30分で2万通のメールを受信箱ゼロに!Gmail大掃除の完全ステップ

プロモーション、ニュースレター、各種通知など、毎日受信箱に飛び込んでくるメール。対応する時間がないまま放置していると、気づけば未読メールが2万〜3万通に達していることも珍しくありません。

その中には、絶対に失いたくない重要なメッセージも混ざっています。では、大事なメールを残しながら、どうやってゴミを一掃すればよいのでしょうか?

この記事で紹介する手順に従えば、最短30分、長くても1時間で受信箱ゼロを達成できます。試してみたい方は、今すぐ膨れ上がった受信箱を開いて、読み進めてください。

膨らみきったGmailの受信箱

まずは、非常に忙しい方の受信箱をご紹介します。

そう、なんと約2万通の未読メールです。しかもこれは未読のみの数字。この作業を始める前のアカウント全体のメール総数は、3万5000通近くに達していました。

それでは、まずは手軽に削れるところから刈り取っていきましょう。

ゴミ箱と迷惑メールを一掃する

言うまでもないことですが、家庭だけでなくGmailの受信箱でも、ゴミはこまめに出す必要があります。

左側のナビゲーションバーで「ゴミ箱」をクリックし、メッセージリスト上部の「すべて選択」ボックスにチェックを入れます。次に、最初のメールの上に表示されている「すべてのスレッドを選択」リンクをクリックしてください。

その後、「完全に削除」をクリックします。

続いて、Gmailの迷惑メールに移動します。ナビゲーションから「迷惑メール」をクリックし、「すべての迷惑メールを今すぐ削除」を選びましょう。

いい気分ですよね?まだ受信箱自体にはほとんど影響していませんが、ゴミ出しを済ませてから片付けを始めるのは、とても爽快なものです。

さて、次の手軽なターゲットに移りましょう。

ソーシャルとプロモーションを整理する

Googleのデフォルト表示のGmail受信箱を使っているなら、受信箱の上部に「ソーシャル」と「プロモーション」のタブが表示されているはずです。

それぞれのタブをクリックして、リストを下にスクロールしながら、大量に重複しているメールを探しましょう。

これらこそ、毎日あなたの受信箱を埋め尽くしている元凶です。

見つけたら、メールを開いて、本文の上か下にある「登録解除」リンクを探してクリックします。

ソーシャルとプロモーションの最初の数ページだけ確認して、まとまって重複している送信者を探せば十分です。ニュースレターを整理するだけで、毎日届くメールの量は劇的に減ります。

ただし、ここに時間をかけすぎないでください。今はもっと大きな獲物が待っています。この記事を読み終えたら、Gmailの受信箱ストレスを克服する方法についての記事もチェックして、二度と同じ状況に陥らないようにしましょう。

よく届くメールの登録解除が終わったら、再び上部の「すべて選択」アイコンをクリックし、上部に表示される「スレッドをすべて選択」リンクを選択します。

ゴミ箱アイコンをクリックして、まとめて削除しましょう。

同じ操作を「プロモーション」タブでも繰り返します。ここまでの削除が終わる頃には、受信箱はすでに数千通減っているはずです。

しかし、まだウォームアップ段階にすぎません。

ラベル付きメールのバックアップと削除

何年も前、筆者はオンライン調査のチームに所属していました。在籍中に蓄積したメールは数千通。すべて、受信したメールアドレスごとの特別なGmailラベルが付いていました。

そのアドレスは2015年に閉鎖されましたが、それらのメールは削除されないまま放置されていました。

あなたにも、何年も前に作成したさまざまなラベルがあるかもしれません。フィルタを使って受信メールを自動仕分けしていた人もいるでしょう。そんなメールたちが、スペースを無駄に占有したまま眠っているのです。

ただし、ラベル付きメールを闇雲にまとめ削除してはいけません。ラベルを付けたのには理由があるはずだからです。何年分もの調査結果かもしれないし、失いたくない仕事の記録アーカイブかもしれません。

重要なラベル付きメールをバックアップする

幸い、Googleのアカウントエクスポート機能を使えば、こうしたメールをまとめて簡単にバックアップできます。

Googleは、Googleアカウント内の各サービスについて「データのダウンロード」ページを用意しています。

「アーカイブを管理」リンクをクリックし、次に「新しいアーカイブを作成」をクリックします。

下にスクロールしてサービスの一覧を表示し、「すべて選択解除」をクリックして全サービスの選択を外します。

さらに下へスクロールしてGmailを見つけ、そのサービスだけを有効にするスイッチをオンにします。

プルダウンの矢印をクリックし、「ラベルを選択」を選びましょう。

Gmailアカウントで作成したラベルの一覧が表示されるので、完全バックアップを取りたいラベルをすべて選択します。

リストの下では、圧縮ファイル形式とアーカイブの最大サイズを選べます。

最後に「アーカイブを作成」ボタンをクリックします。

Googleから、アーカイブ作成を開始した旨のメールが届きます。完了まで数時間、場合によっては1日ほどかかることもありますが、ダウンロード可能になるとフォローアップのメールが届きます。ダウンロードリンクはそのメールの中にあります。

メールアーカイブをダウンロードして安全な場所に保存できたら、いよいよラベル付きメールの一括削除に取り掛かりましょう。

ラベル付きメールとラベルを削除する

Gmailの受信箱に戻り、各ラベルをクリックしてメールを表示させます。選択リストから「すべて」を選んでください。

先ほどと同じように、「すべてのスレッドを選択」することをお忘れなく。

ゴミ箱アイコンをクリックして、該当するメールをすべて削除します。

運が良ければ、バックアップ済みのラベルの中に、数千通単位で一掃できるものが見つかるでしょう。

メールをすべて削除したら、古いラベル自体の削除も忘れないでください。ラベル名の右側にあるプルダウンをクリックし、リストから「ラベルを削除」を選ぶだけです。

この時点で、受信箱のサイズはかなり削減できているはずです。ですが、まだ止まりません。まだいくつか秘策が残っています。

古いメールを削除する

数万通ものメールを抱えているなら、4〜5年前には重要だったメールも、今となってはもう大して重要ではない可能性が高いでしょう。

ここで思い切って深掘りし、大掃除を行います。非常に古いメールを片付けましょう。

そのためには、Gmailの検索欄に「older_than:2y」と入力するだけです。「2」の部分を変更すれば、残したい年数を自由に設定できます。

ただし、どれだけの量のメールを「残す」ことにしても、最後には本当に重要なものを取り出すためのふるい分けが必要になります。ですから、この期間は自分が許容できる範囲でできるだけ短く設定しましょう。

「すべて」を選択し、「スレッドをすべて選択」してから、これまで通りゴミ箱アイコンをクリックします。

この後には、数万通あった受信箱も、ようやく数千台まで減っていることでしょう。

ここからは、少し選別的なアプローチで、残りの山を片付けていきます。

清掃・仕分け・整理

まず考えてほしいのは、2週間以上前に開封しなかったメールは、おそらく今後も開かないだろうということです。

こうしたメールは、10日以上前の未読メールを検索すれば、素早く一掃できます。

検索欄に「is:unread older_than:10d」と入力するだけです。

表示されたメールをすべて選択して削除しましょう。

残りのメールをさらに絞り込む方法として、典型的なスパムや宣伝メールの件名で検索するのも効果的です。「subject: セール」「subject: プレゼント」「subject: 最終案内」などのキーワードで検索してみてください。

検索するたびに、100件以上のメールがヒットするはずです。ひたすら一掃していきましょう。

受信箱の仕上げ

ここまで来れば、数万通のメールの山は、はるかに扱いやすいサイズまで削ぎ落とされているはずです。受信箱には、あなたにとって重要で、保存しておきたいメールが中心に残っている状態になりました。

次に、残りのメールをスクロールしながら見ていきます。残したい重要なメールを見つけたら、専用のラベル(なければ新規作成)へドラッグ&ドロップしましょう。

面倒に聞こえるかもしれませんが、1ページ分のメールを目視で確認しても、実際に残したいものはほんの数件しか見つからないはずです。そこで、そのページのメールをすべて選択して一括削除すれば、一度に50通程度ずつ消せます。

繰り返し送信してくる差出人に気づいたら、メールを開いて返信ボタンの横のプルダウン矢印をクリックし、リストから「このようなメッセージをフィルタ」を選びましょう。

その後、条件に一致するメールの一覧をすべて選択して削除します。

ラベル付け、フィルタリング、そして塊での削除を組み合わせれば、1000通あまりのリストも、あっという間に奇跡の受信箱ゼロへとたどり着けます。

受信箱に「空」と表示されたときの感動はひとしおです。特に、何年もそれを見てこなかった人ならなおさらですね!

怪物を再び育てないために

せっかく時間をかけて巨大化した受信箱を制圧したのですから、再び肥大化させないことが大切です。その最善の方法は、Gmailに備わっている整理・効率化のための機能をしっかり学ぶことです。

それらの機能については、Gmail活用ガイドで詳しく解説しています。二度とこの大掃除作業に直面しなくて済むようにしましょう。