メールやメッセージでやりがちな6つのNG習慣——スマートな文章コミュニケーションのコツ

SMSやメールでのやり取りはとても手軽ですが、そこには注意すべき落とし穴が潜んでいます。受け手が頼れる情報はあなたの「言葉」だけです。だからこそ、多くの人が不快に感じるようなありがちなミスは、最低限避けるべきでしょう。

個人の生活でも仕事でも、円滑なコミュニケーションへの依存度は非常に高く、配慮ある振る舞いは多くの場面であなたを助けてくれます。ここでは、テキストメッセージを送るときに避けたい6つの習慣を紹介します。中には、対面での人付き合いにも応用できる原則もあります。

1. 絵文字を使いすぎる

絵文字は楽しく、感情や反応を素早く伝えられる便利なツールです。しかし、使う頻度には限界があります。特にビジネスシーンでは注意が必要で、笑顔の絵文字以上に踏み込むと、幼稚な印象を与えかねません。

もう少し具体的に見てみましょう。同僚とのやり取りでは、シンプルな絵文字をいくつかに絞り、控えめに使うのが基本です。

顧客に対しては、1通につき絵文字は1つまで。しかも、文章に少し温かみを持たせたいときだけにしましょう。適切に使えば、絵文字は親しみやすさを演出する効果的な手段になります。

知人に対しても同じく慎重に。相手のことを十分に理解するまでは、絵文字は最小限にとどめるのが賢明です。

一方、友人へのメッセージなら気負う必要はありません。絵文字だけで会話する遊びも楽しいものですが、それも常時ではなく、たまに楽しむ程度がちょうどいいでしょう。

人気の絵文字とその意味を一通り把握しておくのもおすすめです。そうすれば、絵文字だけで成立するグループチャット用のゲームを作ることもできます。絵文字の「使いすぎ」が許されるのは、実はこのケースだけなのです。

2. すべて大文字で書く

次に挙げるのは、メッセージ送信者にありがちな悪い癖です。大文字だらけの文章は「叫んでいる」ように見えるため、すべて大文字のメールを読むのは少なくとも不快なものです。大文字の乱用は絶対に避けましょう。特にビジネスの場面では厳禁です。

落ち着いた、わかりやすい文章を心がけるほうが、ずっと良い印象を与えます。それは読み手の体験への配慮の表れであり、相手も同じ礼儀正しさで返答してくれるきっかけになります。

また、「aLtErNaTiNg CaPs(大小文字の交互表記)」のような流行もあります。皮肉を表現する目的があるとはいえ、目には非常に負担がかかるため、この種の表記はできる限り避けるべきです。どうしてもニュアンスを伝えたいなら、絵文字1つの方がよほど適切です。

3. 不快な表現を使う

言葉は、予期せぬ瞬間に思わぬ傷を残します。特定のフレーズが不快だと多くの人が感じているのであれば、使うのをやめるのが得策です。管理職や対人業務が多い立場の人なら、人を遠ざけることは何よりも避けたいはずです。

以下のような表現は無害に見えて、見下した態度や受動的攻撃性、単純な苛立ちとして受け取られがちです。

• 「失礼ながら申し上げますが…」
• 「私見では…」
• 「そのうち上手くなりますよ…」
• 「もっとうまくできますよね…」
• 「常識的に考えて…」
• 「そんなものですよ…」

こうしたフレーズは他にもたくさんあります。Reader's Digestのような情報源を参考に、不快な言い回しについてさらに調べておく価値は十分にあります。そうすれば、適切なメールやメッセージをより速く、簡単に書けるようになるでしょう。

そもそも、相手を不快にさせないための基本は「話す前に考える」という原則です。これは文章によるやり取りにもそのまま当てはまります。書き言葉には考える時間と余白があるのですから、その機会を活かして、自分の表現方法に気を配りましょう。

4. メッセージを送りすぎる

良いコミュニケーションには、適切な距離感を見極めることも含まれます。たとえば、即座の返信を期待してはいけませんし、要求してもいけません。

急ぎの要件があるなら、できる限り丁寧にその旨を伝えましょう。24時間以内に返信がない場合は、配慮のあるフォローアップを1通送るか、諦めて先へ進むかのどちらかです。

執拗なメッセージ攻撃は、同僚相手でも顧客相手でもビジネス上のタブーです。マーケティングにおいて明確な行動喚起(CTA)が重要だとしても、だからといってメールマガジンをCTAだらけにしていいわけではありません。

結局のところ、相手にもそれぞれの生活やプレッシャーがあることを忘れないこと。メッセージを書くときは、敬意と忍耐を持ち続けることが大切です。

5. 誤った時間帯にメッセージを送る

タイミングもまた、気配りの一部です。前述の通り、以前のメールへのフォローアップは問題ありませんが、短時間に何通もの新規メッセージを送って相手を圧倒してはいけません。

どんなに丁寧な文面でも、それは焦らせの表れと映り、相手の気分を害します。ビジネスを運営しているなら、このやり方は顧客離れを招きかねません。

さらに、SMSやWhatsAppなどでやり取りする場合は、送信時刻にも注意が必要です。あなたが朝6時に起きていても、全員が起きているわけではありません。

特に仕事関係の人とのやり取りでは、メッセージを送る適切な時間帯を自分の中で決めておきましょう。深夜に連絡を入れてしまうと、相手が通知をミュートしてしまい、後の重要なメッセージを見逃す原因にもなりかねません。自制心は、優れた社会人スキルの要です。

現代の便利な機能を活用するのも一案です。Google Messagesではメッセージの予約送信が可能で、OutlookやGmailでもメールの送信予約ができます。こうしたスマートな機能を活用すれば、日々のコミュニケーションを素早く整理できます。

6. メッセージの構成が雑

メッセージの内容と同じくらい、その組み立て方にも気を配る必要があります。文章作成における大きな失敗の一つが、長い文章をひとかたまりの塊にしてしまうことです。第一に、見た目で読む気を削いでしまいます。第二に、大量の文字の中で重要なポイントが埋もれやすくなります。

特に長文の場合は、消化しやすい小さなまとまりに分割しましょう。さらに良いのは、箇条書きや太字を使って重要な情報を目立たせることです。

とはいえ、基本的には簡潔さを心がけましょう。果てしなく続くメールは魅力を欠きます。どうしても長くなるなら、興味を引く複数のメッセージに分けるのも手ですが、すべてを一度に送るのは避けてください。ビジネス目的なら、事前に計画を立ててコミュニケーションを設計するのが最善の結果につながります。

ただし、ここでも「小さすぎる」ことへの限度があります。たとえばSMSで、一文を何通ものメッセージに分割して送る「シャトナー方式」は避けましょう。

極端な例ではありますが、実際によく見られる傾向です。相手にあなたのメッセージを恐れられたくなければ、受け取り側・読み手側の負担を最小限にすることを常に意識してください。

次のメッセージを書く前に、考えとリサーチを

メッセージを読む相手には、あなたの表情もボディランゲージも見えません。だからこそ、これらのポイントを実践して、文章を最良の形で届けましょう。うっかり相手を混乱させたり、傷つけたりする失敗を防ぐことができます。

使う表現から文章の構成まで、細部のすべてが重要です。メールやSMSがどう受け取られるかを気にかけることは、友人、同僚、クライアントとの良好な関係づくりにつながります。ただし、良い文章コミュニケーションは、メールスキル向上のための道具の一つにすぎません。ほかの工夫も組み合わせて、日々のやり取りをさらに磨いていきましょう。