メール中毒を克服する方法：受信トレイの習慣を可視化して時間を取り戻す

「最後にもう一度だけ、メールをチェックしよう」

「また？」と、頭の中のもう一人の自分がつぶやきます。

メールはあなたの一日を密かに乗っ取っています。しかし、時間のコントロールを取り戻せないはずがありません。必要なのは、現在メールに費やしている時間を正確に把握し、それを削減する方法を見つけることだけです。

Mailstromのようなアプリのおかげで、多くの人が憧れる「Inbox Zero（受信トレイゼロ）」も、もはや難しいことではありません。私もずっと前に達成しました。ところがそれでも、空になった受信トレイを一日中眺め、次のメールが届くのを待ち構え、すぐに処理してトレイを清潔に保とうとしてしまうのです。几帳面すぎるように見えますが、こうしたメールへの執着は実は多くの人に共通するもの。認めたくなくても、「依存症」という言葉がぴったり当てはまる状態なのです。

他の依存症と同じように、この問題も対処可能です。ただし、何がきっかけになっているのかを理解し、それに対抗する手段を講じることが前提となります。

節約した時間＝手に入れた時間

何かが自分にとって良くないことは、誰でも分かっています。しかし、その悪影響を数字で把握しない限り、より良い習慣へと切り替えるのは容易ではありません。

メールの場合、タスクの合間にチェックしていると、それ自体が一つの作業という感覚が薄れます。一度にかかる時間は数分程度なので、積み重なった影響を見過ごしがちです。現代においてメールは必要悪のように思えますが、だからといって生活を支配されてよいわけでも、うまく付き合う方法がないわけでもありません。

失われた時間を客観的に捉えない限り、メールチェックの習慣は全体の中では無害に感じられ続けます。「メール時間を記録できるアプリなんてあるの？」と思いましたか？もちろんあります。

オンライン上の個別アクティビティごとの時間を記録するために設計されたアプリは多数あります。それらを使ってメール習慣をモニタリングし、具体的な数字で結果を確認しましょう。どこがうまくいっていて、どこに問題があるのかが明確になります。

以下は、受信トレイとのやり取りに没頭している間に一日がどう流れていくのかを理解するのに役立つアプリです。

Crisply

頻繁なメールのやり取りがチームの勤務時間を食いつぶしているなら、Crisplyのような自動時間トラッキングツールが解決策になるかもしれません。チームメンバーが受信トレイの処理に費やさざるを得ない正確な時間を記録し、そのデータをもとに、メールへの依存度が低いより良いワークフローを設計しましょう。さらに良いのは、Slackのようなチームコラボレーションツールへの移行です。

Crisplyは個人利用なら無料。TeamプランとEnterpriseプランは有料です。

ポモドーロタイマー

ポモドーロ・テクニックのファンなら、メールチェックのセッションごとに時間を計測し、その合計を記録することで、メール習慣のトラッキングに活用できます。優秀なポモドーロアプリはウェブ上に多数あります。おすすめはTomato.es。ブラウザベースのポモドーロタイマーで、時間管理をシンプルにしてくれます。登録は不要ですが、Twitterアカウントと連携すると、ポモドーロセッションの詳細な統計が得られます。その統計を分析すれば、メールの読み返信にどれだけの時間を費やしているかが見えてきます。

Toggl

Windows、Mac、Linux、Android、iOS。人気の時間トラッキングアプリTogglは、これらすべてのプラットフォームにインストールできるほか、オンラインインターフェースからもアクセス可能です。サインアップして、メール使用状況の計測を始めましょう。

RescueTime

RescueTimeも、クロスプラットフォーム対応の優秀な時間トラッキングツールです。コンピューターの使用習慣に関する詳細なレポートを確認できます。それを読んで、自分が思っているほど生産的かどうかを確かめてください。メールの使用状況はどうですか？理想より多いようであれば、削減目標を設定し、次のセクションで紹介するシンプルなヒントを実践して、メール習慣を改善していきましょう。

さて、次はどうする？

毎日どれだけの時間をメールに費やしているのか、そしてそれが必要だと考える時間をどれだけ上回っているのかが分かったら、よりスマートなメールワークフローへの移行に向けて効果的な対策を講じることができます。始めるためのステップをいくつか紹介します。

5、4、3……で受信トレイを閉じる

受信トレイを一日中開いたままにしていれば、タスクの合間に飛びつかずにはいられません。メール関連のタスクに「チャンキング（まとめて処理する）」の概念を適用し、決まった時間帯に集中して対応しましょう。できれば1日1回が理想的。2回なら妥当ですが、3回は少し多すぎるかもしれません。日常的に処理すべきメールの平均量に基づいて、チェックセッションの制限時間を設定します。受信トレイに取りかかる前にアラームをセットし、時間になったら例外なく従いましょう。

起床後数時間と就寝前の数時間は、受信トレイから離れましょう。メールの処理は、昼食後の午後のだるさを感じる時間帯など、その日の仕事の山場を終え、本格的な作業に集中する気力が残っていないときに回すのがおすすめです。

デスクトップ通知を有効にする？遠慮しておきます

リアルタイム通知は作業の流れを断ち切り、計画外の休憩を強制し、仕事に戻る気力を削ぎます。原因は、受信トレイに何が届いているのか知りたいという好奇心です。即時通知には「ノー」と言いましょう。受信トレイの言いなりになるのではなく、自分自身が情報を受け取るタイミングを決めるのです。

デスクトップに戻る

メールマーケターは、デスクトップからモバイル端末へメール閲覧環境を移す人が日々増えていることを受け、モバイル向けにメールを最適化する戦略を練っています。

もしあなたがその統計の一員で、メール依存を克服したいのであれば、スマートフォンなどの端末からメールアプリをアンインストールし、メールチェックはデスクトップに戻すのが一案です。スマートフォンでは存在しない「ひと手間」が発生することになり、それがメール習慣に好影響を与えるかもしれません。1年前に「気を散らさないiPhone実験」を始めたジェイク・ナップ氏には、うまくいったようです。

脳をプログラムする

著書『ほぼすべてのことに失敗しながら大成功する方法』の中で、コミック「Dilbert（ディルバート）」の生みの親であるスコット・アダムズは、人間の心を「プログラム可能な湿ったロボット」と呼びました。メールチェックを最小限に抑えるよう、自分の脳をプログラムしてみてはいかがでしょうか。その方法の一つが、メール依存を別の依存——人生に良い影響を与えるもの——に置き換えることです。HabitRPGのことです。HabitRPGが自己改善を中毒的に楽しく仕立てる仕組みを確かめ、それを使ってメール習慣をゲーム化し、健全な方向へ導きましょう。

縁を切る準備はできていますか？

誰もがアクセスできる手法として、メールは地理的な障壁を取り除く上で大きな役割を果たしてきました。しかし同時に、人生でより重要なことから注意をそらす、勢いを増す妨げ要因にもなっています。朗報は、メールとの縁を切ることに成功すれば、一日の中でより多くの時間を取り戻せ、個人プロジェクトのための時間さえ捻出できるということです。

あなたは受信トレイの習慣をどのように記録していますか？良い方向に変わりつつありますか？