意外と知られていない!今すぐ使いたいGmailの隠れた便利機能9選

Gmailは無料で使える最高クラスのメールサービスとして、世界中の人々に愛用されています。しかし、その豊富な機能を実際にどれだけ使いこなせているかというと、意外と少ないのが実情です。

最近追加された新機能も魅力的ですが、それは氷山の一角にすぎません。実は長い間存在しながら、ほとんどの人に使われることなく眠っていた便利機能がたくさんあります。今回は、そんな「知られざるGmail機能」を9つ厳選してご紹介します。

グループメールをミュートして、通知のストレスから解放される

誰もが経験したことがあるはずです。グループ宛てのメールが送信されると、全員が次々と「全員に返信」を押し、受信箱に通知が鳴り止まない……。テクノロジーによる通知の中断は生産性の大敵ですが、Gmailにはその対策機能が備わっています。

後でゆっくり読みたいけれど、今はやり取りの通知に邪魔されたくない——そんなときは、メールスレッドをミュートしましょう。メッセージを開き、上部バーの「その他」ボタンをクリックして「ミュート」を選択するだけ。これだけで完了です。

これ以降、スレッドの更新は受信箱には届きますが、通知は一切鳴らなくなります。ようやく静かな環境で作業に集中できますね。

右クリック一つで、アーカイブ・削除・既読処理をスピードアップ

受信箱はあっという間に埋まってしまうもの。生産性の専門家たちは皆、「メールを整理して受信箱ゼロを目指せ」と助言します。素早く仕分けをするには、削除・アーカイブ・未読メールの既読化を瞬時に行えることが重要です。

まず「既読にする」ボタンを使えるようにしましょう。歯車アイコン > 設定 > Labs > 既読にするボタン > 有効にする > 変更を保存 の順にクリックします。

Gmailでは、メールを選択してから画面上部のボタンまでマウスを移動させるのが地味に面倒ですよね。でも、その必要はありません。右クリックをすれば、これら3つの操作がすぐに呼び出せます。この操作に慣れれば、メール整理のスピードが従来の2倍になるでしょう!

実はGmailにもプレビューペインがある!

「Outlookのように、メールリストと開いたメールを同じ画面で見られるのがいいのに、切り替えが面倒」という声を何度も耳にしました。確かにOutlookの閲覧ウィンドウは快適ですが、実はGmailにも同じ機能があるのです。

歯車アイコン > 設定 > Labs > プレビュー ペイン > 有効にする > 変更を保存 の順に進んで有効化しましょう。

受信箱の画面右上、設定の歯車アイコンの横に新しいアイコンが表示されます。ドロップダウン矢印をクリックすると、「分割なし」(プレビューなし)、「垂直方向に分割」(左にリスト、右にプレビュー)、「水平方向に分割」(上にリスト、下にプレビュー)の3つのレイアウトから選べます。

クイックリンクで、よく使うメールや検索結果をブックマーク

なぜ「クイックリンク」がもっと普及しないのか、不思議でなりません。過去の「使われていないGmail機能トップ10」でも取り上げられた定番機能ですが、改めてご紹介します。

歯車アイコン > 設定 > Labs > クイックリンク > 有効にする > 変更を保存 で有効化できます。サイドバーに設置されるシンプルな拡張機能です。何ができるのでしょうか?

まず、どんなメールでも保存できます。メールを開いた状態で「クイックリンクを追加」ボタンを押し、わかりやすい名前を付けて保存するだけ。次回そのリンクをクリックすれば、そのメールへ一発でジャンプできます。

同様に、特定のキーワードで検索した結果ページも、同じ手順でブックマーク可能です。頻繁に行う検索を登録しておけば、毎回入力する手間が省けます。

注意点として、プレビューペインが有効になっているとクイックリンクを追加できません。追加する際はプレビューペインをオフにしてください。

URLの数字を変えるだけで、複数アカウントを瞬時に切り替え

Gmailアカウントを複数持っている方も多いはず。現在は複数アカウントへの同時ログインに対応しており、右上のプロフィール画像をクリックしてアカウントを選択すれば簡単に切り替えられます。しかし、キーボードショートカットが好きな方には、さらに便利な裏技があります。

URLの末尾近くにある数字を「0」「1」「2」と書き換えるだけで、目的のアカウントに直接アクセスできるのです。例えば以下の通り:

アカウント1: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox
アカウント2: https://mail.google.com/mail/u/1/#inbox
アカウント3: https://mail.google.com/mail/u/2/#inbox

手軽でスピーディーですね。ブラウザのブックマークに各アカウントのURLを登録しておけば、ワンクリックで切り替えられます。

個人レベル指標を有効にして、重要なメールを見逃さない

Gmailでは誰でも本名のメールアドレスを調べられる一方、営業メールなどの迷惑な送信者にもさらされがちです。「個人レベル指標」を有効にすれば、本当に注目すべきメールをひと目で判別できます。歯車アイコン > 設定 > 全般 > 個人レベル指標を表示 からオンにしましょう。

有効にすると、二重矢印(>>)は自分だけに送られたメールを、単一矢印(>)は自分のアドレス宛て(メーリングリスト経由ではない)のメールを示します。優先順位をつけるのに便利な機能ですね。

リモートサインアウトで、アカウントの安全を確保

今日、会社のパソコンからGmailをログアウトしたことを覚えていますか?友人のノートPCを借りたとき、あなたのGmailにアクセスできるままになっていませんか?安全を保つ最も簡単な方法は、他のセッションからリモートでログアウトすることです。

受信箱の一番下までスクロールすると、「最終ログイン:x分前」という表示があります。その下の「詳細」をクリックしてください。

ポップアップウィンドウに、現在Gmailにログイン中のすべての端末と場所が表示されます。ワンクリックで全セッションからログアウトできれば、次に誰かがそこであなたのメールを使おうとしても、パスワードの入力が求められるようになります。

認証アイコンで、大手サービスからの正規メールを見分ける

PayPalなどを装ったフィッシング詐欺への注意喚起はよく聞きますが、そうしたサービス自体は日常的に利用していますよね。では、届いたメールが本物かどうかはどう見分ければいいのでしょう?Labsの定番機能「認証済み送信者」を使えば、正規のサービスからのメールかどうかを確認できます。

歯車アイコン > 設定 > Labs > 認証済み送信者の認証アイコン > 有効にする > 変更を保存 の順に進めてください。

有効化すると、正規のサービスからメールを受信した際に、小さな鍵アイコンが表示され、本物であることが示されます。このアイコンが見当たらない場合は、慎重に行動しましょう。そのメールからファイルをダウンロードしたり、重要な情報や機密情報を返信したりしないことをおすすめします。

サイドバーの表示項目を自由にカスタマイズ

「受信トレイ」や「重要」は表示したいけれど、「チャット」や「送信済みメール」はGmailの左サイドバーから消したい——そんな願いも、もちろん叶います!

設定 > ラベル を開くと、システムラベルの一覧が表示されます。表示したい項目には「表示」、隠したい項目には「非表示」をクリックするだけ。シンプルな操作で、サイドバーの散らかりをすっきり解消できます。

カテゴリ、サークル、一般のGmailラベルについても、同じ方法で表示・非表示を切り替えられます。

あなたはいくつ使っていますか?

以上、ほとんどの人に知られていないGmailの便利機能9選でした。普段から使っている機能はいくつありましたか?

そして、ここで紹介しきれていない「これは外せない!」という隠れた機能があれば、ぜひコメントで教えてください。10個目の候補としてリストに加えたいと思います!