より良い電子メールとテキストコミュニケーションのためのこれらの6つの間違いを避けてください

SMSやメールでのコミュニケーションはとても簡単ですが、注意すべき落とし穴があります。受信者はあなたの言葉だけを続けなければならないので、あなたができることは、不快ではないにしても、多くの人が迷惑だと感じる一般的なテキストメッセージの間違いを使わないようにすることです。

あなたの個人的および職業的生活は効果的なコミュニケーションに大きく依存していることを考えると、巧妙であることは多くの点であなたに利益をもたらします。テキストベースのメッセージを送信するときに避けるべき6つの習慣があります。これらの原則のいくつかは、個人的なやりとりにも適用できます。

1.あまりにも多くの絵文字を使用する

絵文字は探索するのが楽しく、感情や反応をすばやく表現するのに非常に便利です。ただし、使用する頻度には制限があります。スマイリーフェイスをはるかに超えてしまうと未熟に見える可能性があるため、プロの設定では特に注意してください。

しかし、もっと具体的にしましょう。同僚と話すときは、いくつかの簡単な絵文字に固執し、控えめに使用してください。

顧客に対応するときは、メッセージごとに1つのスマイリーフェイスだけを使用し、テキストに少し温かみのある感じを与える必要がある場合にのみ使用します。絵文字を正しく適用すると、親しみやすさを実感できます。

知人も同様に慎重に扱ってください。それらを十分に理解するまでは、絵文字を最小限に抑えるのが最善です。

一方、友達にテキストメッセージを送信する場合は、プレッシャーは少なくなります。お互いの写真ベースのメッセージを解決することは、いつもではなく、楽しいことさえあります。

すべての人気の絵文字とその定義を理解してください。次に、絵文字だけを使用して、友達のグループ向けのテキストメッセージゲームを作成できます。これが絵文字の唯一の適切な乱用です。

2.すべて大文字で書く

ここに、別の悪い習慣のテキスタイルが入ります。大文字の文字の見た目は叫ぶことを示唆しているので、すべて大文字の電子メールを読むことは控えめに言っても耳障りです。特に専門的な文脈では、大文字を使いすぎないでください。

メッセージが落ち着いていて明確であることを確認すると、はるかに優れた信号が送信されます。これは、あなたが受信者の読書体験を気にかけていることを示しており、同じように敬意を持って対応するように促します。

しかし、その後、オルタネーティングキャップのような傾向もあります。このパターンには特定の目的（皮肉を表現すること）がありますが、目には非常に難しいので、できるだけ使用しないでください。実際、1つの絵文字がはるかに良い選択です。

3.迷惑な式の使用

あなたがそれらを最も期待しないとき、言葉は本当に間違った方法を切ることができます。また、特定のフレーズが不快であることに多くの人が同意する場合は、それらの使用をやめることをお勧めします。あなたがマネージャーまたは非常に社交的な立場にある人である場合、あなたが望む最後のことは人々を追い払うことです。

上のビデオや下のリストのような表現は使用しないでください。彼らは無実に見えるかもしれませんが、卑劣で、受動的攻撃的で、まったく迷惑なものとして出くわす可能性があります：

• 「敬意を表して…」
• 「私の意見では…」
• 「そこに着きます…」
• 「それよりもうまくやれる…」
• 「それは常識です…」
• 「それが何であるか…」

リストはどんどん増えていくので、リーダーズダイジェストのような情報源の助けを借りて、迷惑なフレーズの問題をさらに調べる価値があるかもしれません。このようにして、適切なテキストと電子メールを作成することがより簡単かつ迅速になります。

しかし、不快感を避けることは、話す前に考えるという基本原則にも帰着します。これは、他の何よりも書面によるやりとりに当てはまります。書くことはあなたに考えるための余分な時間とスペースを与えるので、あなたが自分自身を表現する方法に気を配る機会を利用してください。

4.送信するメッセージが多すぎます

良好なコミュニケーションのもう1つの側面は、適切な境界を見つけることです。たとえば、すぐに応答が返ってくるとは思わないでください。そして、どちらも要求しないでください。

お急ぎの場合は、できるだけ丁寧に言ってください。 24時間以内に応答がない場合は、外交フォローアップを送信するか、先に進んでください。

アグレッシブなメッセージングは​​、同僚であろうと顧客であろうと、専門家とのやりとりでは大したことではありません。明確な召喚状がマーケティングキャンペーンの鍵であると言うかもしれませんが、それはニュースレターにそれらを記入する必要があるという意味ではありません。

最終的には、人々には自分自身の生活とプレッシャーがあることを忘れないでください。そのため、誰かにテキストやメールを書くときは、敬意を持って辛抱強く待ってください。

5.間違った時間にメッセージを送信する

タイミングもタクトとしてカウントされます。すでに述べたように、以前のメールをフォローアップすることはできますが、短時間でいくつかの新しいメッセージで受信者を圧倒しないでください。

あなたがどんなに礼儀正しくても、それは彼らを先延ばしにする焦りの表れです。事業を営む場合、この方法で顧客を失う可能性があります。

さらに、SMSまたはWhatsAppを介して他の人と通信する場合は、メッセージを送信する時刻に注意してください。朝6時に起きているかもしれませんが、他の全員が起きているわけではありません。

特に仕事関係の人とのテキストメッセージの適切な時間枠を自分で設定します。結局のところ、深夜に迷惑をかけると、通知がミュートになり、後続の重要なメッセージを見逃してしまう可能性があります。自制心は優れた社会的スキルに不可欠です。

また、Googleメッセージを使用してテキストをスケジュールする方法を学習することで、最新のソリューションを最大限に活用することもできます。 OutlookとGmailを使用すると、メールで同じことができます。このようなスマートな方法の多くは、コミュニケーションをすばやく整理することができます。

6.メッセージの構造化が不十分

メッセージの内容に加えて、メッセージをどのようにまとめるかにも注意する必要があります。何かを書くときの大きな間違いの1つは、それをテキストのブロックに変えることです。第一に、それは一目で読者を思いとどまらせます。第二に、これらすべての言葉の重要な詳細を見逃しがちです。

メッセージ、特に長いメッセージは、吸収しやすい小さなチャンクに分割してください。さらに良いことに、重要な情報を強調するために箇条書きまたは太字のフォントを使用します。

ただし、一般的には簡潔にするようにしてください。無限のメールは魅力的ではありません。または、メッセージを個別の興味深いメッセージに分割しますが、すべてを同時に送信しないでください。専門的な目的のために、賢く、最良の結果を得るために事前にコミュニケーションを計画してください。

ただし、ここでも、メッセージのサイズには制限があります。たとえば、テキストメッセージを送信するときは、シャトナースタイルを避けます。これは、複数のテキストを使用して1つの文を構成する場合です。

これは極端な例ですが、それでも一般的な傾向です。そして、他の人にあなたのメッセージを恐れさせたくないのでなければ、できるだけ痛みを伴わずに受信して読むことができるようにすることを目指してください。

次のメッセージを作成する前に考えて調査する

あなたのメッセージを読んでいるとき、人々はあなたの顔やボディーランゲージを見ることができないので、これらのヒントに従って、これらのテキストを可能な限り最良の形で提示してください。そうすれば、誰かを混乱させたり、誤って侮辱したりすることを避けることができます。

使用する表現からテキストの構造まで、すべての詳細が重要です。電子メールやSMSがどのように出くわすかを気にすることは、友人、同僚、またはクライアントとの関係を問わず、良好な関係を構築します。しかし、優れた書面によるコミュニケーションは、メールスキルの向上に関しては1つのツールにすぎません。