もう受信箱に溺れない！1日中かからないメール整理術6選

182,900,000,000——なんと1829億通。

これは、私たちがたった1日で送り合うメールの数です。地球上の全人類一人あたり、25通以上に相当します。

毎日これほど膨大なメールが行き交っているとなれば、メールの処理が多くの人にとって重荷になっているのも無理はありません。しかし心配ご無用。ここで紹介する生産性アップのコツを実践すれば、「メールの怪物」もきっと手懐けられるはずです。

定型文（テンプレート返信）を活用する

このコツの重要性は、いくら強調してもし足りません。原稿の辞退連絡、同僚の努力への感謝、簡単な挨拶など、同じような内容の返信を何度も書いていませんか？　まず絶対にやるべきなのは、よく使うメールの定型文を作成することです。

Gmailをはじめとする主要なメールクライアントなら、定型文の設定はとても簡単。どんなにタイピングが速い人でも、マウスを2回クリックする速さには敵いませんよね。今すぐ設定して、時間の節約を始めましょう。

フィルターとラベル／フォルダを設定する

メール過多に対処する最善の方法は、まず仕分けすること。つまり、受信箱にフィルターとラベル（フォルダ）を導入するのです。Outlookにはフォルダ機能が、Gmailにはラベル機能があり、どちらにもメールを自動的に振り分けるフィルターを設定できます。Gmailでは自分のニーズに合わせた高度なフィルターも作成可能ですし、優先受信トレイ機能を使えば、ある程度自動で整理してくれます。

設定と分類にはそれなりに時間がかかり、最初の1ヶ月はこまめなメンテナンスが必要ですが、長い目で見ればその価値は十分にあります。急いで適当なラベルを付けるのではなく、じっくり考えて分類しましょう。この仕組みは、今後ずっと受信箱を支える自動化の基盤になるのですから。

メールを振り分ける前に、次の3ステップで確認するのがおすすめです。

1. そのメールに最適なラベル名（フォルダ名）は何か考える（既存のものでも新規でも可）
2. その名前が既に存在するか確認し、なければ新規作成する
3. 独立したラベルにすべきか、既存フォルダのサブカテゴリーにすべきか判断する

これを習慣化すれば、受信箱は魔法のように片付いていきます。

ToDoリストはメールの外へ

皆さん、一緒に唱えましょう。「受信箱はToDoリストではない」と。GoogleのVivek Haldar氏も以前この点について言及しており、まったく同感です。同氏はこう語っています。

メールはToDoリストとして最悪の場所だ。メールにGTD（仕事をやり遂げる技術）を組み込めるというのが、どうしても理解できない。メール自体は「行動可能」なものではない。読んで内容を理解した結果、明確なアクションが浮かぶことはあるだろう。しかしそれを受信箱に押し込むべきではない。

メールはあくまでコミュニケーションのための道具です。その役割に徹させましょう。ToDo管理には優れたアプリがたくさんあります。Any.doやWunderlistなどが特におすすめです。

不要なメルマガは購読解除する

スパムフィルターがあるにもかかわらず、受信箱にどれほど多くのニュースレターやジャンクメールが溜まっているか、想像以上でしょう。一度散らかり始めると、あっという間に手に負えなくなります。未然に防ぐには、思い切って購読解除することが大切です。そして、そのための超簡単な裏ワザがあります。

メールクライアントの検索ボックスで「unsubscribe（配信停止）」と検索してみてください。ニュースレターには必ずこの言葉が末尾に添えられているので、受信箱にある一括配信メールが一覧表示されます。あとは一件ずつ開いて購読解除するだけ。作業を高速化したいなら、Gmailのプレビュー枠の活用がおすすめです。

また、メーリングリストをまとめて解除したり、ダイジェスト形式に集約したりできるアドオンやサービスもあります。

全てのメールに問う「黄金の質問」

これが最大のポイントであり、筆者がここ1年間、受信箱のオーバーフローを乗り切るのに役立った秘訣です。BBC FutureのTom Stafford氏が提唱する、メールを開いたときに自問すべき「黄金の質問」はこうです。

「もし受信箱にこの情報がなかったら、わざわざ探しに行くだろうか？」

答えがノーなら、返信せず、開かずに削除してしまいましょう。それだけの話です。大きなチャンスを逃すことはありません。筆者は1年間実践していますが、実際に効果があります。Stafford氏の説明はこうです。

顕著なのはグループメールと、そこに必然的に続く返信の雪崩だ。こうした状況に立ち向かうには、すべてのメールに返信する必要はないこと、多くの案件は他の人が――そして他の人が処理すべきだと――自らに言い聞かせることだ。自問してみよう。「もし受信箱にこの情報がなかったら、わざわざ探しに行くだろうか？」ほとんどの場合、答えはおそらく「ノー」だ。それは、あなたの注意力が他人に操られているサインである。

あなたのメール術をシェアしよう

受信箱の散乱を防ぐコツは、人それぞれ持っているもの。学びの最良の方法は、それを共有し合うことです。当サイトでは初心者向けのGmailガイドも公開しています。プロユーザーのアドバイスも大いに参考になります。Stafford氏の記事に出会っていなければ、筆者は今もメッセージの海で溺れていたことでしょう。感謝してもしきれません。

さて、あなたはメール過多にどう対処していますか？　正解・不正解はありません。ぜひコメントで教えてください。