Macの「メール」アプリで仕事がはかどる!専門家必見の生産性アップ術4選

職場でMacを使用しているなら、メールのやり取りには標準搭載の「メール」アプリを使っている方が多いのではないでしょうか。macOSに組み込まれたこのアプリは柔軟な機能を備えており、ビジネスパーソンにとって心強いツールになります。

機能を調べる時間がなかっただけかもしれませんし、Macを使い始めたばかりの方かもしれません。どちらの場合でも、ここで紹介するMacメールの生産性向上のコツを押さえておけば、アプリをぐっと使いこなせるようになります。

1. 上司やクライアントをVIPに登録する

メールアプリのVIP機能(MacとiOSの両方で利用可能)を使えば、最重要の連絡先からのメールを簡単に見分けられます。専用のメールボックスが用意されているため、上司やクライアントからのメッセージを素早く確実にチェックできる便利な仕組みです。

VIPを登録したら、カスタム通知音を設定することもできます。こうすれば、画面から目を離していても、着信音だけでVIPからのメールだと即座にわかります。

メールでVIPを設定する方法

送信者をVIPとして指定するのは、ほんの数クリックで完了します。

1. メールアプリで、VIPに登録したい送信者のメールを選択します。
2. メールヘッダーにある相手の名前をクリックします。
3. ショートカットメニューから「VIPに追加」を選択します。

設定すると、すぐに変化が現れます。まず、メールヘッダーの相手の名前の横に星マークが表示されます。さらに、その名前とメールがVIPメールボックスに表示されるようになります。

VIP用のカスタム通知を設定する

この設定は任意ですが、とても役立ちます。以下の手順で、VIPリストの相手から届いたメールに専用の通知音を設定しましょう。

1. メニューバーから「メール」>「環境設定」を開き、「ルール」タブに移動します。
2. 「ルールを追加」をクリックします。
3. ルールに名前を付け、「次の条件のうち[いずれか/すべて]に一致する場合」は「いずれか」のままにします。
4. 条件として「差出人がVIP」を選択します。
5. アクションとして「サウンドを再生」を選び、右側のボックスで使いたいサウンドを指定します。
6. 「OK」をクリックします。受信箱のメッセージへルールを適用するか尋ねられた場合は、「適用しない」を選んで問題ありません。

これで、書類の確認に没頭していても、着信音だけでVIPからのメールが届いたことを把握できます。

2. チームや社員向けのメールグループを作成する

プロジェクトチームと毎日やり取りしたり、従業員に頻繁にメールを送ったりするなら、連絡先をグループ化しておくと一括送信が格段に楽になります。グループの作成には「連絡先」アプリを使いますが、作成後はメールアプリからそのまま送信できます。

グループを作成する

まず、Macで「連絡先」アプリを開きます。グループの作成方法は主に2つあります。

• メニューバーから「ファイル」>「新規グループ」をクリックするか、iCloudやGmailなどの連絡先カテゴリ横のプラス記号をクリックします。グループ名を付けてReturnキーを押せば完成です。あとは各所の連絡先を新しいグループへドラッグ&ドロップできます。
• グループに入れたい連絡先をすべて選択します。最初の1件をクリックし、Commandキーを押しながら残りを順にクリックします。続いてメニューバーから「ファイル」>「選択項目から新規グループ」を選び、グループ名を付けます。

グループ宛てのメールを作成する

「連絡先」アプリでグループを作成しておけば、グループ宛てのメール作成はとても簡単です。「連絡先」でも「メール」でも操作できます。

「連絡先」アプリでは、メールグループを右クリックして「[グループ名]にメールを送信」を選択します。するとメールアプリの新規メッセージウィンドウが開き、Toフィールドにそのグループが入力された状態になります。

「メール」アプリでは、Toフィールドにグループ名を入力し始めると候補リストにグループが表示されるので、それをクリックするだけです。

どちらの方法でも、このテクニックを使えば複数人への一括送信がスムーズになります。特に、同じ相手に繰り返しメールを送る場合に威力を発揮します。

3. プロジェクト関連メールのためにメールルールを設定する

前述のVIP通知音を設定した方は、すでにメールアプリのルール機能を体験済みですね。しかし、メールルールでできることは通知音だけではありません。

プロジェクトや特定のトピックに関するメールにルールを設定すれば、アプリが自動的に処理を実行してくれます。類似メッセージをまとめたり、目印を付けて素早く見つけたりできるため、受信箱の整理整頓に最適です。

メールをフォルダに移動する

最初の例として、「Project X」に関するすべてのメールを「Project X」メールボックスへ移動するルールを作成します。件名に「Project X」を含むメッセージと、Project Xグループのメンバーからのメッセージが対象です。

1. メニューバーから「メール」>「環境設定」を開き、「ルール」タブに移動します。
2. 「ルールを追加」をクリックします。
3. ルールに名前を付けます。ここでは「Project Xのメール」とします。
4. 設定した条件のどれか一致で捕捉できるよう、「次の条件のうち[いずれか/すべて]に一致する場合」は「いずれか」のままにします。
5. 条件として、1つ目のプルダウンで「件名」、2つ目で「次を含む」を選択し、テキストボックスに「Project X」と入力します。
6. 右側のプラス記号をクリックして、条件をもう1つ追加します。
7. 次の条件では、1つ目のプルダウンで「差出人がグループのメンバー」、2つ目で「Project X Group」(先ほど作成したグループ)を選択します。
8. アクションとして、1つ目のプルダウンで「メッセージを移動」、2つ目で「Project X」を選択します。
9. 「OK」をクリックし、新しいルールを受信箱に適用するかどうかを「適用しない」または「適用」で決めます。

メールに色やフラグを付ける

フォルダへの移動ではなく、受信箱の中で素早く見つけたい場合もあるでしょう。そんなときは、メールルールで色やフラグ(またはその両方)を活用できます。

上記のProject Xの例と同様に、手順1〜7で条件を設定します。手順8のアクションでは、以下のいずれかまたは両方を選びましょう。

• 色を設定する:1つ目のプルダウンで「色を設定」を選択し、次に「背景」または「テキスト」を選び、3つ目で色を指定します。
• フラグを付ける:1つ目のプルダウンで「フラグとしてマーク」を選択し、次にフラグの色を選びます。

最後に「OK」をクリックし、受信箱への適用の有無を選択して完了です。

この種のルールを設定しておけば、メッセージの自動移動や、プロジェクト関連メールのひと目での識別が可能になります。

4. 未返信メール用のスマートメールボックスを作成する

メールアプリのスマートメールボックスは、ある意味でルールに似た機能です。受信メールに条件を設定しますが、移動・マーク・サウンド再生の代わりに、該当メールをスマートメールボックスに集約します。

メール自体は元の受信箱に残るため、実際にメールアカウントから移動するわけではありません。ただし、スマートメールボックスエリアの専用メールボックスにも同時に表示されます。

スマートメールボックスに設定できる条件を眺めていると、自分に役立つものがきっと見つかるはずです。特におすすめなのが、未返信メール用のメールボックスです。毎日大量の返信が必要なメールを受け取る方なら、スマートメールボックスを使えばそれらを一箇所で確認できます。

設定手順は以下の通りです。

1. メニューバーから「メールボックス」>「新規スマートメールボックス」をクリックし、メールボックスに名前を付けます。
2. 「次の条件のうち[いずれか/すべて]に一致するメッセージを含む」で「すべて」を選択します。(用途に応じて変更しても構いません。)
3. 条件として、プルダウンから「返信済みのメッセージではない」を選択します。
4. 右側のプラス記号をクリックして、条件をもう1つ追加します。
5. 次の条件では、1つ目のプルダウンで「受信日時」、2つ目で「今日」を選択します。(好みに応じて「昨日」「今週」「先週」なども選べます。)
6. 「OK」をクリックします。

このスマートメールボックスを設定しておけば、1日の終わりにチェックするだけで返信漏れを把握でき、返信の機会を逃すことがなくなります。

Macメールをもっと活用しよう

ここで紹介したMacメールアプリの生産性向上のコツは、効率的な活用法のほんの入り口にすぎません。メールをより快適なデスクトップメールクライアントにする工夫も、ぜひ試してみてください。

それでも物足りないと感じたら、MacとiOSのメール管理に「Spark」を使うメリットについて解説した記事も参考にしてみてください。