どこからでもメールを印刷する方法|Gmail・Outlook・スマホ対応の完全ガイド

ペーパーレス化が進んだ現代でも、重要なメールの印刷物が必要になる場面は少なくありません。契約書や請求書が添付されたメールなど、万一のトラブルに備えた紙の控えは今なお大切なセーフティネットです。では、デスクに縛られずにいるとき、どのようにしてメールを印刷すればよいのでしょうか?

この記事では、受信トレイとプリンターの間にあるあらゆる疑問にお答えします。

メールを印刷するには?

メールを印刷する理由は人それぞれですが、「方法」自体は今どきの多機能なツールならとても簡単です。物理プリンターだけでなく、クラウドプリントや「PDFとして保存」「OneNoteへ送信」といった仮想プリンター機能も活用できます。

Gmailはブラウザベースのシンプルな印刷操作が特徴です。一方、Microsoft Outlook 365や2019のようなデスクトップメールクライアントは、手動での印刷に加えて、Outlookルールを活用した自動化ワークフローも提供しています。

まずはWeb版Gmailでの印刷方法から見ていきましょう。

Gmailでメールを印刷する方法

Gmailで1通のメールを印刷するのは簡単です。Gmailを開き、印刷したいメールに移動しましょう。

ステップ1: 印刷したいメールを開きます。長いスレッドの一部になっている場合は、該当メールを展開してください。

ステップ2: 画面右上にあるプリンターアイコンをクリックします。メール上で右クリックしてコンテキストメニューから印刷を選ぶ方法や、ショートカットCtrl + P(MacはCmd + P)を使うこともできます。

ステップ3: 印刷ダイアログが表示されるので、使用するプリンターを選択します。電子プリンター、クラウドプリンター、PDF、あるいはOneNoteへの出力も可能です。

ステップ4: メールが複数ページにわたる場合は、レイアウトや印刷するページ数などの設定を行います。

ステップ5: 詳細設定をクリックすると、Gmailで利用できる印刷オプションが展開されます。

• 紙を節約したい場合は、拡大/縮小を選んで複数ページを1枚にまとめられます。
• インクを節約したい場合は、ヘッダーとフッターや背景のグラフィックのチェックを外しましょう。

Gmailでスレッド全体を印刷する方法

Gmailの会話表示では、最大100通のメールが1つの長いスレッドとして表示されます。すべてを印刷するには、再び右上のプリンターアイコンをクリックします。表示がすべて印刷に変わっているはずです。

また、時系列順にスレッドをたどって特定の1通だけを開き、上記の手順でそのメールのみを印刷することもできます。

機密保持モードのメールは印刷できる? 結論から言うと、できません。送信者がこのプライバシー設定を有効にしている場合、メールの転送・コピー・印刷・ダウンロードはすべて禁止されます。

代替策としては、メールの有効期限が切れる前にスクリーンショットを撮影し、それを印刷する方法があります。

Microsoft Outlookでメールを印刷する方法

Outlookは、1通のメール印刷から添付ファイル付きの複数メール一括印刷までこなせる頼れるツールです。ビジネス向けソフトウェアならではの多彩な印刷手段が用意されており、一括印刷の際の時間短縮にも大きく役立ちます。

Outlookで単一のメールを印刷する

ステップ1: Outlookを起動し、印刷したいメールを開きます。

ステップ2: リボン > ファイル > 印刷の順に進み、使用するプリンターを選択します。ショートカットCtrl + Pでも同じ操作が可能です。

ステップ3: 設定でメモ スタイルを選びます。

Outlookには表スタイルとメモ スタイルという2つの印刷スタイルがあります。表スタイルでは受信トレイ内の全メッセージの一覧が印刷され、メモ スタイルではメール本文そのものが印刷されます。

ステップ4: 印刷オプションを確定してダイアログで印刷を実行する前に、両方のスタイルをプレビューで確認できます。印刷オプションではページ範囲を指定して、メッセージの特定のページだけを印刷することも可能です。

Outlookで添付ファイルを印刷する

上記の手順に従ったうえで、印刷オプション ダイアログボックス内の添付ファイルを印刷するチェックボックスを選択します。

Outlookのクイック印刷を使う

Outlookのクイック印刷機能を使えば、メールを開かずに1通または複数のメールをまとめて印刷できます。

ステップ1: 1通のメールを選ぶか、Ctrlキーを押しながらマウスで複数のメールを選択します。次に右クリックし、コンテキストメニューからクイック印刷を選びましょう。

ステップ2: 添付ファイルを印刷する設定が有効になっていれば、メッセージ内の添付ファイルも一緒に印刷されます。

なお、クイック印刷では印刷ダイアログで設定された既定のプリンターが使用されます。別のプリンターを使いたい場合は、印刷ダイアログを開いて、システムで利用可能なプリンターに変更してください。

Outlookでメールの一部だけを印刷する

メール全体ではなく、特定の部分だけを印刷したい場合もあるでしょう。Outlookでもこれは簡単に実現できますが、ブラウザをOutlookとプリンターの橋渡し役として使う必要があります。

ステップ1: メールを開きます。リボン > メッセージ タブ > 移動グループ > 操作 > ブラウザーで表示の順にクリックします。

ステップ2: 表示されるセキュリティ警告ボックスでOKをクリックします。メールがOutlookに設定された既定のブラウザで表示されます。

ステップ3: ブラウザウィンドウ上で、印刷したいテキストや部分を直接選択します。

ステップ4: ブラウザの印刷機能にアクセスするか、選択範囲の上で右クリックして印刷を選びます。

ステップ5: ページ範囲で選択した部分をクリックし、印刷を押します。

メールのごく一部だけを残したいとき、この方法は紙とインクの節約に役立つ便利な習慣になります。

iPhoneやAndroidからメールを印刷する方法

デスクトップPCはプリンターにつながっているため、印刷はクリック数回で完了します。では、スマートフォンからはどうやって印刷するのでしょうか?

「PDFとして保存」機能を使えば、プリンターにアクセスできるようになるまで、文書をPDFファイルとしてスマホ内に保存しておけます。

AndroidやiPhoneユーザーなら、どのモバイルブラウザでもメールの印刷が可能です。AppleのAirPrintはドライバーのインストールが不要なワイヤレス印刷ソリューションです。Androidでは、かつてのGoogleクラウドプリントに代わり、標準の印刷サービスやMopria Print Service、各プリンターメーカー純正の印刷アプリが同様の役割を果たします。いずれも、場所を問わずメール・文書・写真の印刷を支援してくれます。

その他、メールの文書を印刷できる場所は?

自分のパソコン、モバイルデバイス、プリンターが揃っていれば便利ですが、自分のプリンターにアクセスできない外出先ではどうすればよいのでしょうか?

今の高度につながった世界では、それは問題になりません。オフィス用品店、公共図書館、ビジネスサービスセンター、ホテル、レストランなどが印刷先になり得ます。FedExやUPSも、個人から中小企業、大企業まで幅広く印刷・コピーサービスを提供していることで知られています。

Googleマップで「近くの印刷できる場所」などと検索すれば、さらに多くの選択肢が見つかります。家を出た先でもプリンターを利用できるスポットはたくさんあります。どうしても見つからないときは、周囲の人に頼ってみるのも一つの手です。

メールを印刷すべきタイミングとは?

数年前に「Think Before Printing(印刷する前に考えよう)」というキャンペーンが登場しました。現在では環境への意識も高まり、両面印刷といった持続可能な印刷習慣や、再生紙・省電力製品などの環境配慮型の商品も充実してきています。

さらに、メールクライアントは大容量のクラウドストレージと受信トレイ管理機能を備えています。メール整理のベストプラクティスを実践すれば、あらゆるデータにどのデバイスからでもアクセス可能です。

だからこそ、メールの印刷は本当に必要なときだけにとどめましょう。それ以外の場合は、どこからでも「PDFとして保存」を使ってクラウドに保管したり、EvernoteやOneNoteのようなノートアプリにエクスポートしたりするのがおすすめです。