Outlookのルール機能を活用してメール受信トレイを自動整理する方法

生活の中には面倒な「ルール」も存在しますが、Outlookのようなアプリケーションにおいては、ルールはまさに救世主です。時間を節約し、受信トレイの散らかりを防いでくれる強力な味方となります。デスクトップ版のOutlook 2016でも、Web版のOutlook.comでも、ルール機能を活用すればメールを常に整理された状態に保てます。

Outlookのルールとは?

Outlookにおける「ルール」とは、メールの移動やフラグ付けを自動的に行ったり、特定のメールを受信した際に通知を表示したりできる便利なツールです。一度ルールを設定しておけば、受信トレイに届く新しいメッセージは、設定した条件に従って自動的に処理されます。

ルールは受信メールに対して使われるのが一般的ですが、送信メールに対しても作成できます。たとえば、自分が送ったメールが相手に配信されたときや開封されたときに通知を受け取ったり、配信を一定時間だけ遅らせたりすることも可能です。

ルールで何ができるのか

仕事でもプライベートでも、Outlookのルールを活用すれば、メッセージを効率的に整理し、重要な項目を見逃さず把握できます。ここでは、誰もが共感できる基本的な例をいくつか紹介します。

• 特定の連絡先から届いたメールすべてに、デスクトップ通知を表示する。
• 件名に特定のキーワードを含むメールを、指定のフォルダーへ自動移動する。
• 本文に特定のテキストを含むメールを削除する。

選択肢は非常に豊富なので、ルールは好みに応じて詳細かつ高度に設定できます。より細かい条件を指定したい場合の例をいくつか挙げてみましょう。

• 特定の連絡先から、件名に特定のキーワードを含むメールに、カスタム通知音を鳴らす。
• 特定のサイズ範囲かつ特定の期間内の添付ファイル付きメールを、指定フォルダーへ移動する。
• 自分がCCに入っている会議出席依頼のうち、重要マークが付いているものにフラグを付ける。

ルール機能へのアクセス方法

Outlook 2016(デスクトップ版)

デスクトップ版のOutlook 2016を使用している場合、ホームタブを開くと、上部の移動グループにルールが表示されます。

また、メッセージを開いている状態では、メッセージタブの上部にルールが表示されます。ルールをクリックすると、現在表示中のメッセージに対して、その差出人からのメールや自分宛てのメールを特定のフォルダーに常に移動させるクイック操作が利用できます。さらに、ルールの作成やルールと通知の管理もここから選択できます。

Outlook.com(Web版)

ブラウザーでOutlook.comを使用している場合は、右上の歯車アイコンをクリックし、ルールの管理を選択します。次の画面に、現在有効になっているルールの一覧が表示されます。

ルールの追加・作成方法

Outlook 2016(デスクトップ版)

ここからが本番です。前述のクイック操作を選べば、クリック1つで特定の差出人からのメールや自分宛てのメールを移動できます。しかし、より詳細なルールを設定したい場合や、特別なニーズがある場合、受信トレイをさらにきれいに整理したい場合にも、Outlookはしっかり対応してくれます。

Outlook 2016では、上部メニューからルールを選択し、ルールの作成をクリックします。すると、よく使われる条件とアクションが並んだポップアップウィンドウが表示されます。複数のチェックボックスを選んで条件を絞り込むことも、必要に応じて複数のアクションを選択することもできます。

設定が完了したらOKをクリックします。確認ウィンドウでは、「現在のフォルダー内の既存のメッセージに対してこのルールを実行する」にチェックを入れることもでき、条件に合う大量のメールを一括処理したい場合に便利です。さらに細かいパラメーターを指定したい場合は、詳細オプションボタンを選択しましょう(後述)。

別の方法として、ルールと通知の管理を選び、新しいルールをクリックすることもできます。一覧から始めたいルールの種類を選び、次の画面で編集して次へをクリックすると、ルール ウィザードが起動します。これは先ほどの詳細オプションを選んだときに表示されるのと同じウィンドウです。

チェックボックスにチェックを入れて、適用したい条件をいくつでも指定していきます。チェックを入れるたびに、その内容が下にある「ステップ2」のボックスに表示されていきます。ステップ2のエリアでは、下線付きのリンクをクリックして具体的なパラメーターを指定します。

たとえば、「メッセージ内に特定の文字列が含まれる場合」という条件を選んだ場合は、特定の文字列というリンクをクリックし、次のウィンドウでキーワードを入力します。追加をクリックすると、入力した単語やフレーズが下のボックスに表示されるので、OKを押せば、ステップ2の「特定の文字列」の部分が実際のキーワードに置き換わります。

次へをクリックすると、ルールに適用するアクションを追加できます。ここでも複数のアクションを選択でき、必要に応じてステップ2のボックスでパラメーターを設定します。たとえば、メールのコピーをフォルダーに移動するよう選んだ場合は、特定のフォルダーをクリックして移動先を選択します。OKを押すと、選択したフォルダー名がステップ2のボックスに反映されます。

次へをクリックすれば、例外条件などの追加オプションも設定できます。すべて完了したら完了をクリックします。最後にルールに名前を付け、受信トレイのメッセージに対して今すぐ実行するかどうかを選び、「このルールを有効にする」にチェックが入っていることを確認して完了を押せば設定完了です。

Outlook.com(Web版)

Outlook.comでは、歯車アイコンをクリックしてルールの管理を選び、新しいルールボタンをクリックします。条件とアクションの種類自体はデスクトップ版とほぼ同じですが、Web版では選択できるオプションがやや限定されています。

まずドロップダウンリストから条件を選び、その横にパラメーターを入力します。続いてアクションを選択し、同様にパラメーターを指定します。

プラスアイコンをクリックすれば、条件やアクションを追加でき、より強力なフィルタリングが実現できます。変更したい場合や入力を間違えた場合は、ゴミ箱アイコンを押せばその項目を削除できます。すべて終わったらルールの作成をクリックしましょう。

ルールの具体的な活用シーン

仕事でもプライベートでも、ルールは非常に便利です。以下に具体例をいくつか紹介します。

仕事での活用例

• CEOからのメールすべてにアラーム音を鳴らし、デスクトップ通知を表示する。
• プロジェクトチームからのメールをプロジェクトフォルダーに移動しつつ、特定のチームメンバーからのメールは個別のサブフォルダーに振り分ける。
• 出張など不在期間中に届いた、指定期間内の添付ファイル付きメールに「要フォローアップ」のフラグを付ける。

プライベートでの活用例

• 配偶者からのメールをすべて重要としてマークし、印刷する。
• 件名や本文に「奨学金」という言葉を含むメールを両親に転送する。
• 特定の店舗からのメールのうち「アカウント」関連のものは指定フォルダーへ移動し、「セール」に関するものは削除する。

ルールの管理方法

Outlook 2016(デスクトップ版)

デスクトップ版Outlookでは、メニューからルールをクリックし、ルールと通知の管理を選択します。このウィンドウには、設定済みのすべての有効なルールが表示されます。新規ルールの作成や既存ルールの編集、コピー・削除のほか、特定のフォルダーや受信トレイ内の全ルールを実行することも可能です。オプションを選択すれば、ルールのエクスポートやインポートも簡単に行えます。

Outlook.com(Web版)

Outlookのオンライン版では、上部の歯車アイコンをクリックしてルールの管理を選ぶと、現在のルール一覧が表示されます。そこから並べ替え、削除、編集といった操作が行えます。

まとめ:あなたはOutlookのルールを使っていますか?

Outlookのルールを活用すれば、メール検索の手間を省き、重要なメッセージを見逃さず、受信トレイをすっきりとした状態に保てます。一度作り方を覚えてしまえば、ルール作成は素早く簡単な作業となり、今後の時間・労力・ストレスを大きく軽減してくれるでしょう。

あなたはルールを使っていますか? 使っているなら、どのように役立っていますか? まだ使っていないなら、その理由は何でしょうか? ぜひ下のコメント欄で教えてください!