受信トレイのゼロメール狂乱を治すための5つのアクションステップ

Inbox Zeroは、概念として、ほとんどの人のメールとの関係にも対応できていません 。 20分ごと、または通知を受け取るたびにチェックし、すべてにすぐに応答するために受信トレイを空にすることは、ほとんど良いことではありません。同様に、1日4時間メール交換を行っている場合、1日の終わりに受信トレイがゼロになっても生産性は低下します。

イワン・パブロフは、古典的条件付けの研究で有名なロシアのノーベル賞を受賞した科学者でした。犬に餌をやるたびにベルを鳴らすことで、食べ物がなくても犬を唾液で満たすことができました。心理学の卒業生として、私はパブロフについて話すたびに唾を吐きます！

古典的条件付けの核心は、刺激の後に反応が続く回数が多いほど、それらを分離するのが難しくなることです。朝一番にメールをチェックするたび、または新しい通知が届くたびに、同じことを続けるように自分自身を調整しています。

受信トレイのゼロを本当に超えるには、メールの受信方法と返信方法を制御する必要があります。パブロフのサイクルを断ち切る必要があります。 空の受信トレイは、これを達成するための可能なステップにすぎません。

5つの原則

幸いなことに、不要な電子メールの過負荷とパブロフの関係を簡単に解決できます。いくつかの簡単な原則があります。実践すれば、ほぼすべての電子メールを確実に受信できるようになり、いつどこで電子メールをチェックするかを制御できます。

原則1：重複しないサイロ

ソーシャルメディアの通知の問題を解決するために、私は重複しないサイロのアイデアを使用します。すべてのFacebook通知はFacebookにとどまる必要があります—話の終わり。メールの受信トレイ、電話の通知メニュー、またはFacebook以外の場所には表示されません。私の編集者からのメールほど重要なFacebookの通知はないので、同じように扱われるべきではありません。

アクションステップ

すべてのソーシャルメディアアカウントにログインし、すべての通知メールの購読を解除するために30分を費やします。チェックを外す必要のあるチェックボックスの数に驚かれるかもしれません。私の仲間のMakeUseOfライターであるJustinは、NotifyMeNotを使用して迷惑なソーシャルメディアメールを停止する方法についてのすばらしい記事を書いています。 NotifyMeNotは、すべての主要なソーシャルネットワーキングサイトの電子メール通知の購読を解除する手順を案内します。

原則2：取引または削除

ニュースレターの問題は、対処するのが少し難しいです。問題は、多くの場合、受信したい情報が含まれているため、ニュースレターに積極的にサインアップしたことです。あなたが私のようなデジタルホーダーなら、あなたはまだそれらの毎日のグルーポンの取引を手に入れたいと自分自身に納得させようとするかもしれません。取引または削除の原則は、これらの買いだめの本能を克服するのに役立ちます。

アクションステップ

受信トレイ内のすべてのメールニュースレターを確認するために、毎日15分を取っておきます。一人一人のために、あなたはそれを完全に読むか、購読をやめる必要があります。それをするために取っておかれた時間の間にそれを読まなければ、決して読まないでしょう。

2週間の間に、購読していたニュースレターのほぼ4分の3から購読を解除しました。これで、未読のニュースレターが受信トレイに忍び寄り始めるのを見るたびに、取引を再開するか削除します。

原則3：最大メール時間

多くの人にとって（私が注意していないときも含めて）、メールのチェックは反射的な行動です。積極的に何もしていない場合、または一瞬気が散っている場合は、受信トレイを開いてメールを確認します。大したことではないように思われるかもしれませんが、それはあなたの流れを壊し、あなたが実際に電子メールをチェックするのにどれだけの時間を費やしているかにショックを受けるかもしれません。

私の仲間の作家Akshataが勧めているように、はるかに良いのは、設定された時間を割り当てて、そのときだけ電子メールをチェックすることです。さらに進んで、メールの過負荷とパブロフの関係の両方に対処することをお勧めします。メールの最大時間を設定する 。

時間切れになったときにメールに返信している途中の場合は、下書きに保存して翌日受け取ります。

アクションステップ

1日に1〜2回選択してメールをチェックし、重要なメールを処理するのにかかる時間を計算します。これはあなたの最大メール時間です。 45分を超えるものはおそらく長すぎます。そのときにのみメールをチェックし、最大メール時間を超えないようにしてください。時間切れになったときにメールに返信している途中の場合は、下書きに保存して翌日受け取ります。

これは極端な解決策ですが、妥当な最大電子メール時間を設定すると、単に緊急なものを無視して、本当に重要なすべての電子メールを処理できるようになります。メールの量に対応できない場合は、この記事の原則のいくつかを使用して、受信する量を減らす必要があります。

原則4：「なぜ」と自問する

一部の人々は、特定の時間にのみメールをチェックすることを宣言する余裕がありません。あなたがその1人である場合でも、絶え間ないメールチェックに対処できます。一日中、あなたがあなたの電子メールをチェックしなければならない時があります。おそらくあなたの上司はジョンが報告を送ったかどうか尋ねました。ただし、本当の理由なしにチェックしているだけの場合もあります。

アクションステップ

メールをチェックする時間を設定できない場合は、受信トレイを見るたびに、なぜそれをしているのかを自問し、テキストファイルまたは紙に答えを書き留めてください。 「上司から頼まれた」、「1時間机から離れる」、「先延ばしにする」、「電話で閲覧した」、「通知に応答する」など、すべての正当な理由を集計します。一日の終わりに。目的は、悪い理由の数を最小限に抑えることです。 理由に気づいたら メールをチェックしている場合は、明確な理由がある場合にのみチェックすることができます。

原則5：入力の最小化

これまでのすべての原則を実践しても、まだメールに悩まされている場合は、入力に対処する必要があります。不要な電子メールの主な残りのソースは、トリガーに満足している同僚からのものです。対処するには2つの段階があります。1つ目は、送信するメールを変更することです。 、2つ目は、同僚と話すことです。 。

アクションステップ

あなたが書くすべての電子メールを考慮してください。 「完璧」や「ありがとう」などの一言のメールの場合は送信しないでください。受信したメールの情報に基づいて行動すれば、それを読んだことが明らかになるため、確認は必要ありません。あいまいな点がある場合は削除してください。午後に誰かが空いているかどうかを尋ねるのではなく、決められた時間に空いているかどうかを尋ねます。

行き来する可能性がある場合は、代わりに電話を取り、電話をかけてください。電話で5通のメールを送信するのに1分もかからない場合があります。

あなたが書くすべてのメールを考慮してください。

受信者に期待することを言って、メールを終了します。返信を確認するのではなく、送信した内容の処理を開始すると想定することを伝えます。彼らがあなたに戻ってくる必要がないように、彼らが必要とするすべてのものを彼らに提供することを忘れないでください。

不必要に返信しないようにメールを構成し、他の人が返信する必要性を最小限に抑えたら、同僚と話をします。最悪の犯罪者から始めて、重要で関連性がない限り、メールにCCされないように丁寧に依頼してください。同様に、可能であれば、全員に返信するのではなく、送信者にのみ返信するように依頼します。

ファンメールに関するメモ

あなたがよく知られている、または専門家として認識されている場合は、見知らぬ人からアドバイスを求めるメールが届きます。この種の電子メールを処理するための鍵は、それらが必要かどうかを検討することです。未承諾のアドバイス要求に1日1時間応答するのは負担になるかもしれませんが、これらの人々が潜在的または現在の顧客である場合は、おそらく彼らからの意見を聞きたいと思うでしょう。

一方、応答しても何も得られない場合は、そもそも彼らがどのようにあなたの電子メールにアクセスできるかを検討する必要があります。ウェブサイトに公開されている場合は、削除してください。それができず、メールの量が管理できない場合は、重要でないすべてのメールタスクを仮想またはその他の方法でアシスタントに委任することを検討できます。

ほとんどの日、私が書いたチュートリアルを読んだ人からメールを受け取ります。ソフトウェアXがソフトウェアYよりも優れている理由と、私がYについて書くのが馬鹿である理由を説明する大騒ぎに目覚めている間、バランスをとって、私の作品を読んだ人々からフィードバックを受け取るのが大好きです。彼らの質問からチュートリアルをフォローするための素晴らしいアイデアがあります。

結論

Inbox Zeroは原則として優れたアイデアですが、電子メールの問題の核心に対処することはできません。受信したい電子メールのみを受信し、独自の条件で処理するようにしてください。 Inbox Zeroに到達するためだけに、ソーシャルメディアの通知、未読の電子メールニュースレター、不要な仕事用の電子メールを削除するために時間を費やしても意味がありません。 1日数分を少しの間取って、このチュートリアルの原則のいくつかを適用し、電子メールとの関係に一度だけ対処する方がはるかに優れています。