複数のメールアカウントのOutlook受信トレイを1つにまとめる方法

Outlookで複数のメールアカウントを整理したい場合、各アカウントの受信トレイをひとつのファイルにまとめると便利です。受信トレイを統合すれば、画面スペースの節約にもなり、メール管理が格段にしやすくなります。

Microsoft Outlookでメールアカウントを自動設定した場合、デフォルトではアカウントごとに新しいデータファイルと個別の受信トレイが作成されます。しかし、これらのアカウントは後からひとつのファイルに統合できるため、すべてのメールを一元管理できます。

以下では、その具体的な手順を解説します。

Outlook受信トレイを統合する手順

注意:この手順はPOP3アカウントを前提としています。

自動検出機能を使って新規アカウントを作成した場合でも、作成完了後に受信トレイを統合できます。すでにアカウントを作成済みの場合も、同様にOutlook上で統合が可能です。

受信トレイを統合するには、以下の手順に従ってください。

1. Microsoft Outlookを開き、「ファイル」メニューをクリックします。
2. 「ファイル」メニュー内の「アカウント設定」をクリックし、表示されるドロップダウンメニューから再度「アカウント設定」を選択します。
3. 「アカウント設定」ウィンドウが開き、既存のすべてのメールアカウントが一覧表示されます。「メール」タブが選択されていることを確認してください。
4. 受信トレイを統合したいメールアカウントを選択すると、「アカウント設定」ウィンドウの下部に「フォルダーの変更」オプションが表示されます。

「フォルダーの変更」ダイアログボックスで、「Outlook」を選択し、次に「受信トレイ」を選びます。メールを独自のフォルダーに配信したい場合は、「新しいフォルダー」をクリックして新しいフォルダーを作成することもできます。また、メール用に新しいPSTファイルを使用したい場合は、「新しいOutlookデータファイル」を選択できます。

ただし、連絡先やカレンダーなどのデータはすでにoutlook.pstに保存されているため、バックアップ作業の時間を節約する観点からも、「Outlook」→「受信トレイ」を選択するのがおすすめです(下記最後の画像を参照)。

希望のフォルダーを選択したら、「OK」をクリックします。

統合したいメールアカウントごとに、上記の手順を繰り返します。

すべて完了したら、「アカウント設定」ウィンドウを閉じます。

この手順を実行すると、統合前の各メールアカウント用にMS Outlookが自動作成していた余分なデータファイルを閉じられるようになります。新しいメールは、手順5で選択したフォルダーに配信されるためです。

以上が、Outlook 2021/2019で受信トレイを統合する方法です。

ご不明な点がある場合は、下記のコメント欄でお気軽にお問い合わせください。

Outlook 365で受信トレイを統合することはできる?

残念ながら、Outlook 365では「フォルダーの変更」オプションが存在しないため、この方法による統合はできません。代わりに、検索フォルダーを活用して、すべての受信トレイからの最新メールを一覧表示できます。

具体的には、Outlook上部の検索ボックスをクリックし、「すべてのメールボックス」を検索します。候補が表示されたらクリックし、さらに「未読」オプションを選択しましょう。これにより、すべての未読メールを一箇所で確認できるビューが完成します。

受信したメールを自動的に特定のフォルダーへ移動するには?

これを実現するには、仕分けルールを作成する必要があります。件名、送信者、宛先などのメール関連情報をもとに、受信時に自動的に任意のフォルダーへメールを移動できます。ルールは単一のメールボックスに適用することも、すべてのメールボックスに一括適用することも可能です。