メールで上司になる：一日中かかることはありません
182,900,000,000通のメール。
1,829億。
これは、地球上のすべての人間の心ごとに25通以上のメールです。
そして、それが1日で送信されるものです（PDF）。
毎日送受信される電子メールの量が非常に多いことを考えると、この電子通信が私たちの多くにとって扱いにくくなっているのも不思議ではありません。しかし、心配しないでください。ここに、獣を飼いならすのに役立つ生産性の秘訣がいくつかあります。
定型応答を使用
これの重要性を強調することはできません。送信を拒否したり、同僚の努力を認めたり、簡単な挨拶をしたりする場合でも、同じ方法で多くのメールに返信する可能性があります。絶対に必要なことの1つは、最もよく使用するメールに対して定型の応答を作成することです。
Gmailやその他のメールクライアントで定型の返信を設定するのはとても簡単です。タイピストがどんなに速くても、マウスを2回クリックするより速くはありませんよね？時間を節約して、今すぐこれを実行してください。
過負荷に取り組む最良の方法は、最初にそれを整理することです。これは、受信トレイでフィルターとラベル/フォルダーを使用することを意味します。 Outlookにはフォルダーがあり、Gmailにはラベルがあり、両方にフィルターがあり、これらのフォルダーとラベルに電子メールを自動ルーティングするように設定できます。カスタムのニーズに応じて、Gmailで高度なフィルタを設定できます。実際、Gmailは、新しい優先トレイを使用してメールに注文を自動的に送信することを提案しています。
彼らはうまく設定して分類するのに少し時間がかかります、そして最初の月はあなたからの絶え間ない入力を必要とします。しかし、長期的には時間をかけるだけの価値はあります。急いでラベルやフィルターの下に物を置くのではなく、それについて考え、よく分類してください。これは、受信トレイが残りの人生で使用する自動化です。
メールをフィルタリングする前に、3段階のチェックを行うのが最善だと思います：
- このメッセージに最適なラベル/フォルダー名（存在するかどうかに関係なく）を自問してください。
- その名前がすでに存在するかどうかを確認し、存在しない場合は作成します。
- その名前を別のエンティティにするか、既存のフォルダの1つにサブカテゴリ化するかを自問してください。
これを定期的に行うと、受信トレイが魔法のようにきれいになります。
皆さんと一緒に言ってください。「あなたの受信トレイはあなたのやることリストではありません。」 GoogleのVivekHaldarはしばらく前にこれについて書いていましたが、私はこれ以上同意できませんでした。ハルダーの見解は次のとおりです。
電子メールは、やることリストにとってひどい場所です。 GTDを使ってメールを送信する方法がわかりません。電子メールは実行可能ではありません。それを読んで理解すると、明確な行動に終わる可能性がありますが、受信トレイはそれを突き刺す場所ではありません。
あなたのメールはコミュニケーションに関するものなので、それを伝えましょう。やることリスト用の素晴らしいアプリはたくさんあります。Any.doまたはWunderlistを強くお勧めします。
スパムフィルターにもかかわらず、ニュースレターやその他の迷惑メールが受信トレイを詰まらせているとは思わないでしょう。そして、混乱が蓄積し始めると、すぐに制御不能になる可能性があります。それを軌道に乗せないようにするには、登録解除を開始する必要があります。これを行うには、非常に簡単なトリックが1つあります。
メールクライアントで、「登録解除」という単語を検索するだけです。すべてのニュースレターの最後に追加されるため、受信トレイにあるすべての大量メールのリストが突然表示されます。次に、それらを1つずつ開いて、購読を解除します。これを行うときは、Gmailのプレビューペインを使用して処理を高速化することをお勧めします。
メーリングリストからすばやく退会したり、メールダイジェストにまとめたりするためのアドオンやサービスもあります。
これは大きな問題であり、過去1年間に受信トレイの過負荷を把握するのに役立っています。 BBCフューチャーのトムスタッフォードは、メッセージを開くときに自分自身に尋ねる1つの黄金の質問を提供しました：
「受信トレイにこの情報がなかったら、探しに出かけますか？」
答えが「いいえ」の場合は、返信を押したり、開かずに削除を押したりしないでください。とても簡単です。いいえ、あなたは巨大なものを見逃すことはありません-私は1年間それをやっていて、それは実際に機能します。スタッフォードによる説明は次のとおりです。
これは、グループの電子メールと常に続く返信のなだれほど明白なところはありません。すべての電子メールに返信する必要はないこと、多くの問題は他の人が対処する必要があること、そして対処する必要があることを思い出して、反撃してください。 「受信トレイにこの情報がなかったら、探しに出かけますか？」と自問してみてください。ほとんどの場合、答えはおそらく「いいえ」であり、それは他の誰かがあなたの注意を制御していることを示しています。
誰もが混乱を管理するための独自の電子メールハックを持っており、学ぶための最良の方法はそれらを共有することです。みんなのための独自のGmailガイドもあります。プロユーザーからのアドバイスと同様に、それは役に立ちます。スタッフォードがその記事を書いていなかったとしたら、私はまだメッセージに溺れていたでしょうし、それについて彼に永遠に感謝しています。
では、メールの過負荷をどのように処理しますか？皆さん、ここに間違った答えはありません。
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電子メールの送信をセキュリティ違反に変えないでください
あなたが知っている誰かが偶発的な返信すべての影響を受けている可能性があります。これは恥ずかしい、そして完全に予防可能な状態であり、非常に一般的です。誤って[全員に返信]を押すだけで、同僚のところに来て、患者の名前を共有し、メールアドレスを公開しました。 1997年、Microsoftは、推定1,500万通のメールを含む偶発的な返信すべての発生に耐えました。 それは必ずしも困惑だけではありません。あなたは実際にすべての返信の有害な使用で深刻なセキュリティ違反に苦しむ可能性があります。アカウント情報や企業秘密を送信し、コピーされるべきではない人を誤って含めると、深刻な問題が発生する可能性がありま
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Windows10のOfficeアプリを見てみましょう
Microsoft Officeを使用する場合、最大の課題の1つは、最近アクセスしたすべてのドキュメントを1か所で表示することです。作業中のWord文書、または電子メールでアクセスしたプレゼンテーションの場合があります。その上、必要なときにアプリケーションを見つけるには少し手間がかかります。 MicrosoftはOfficeアプリを導入しました 2月のWindows10で、最も使用されていないアプリの1つです。機能とその有用性についてお話します。 Windows10のOfficeアプリ Officeがインストールされている場合は、それぞれのアプリにアクセスするだけで済みます。私たちの多