帳を探し回る必要がなくなります。連絡先の追加は、メインの「連絡先」リストからでも、グループ画面の中からでも、数回のクリックで完了します。

ここでは、グループ画面内から追加する手順を紹介します。

1. 左側のサイドバーから対象のグループを選択します。

2. 「“グループ名”に追加」と表示された人型アイコンをクリックします。

3. テキストボックスに相手の名前を入力し、Gmailが候補として表示するメールアドレスを選択して「追加」をクリックします。相手が複数のメールアドレスを登録している場合は、最初に登録されているアドレスが自動的に選ばれます。

また、個別の連絡先カードから直接、任意のグループに追加することも可能です。下の画面をご参照ください。

メールグループから連絡先を削除する方法

誤って間違った連絡先を追加してしまった場合や、メンバーを入れ替えたい場合もあるでしょう。グループからの削除は、チェックを外すだけで簡単に行えます。以下の手順に従ってください。

1. Google連絡先の左サイドバーからグループを選択して開きます。
2. 削除したい連絡先を一人以上選択し、名前の横にチェックを入れます。
3. 上部の「グループ」ボタンをクリックします。
4. 削除したいグループのチェックボックスのチェックを外します。
5. ドロップダウンメニューから「適用」をクリックします。
6. 連絡先が即座にリストから削除され、画面上部に確認の通知が表示されます。数秒以内であれば操作を元に戻すこともできます。

Gmailで配信リスト(メーリングリスト)を作成する

グループを作成すれば、それがそのままあらゆるコンテンツ向けの配信リストとして機能します。Google連絡先から直接メールを送ることもできますが、実際にはGmailから送信するケースがほとんどでしょう。

1. Gmailを開きます。
2. 「作成」ボタンをクリックします。
3. 「宛先」欄にグループ名を入力し始めると、Gmailがグループ名を自動的に候補表示してくれます。
4. グループ名を選択すると、登録されている全員のメールアドレスが宛先フィールドに一括で追加されます。

さらに、通常のメールアドレスと同じように、CC(カーボンコピー)やBCC(ブラインドカーボンコピー)フィールドにもGmailグループを指定できます。互いに面識のない複数の人へ一斉送信する場合は、BCCフィールドを使いましょう。受信者に表示されるのは自分自身のアドレスだけで、他の受信者のアドレスは隠されます。

Gmailの連絡先グループとGoogleグループの違い

GmailのメーリングリストとGoogleグループは、まったく別のサービスです。

Gmailの連絡先グループは個人利用を目的としたものである一方、Googleグループはオンラインのディスカッションフォーラムのような性格を持っています。Gmailのグループメールは連絡先を通じて管理され、所有権は作成者个人にあります。

一方、Googleグループではメールベースのグループを作成でき、すべてのメンバーや参加を申請したユーザーが利用できます。Gmailアカウントを持っていなくてもGoogleグループに参加できる点も大きな魅力です。志を同じくするチームにとって理想的なコラボレーションスペースとなるでしょう。また、Googleグループでは共有メールアドレスを持つコラボレーティブ受信トレイの作成や、Googleカレンダーの共有なども自由に行えます。

本記事ではGmailでのグループメールに焦点を当てているため、Googleグループについて詳しく知りたい方は、Googleの公式サポートページをご確認ください。

メールグループがもたらす生産性向上のメリット

Gmailのグループメールは、ビジネスチームのためだけのものではありません。趣味や学習など、共通の関心事を軸にどんなグループでも作成できます。目的ごとにカスタム連絡先グループを作っておくことをおすすめします。

• 勉強会のメンバーをまとめたい? → Gmailグループを作成しましょう。
• パーソナライズされたニュースレターを送りたい? → 配信リストとニュースレターテンプレートを組み合わせればOKです。
• イベントの開催が近づいている? → 配信リストがあれば、誰かを招待し忘れる心配はありません。
• Gmailで複数のメールアカウントを管理している? → カスタムグループメールを使えば、送信済みメールをきれいに整理できます。

配信リストとしてのメールグループは、Outlookではおなじみの機能です。少し工夫を凝らせば、Gmailも強力なデスクトップメールクライアント並みに使いこなせるようになります。今日から簡単に始められて、Gmailパワーユーザーへの第一歩となるはずです。