受信トレイ・ゼロへの執着を断ち切る！メール過多を根治する5つのアクションステップ

Inbox Zero（受信トレイ・ゼロ）は、生産性向上コミュニティで最も人気のあるキーワードの一つです。人気のiPhoneメールクライアント「Mailbox」のようなアプリを使えば、受信トレイのメールを素早く処理できます。メールが本当に溢れているなら、Mailstromのようなサービスで一括削除することも可能です。すべてを削除して一からやり直す「メール破産（email bankruptcy）」という発想が、一部の界隈で真剣に検討されるほどです。

しかし、受信トレイを空にすること、つまり捉えどころのないInbox Zeroの達成ばかりに焦点を当てると、メール過多の2つの根本的な問題を見落としてしまいます。メール問題を真に解決するには、Inbox Zeroを超えて、次の根源的な問いに向き合う必要があります。

• そもそも、なぜ受信トレイが溢れてしまったのか
• 自分とメールの関係はどうなっているのか

メール過多の問題点

メール過多をめぐる議論のほとんどは、「必要なメール」と「不要なメール」の区別をしていません。受信トレイのすべてを「片付けるべき対象」として扱うのは、現実を無視した発想です。上司から届いたプレゼンへのフィードバックのメールと、もう住んでいない都市のGrouponのお得情報メールが同じであるはずがありません。同様に、昔の友人からのメールは歓迎すべきものですが、その友人がFacebookであなたを写真にタグ付けしたという通知は、おそらくそうではないでしょう。

もし受信トレイに100通のメールがあり、そのすべてが受け取りたいけれどまだ処理できていないものなら、それはどんなメールアプリにも解決できない時間管理の問題です。逆に、不要なメールが10通あるなら、それはメールの問題ですが、やはりアプリでは解決できません。

メール過多をめぐる議論のほとんどは、「必要なメール」と「不要なメール」の区別をしていない

多くの人にとって、不要なメールの主な原因は、SNSの通知、メールニュースレター、そして重複した業務メールの3つです。著名人であれば、未承諾のファンレターや相談の依頼も大量に届くかもしれません。

なお、スパムはかつてほどの問題ではなくなっています。Gmailのような最新のメールサービスを使っていれば、受信トレイにスパムが表示されることはほとんどないでしょう。

パブロフ式メール

Inbox Zeroという概念は、多くの人の「メールとの関係」にも対処できていません。20分ごと、あるいは通知が来るたびにメールをチェックし、すべてに即座に返信するからこそ受信トレイが空になっているのだとしたら、それは決して良いことではありません。同様に、1日4時間をメールの往復に費やしているなら、一日の終わりに受信トレイが空になっていたとしても、生産的とは言えません。

イワン・パブロフは、古典的条件づけの研究で知られるロシアのノーベル賞受賞科学者です。犬に餌をやるたびにベルを鳴らすことで、餌がなくても犬が唾液を分泌するように仕向けました。心理学出身の筆者としては、パブロフの話をするたびに唾が出てきそうです。

古典的条件づけの核心は、刺激の後に反応が続く回数が多いほど、その二つを切り離すのが難しくなるということです。朝一番にメールをチェックする習慣や、新しい通知が来るたびに確認する行動を繰り返すたびに、あなたは自分自身に同じ行動を続けるよう条件づけをしているのです。

真にInbox Zeroを超えるためには、メールの受け取り方と返し方をコントロールする必要があります。つまり、パブロフのサイクルを断ち切ることが不可欠なのです。空の受信トレイは、その道のりのほんの一歩にすぎません。

5つの原則

幸い、不要なメールの過多も、パブロフ式的なメールとの関係も、簡単に改善できます。以下のシンプルな原則を実践すれば、受け取るメールのほぼすべてが必要なものになり、いつ・どこでメールをチェックするかも自分でコントロールできるようになります。

原則1：重複しないサイロ（棲み分け）

SNSの通知問題を解決するために、筆者は「重複しないサイロ」という考え方を使っています。Facebookの通知はすべてFacebookの中にとどめるべきです。それ以上でも以下でもありません。通知がメール受信トレイやスマホの通知メニューなど、Facebook以外の場所に現れるべきではありません。Facebookの通知が編集者からのメールより重要になることは決してないのですから、同じ扱いを受けるべきではないのです。

アクションステップ

30分ほど時間を取って、すべてのSNSアカウントにログインし、通知メールをすべて解除しましょう。チェックを外すべきチェックボックスの多さに驚くかもしれません。MakeUseOfのライターJustinは、NotifyMeNotを使って迷惑なSNSメールを停止する方法について記事を書いています。NotifyMeNotを使えば、主要なSNSのメール通知を順番に解除できます。

原則2：読むか、解除するか（Deal or Delete）

ニュースレター問題はもう少し厄介です。多くの場合、ニュースレターには自分が受け取りたい情報が含まれていたからこそ、能動的に登録しているからです。デジタル溜め込み魔の人は、「今でも毎日のGrouponのお得情報が欲しいはずだ」と自分に言い聞かせようとするかもしれません。「Deal or Delete（読むか消すか）」の原則は、こうした溜め込み本能を克服する助けになります。

アクションステップ

毎日15分間、受信トレイにあるメールニュースレターをすべて見直す時間を設けましょう。それぞれについて、全文を読むか、購読解除するかのどちらかを選びます。専用の時間を設けても読まないのであれば、永遠に読むことはないでしょう。

筆者は2週間で、登録していたニュースレターの約4分の3を購読解除しました。今では、未読のニュースレターが受信トレイに増え始めたら、この原則を再適用するようにしています。

原則3：最大メール時間（Max Email Time）

多くの人にとって——油断しているときの筆者も含めて——メールチェックは反射的な行動です。何もしていなかったり、一瞬気を逸れたりすると、無意識に受信トレイを開いてしまいます。大したことではないように思えますが、集中の流れ（フロー）は断ち切られ、実際にどれだけの時間をメール確認に費やしているのか、その数字には驚かされるでしょう。

同僚ライターのAkshataが勧めるように、決まった時間だけメールをチェックするのがはるかに良い方法です。さらに踏み込んで、メール過多とパブロフ式の関係の両方に対処するために、「最大メール時間」を設定することをお勧めします。

時間切れの時点で返信途中だった場合は、下書きに保存して翌日に持ち越しましょう。

アクションステップ

1日1〜2回、メールをチェックする時間を決めます。重要なメールを処理するのにかかる時間を測り、それを「最大メール時間」とします。45分を超えるのは長すぎる可能性があります。決めた時間にだけメールをチェックし、最大メール時間を超えないようにします。時間切れの時点で返信途中だった場合は、下書きに保存して翌日に持ち越します。

これは極端な解決策に見えるかもしれませんが、妥当な最大メール時間を設定すれば、本当に重要なメールをすべて処理しながら、単に緊急なだけのメールを無視できるようになります。メールの量をさばけない場合は、この記事の他の原則を使って受信量そのものを減らす必要があります。

原則4：自問する「なぜ？」

決まった時間にしかメールをチェックしない、という贅沢が許されない立場の人もいます。その場合でも、頻繁なメールチェックには対処できます。1日の中には、どうしてもメールを確認しなければならない瞬間があります。例えば、上司に「ジョンから報告書は届いたか？」と聞かれたときなどです。しかし、特に理由もなくただチェックしている瞬間もあるはずです。

アクションステップ

メールチェックの時間を設定できない場合は、受信トレイを見るたびに「なぜ今見ているのか」を自問し、その答えをテキストファイルや紙に書き留めましょう。1日の終わりに、正当な理由（「上司に頼まれた」「1時間席を離れる」）と不当な理由（「先延ばし中」「電話中にふと開いた」「通知に反応した」）を集計します。目標は、不当な理由の数を最小化することです。自分がなぜメールをチェックしているのかを認識できれば、明確な理由があるときだけチェックする習慣を作れます。

原則5：流入元を最小化する

ここまでの原則をすべて実践してもまだメールに埋もれているなら、流入元（インプット）そのものに対処する必要があります。残る不要なメールの主な発生源は、安易にメールを送ってくる同僚です。対策は2段階あります。第一に、自分が送るメールを変えること。第二に、同僚と話すことです。

アクションステップ

書くすべてのメールを見直しましょう。「完璧です」「ありがとう」のような一言だけのメールは送らないこと。受け取ったメールの内容に基づいて行動すれば、読んだことが相手に伝わるので、確認の返信は不要です。曖昧さがあるなら取り除きましょう。「午後空いていますか？」と聞く代わりに、「14時は空いていますか？」と具体的な時間を指定して聞きます。

やり取りが続きそうな場合は、電話をかけましょう。5通のメールでやり取りすることになる話題も、電話なら1分足らずで済むことがあります。

書くすべてのメールを見直す。

メールの最後には、相手に何を期待しているのかを明記しましょう。返信を待たずに、送った内容に着手してもらえるものとして進めると伝えます。相手が再度質問しに来なくて済むよう、必要な情報をすべて提供することも忘れずに。

自分のメールを、不必要な返信をしない構造にし、他人が返信する必要性も最小化できたら、いよいよ同僚と話す番です。最もひどい人から始めて、重要かつ関連性のあるメール以外はCCに入れないよう丁寧にお願いしましょう。同様に、可能な限り「全員に返信」ではなく送信者のみに返信してもらうよう頼みます。

ファンレターについて

有名になったり専門家と見なされたりすると、見知らぬ人からアドバイスを求めるメールが届くようになります。こうしたメールへの対処の鍵は、それが「必要なメール」か「不要なメール」かを見極めることです。1日1時間を未承諾の相談への返信に費やすのは負担かもしれませんが、その相手が潜在的または現在の顧客なら、むしろ連絡をもらいたいはずです。

一方、返信することで何も得られないなら、そもそもなぜその人があなたのメールアドレスを知り得たのかを考える必要があります。ウェブサイトに公開しているなら、削除しましょう。削除できず、メールの量も管理不能なら、重要度の低いメール対応をアシスタント（バーチャルでも実在でも）に委任することを検討してください。

筆者の場合、ほとんどの日、執筆したチュートリアルを読んだ人からメールを受け取ります。「ソフトXの方がソフトYより優れているのにYについて書くなんて馬鹿だ」という罵倒のメールで目覚めるのは心地よくありませんが、総合的に見れば、作品を読んだ人からのフィードバックは嬉しいものです。彼らの質問から、続編チュートリアルの素晴らしいアイデアを得ることもあります。

結論

Inbox Zeroは理念としては素晴らしいですが、メール問題の核心には触れていません。それは、「本当に受け取りたいメールだけを受け取り、自分のペースで対処する」ということです。Inbox Zeroを達成するためだけに、SNS通知や未読ニュースレター、不要な業務メールの削除に時間を費やすのは無意味です。数日間、1日数分だけ時間を割いて、この記事の原則を実践し、メールとの関係に一度で終止符を打つ方が、はるかに賢い選択なのです。