Outlookのルールでメールの受信トレイを管理できるようにする

人生にはルールが不快な時があります。ただし、Outlookのようなアプリケーションの場合、ルールは命の恩人、時間の救助者、および雑然とした排除者になる可能性があります。デスクトップでOutlook2016を使用する場合でも、WebでOutlook.comを使用する場合でも、整理された状態を維持するためのルールを利用できます。

ルールとは正確には何ですか？

Outlookの場合、ルールは、電子メールを自動的に移動してフラグを付けたり、特定の電子メールを警告したりするために使用できるツールです。ルールを設定すると、受信トレイに届く新しいメッセージは、設定したルールに従って自動的に処理されます。

ルールは通常、受信するメッセージに使用されますが、送信する電子メールにもルールを作成できます。たとえば、メールが配信されて読んだときに通知を受け取ったり、配信を一定時間延期したりすることができます。

ルールはどのように使用できますか？

仕事と個人の両方の状況で、Outlookのルールはメッセージを効果的に整理し、重要な項目について最新の状態に保つことができます。ここにあなたがおそらく関係することができるいくつかの基本的な例があります。

• 特定の連絡先からのすべての電子メールにデスクトップアラートを表示させます。
• 件名に特定の単語が含まれるすべてのメールを特定のフォルダに移動します。
• メッセージ本文に特定のテキストが含まれるすべてのメールを削除します。

非常にさまざまなオプションがあるため、ルールは必要に応じて詳細かつ高度にすることができます。より多くのパラメータを定義できるいくつかの例を次に示します。

• 件名に特定の単語が含まれる特定の連絡先からのすべてのメールで、カスタムアラート音を鳴らします。
• 特定のサイズ範囲と期間内の添付ファイルを含むすべての電子メールを特定のフォルダーに移動します。
• リクエストに対応し、重要としてマークされているCC回線上のすべての電子メールにフラグを立てます。

ルールにアクセスするにはどうすればよいですか？

Outlook 2016

デスクトップでOutlook2016を使用している場合は、ルールが表示されます。 移動の上部にあります ホームにいるときのセクション タブ。

メッセージを開いている場合は、ルールが表示されます メッセージを表示しているときに上部に表示されます タブ。 ルールをクリックすると 、現在表示されているメッセージを常に移動するためのクイックオプションがあります その送信者からの、またはあなたに特別に送信された、特定のフォルダへの電子メール。 ルールを作成するオプションもあります またはルールとアラートの管理 。

Outlook.com

ブラウザでOutlook.comを使用している場合は、右上の歯車のアイコンをクリックして、[ルールの管理]を選択します。 。次の画面に、アクティブなルールのリストが表示されます。

ルールを追加および作成するにはどうすればよいですか？

Outlook 2016

ここから本当の魔法が始まります。上記のクイックルールアクションの1つを選択して、特定の送信者と一緒にメッセージを移動するか、クリックするだけでメッセージのみを送信することができます。ただし、ルールの詳細を知りたい場合、特定のニーズがある場合、またはより適切に整理したい場合は、Outlookで確実に対応できます。

Outlook 2016で、[ルール]を選択します トップメニューからルールの作成 。次に、一般的に使用されるルールの条件とアクションを示すポップアップウィンドウが表示されます。複数のチェックボックスを選択して、条件を絞り込むことができます。必要に応じて、複数のアクションを選択することもできます。

終了したら、[ OK]をクリックします 。確認ウィンドウでは、現在のフォルダ内のメッセージに対してルールを実行するためのボックスにマークを付けることができます。これは、ルールが適用されるメッセージの大部分を処理するのに便利です。 詳細オプションを選択することもできます 以下で説明するその他のパラメータのボタン。

さらに、ルールの管理を選択できます 新しいルールをクリックします 。次の画面で編集できるリストから、開始するルールのタイプを選択し、[次へ]をクリックします。 。次に、ルールウィザードが表示されます。 、これは、詳細オプションを選択した場合にポップアップするウィンドウと同じです。 上記。

チェックボックスを使用して、必要な数の条件をマークします。それぞれがマークされると、その下のステップ2ボックスに表示されます。そのステップ2の領域では、リンクを使用してパラメーターを指定します。

たとえば、メッセージ内の特定の単語を使用してルールを適用することを選択した場合は、特定の単語という用語をクリックします。 次のウィンドウに入力します。 追加をクリックします 適用するすべての単語またはフレーズがその下のボックスに表示されます。 OKをクリックします これらの単語やフレーズは、特定の単語という用語に置き換わります。 ステップ2で。

次へをクリックします ルールに適用する必要のあるアクションを追加します。ここでも、複数を選択し、該当する場合は[ステップ2]ボックスでパラメーターを構成できます。たとえば、メールのコピーをフォルダに移動することを選択した場合は、特定のフォルダをクリックします 選択します。 OKをクリックします 選択したアイテムが[ステップ2]ボックスに表示されます。

次へをクリックすると、ルールのオプションをさらに選択できます 完了したら、完了をクリックするだけです。 。ルールに名前を付け、オプションで受信トレイで実行し、ルールをオンにするチェックボックスがオンになっていることを確認します。 完了をクリックします これで準備は完了です。

Outlook.com

Outlook.comで歯車のアイコンをクリックし、[ルールの管理]を選択します 新規をクリックします ボタン。オプションが制限されていますが、デスクトップバージョンで上記と同じタイプの条件とアクションを使用します。

まず、ドロップダウンリストから条件を選択し、その横にパラメータを入力します。次に、アクションを選択し、もう一度パラメーターを選択します。

プラスアイコンをクリックすると、条件とルールの両方を追加して、より堅牢なフィルタリングを行うことができます。気が変わったり、間違えたりした場合は、ゴミ箱アイコンを押すだけでそのアイテムを削除できます。終了したら、[ルールの作成]をクリックします。

ルールはどのように機能しますか？

仕事用や個人用のメールの場合、ルールは非常に便利です。ここにいくつかの例を示します。

仕事用

• CEOからのすべてのメールでアラーム音を鳴らし、デスクトップアラートを表示します。
• プロジェクトチームからのすべてのメールをプロジェクトフォルダに移動しますプラス 特定のチームメンバーからのものは、特定のサブフォルダーに移動されます。
• 不在中に、その期間内に添付ファイルがあるすべての電子メールにフォローアップのフラグを付けます。

個人用

• 配偶者からのすべてのメールを重要としてマークして印刷します。
• すべてのメールに奨学金という単語を入れてください 件名またはメッセージ本文で、保護者に転送されます。
• 特定のストアからのすべてのメールにアカウントという単語を含める sale という単語が含まれている間、特定のフォルダに移動します 削除されます。

ルールはどのように管理されますか？

Outlook 2016

デスクトップ版のOutlookで、[ルール]をクリックします メニューから[ルールとアラートの管理]を選択します 。このウィンドウには、設定したすべてのアクティブなルールが表示されます。新しいルールを作成したり、現在のルールを編集したり、ルールをコピーまたは削除したり、特定のフォルダーまたは受信トレイですべてのルールを実行したりできます。 オプションを選択した場合 、ルールを簡単にエクスポートまたはインポートすることもできます。

Outlook.com

Outlookのオンラインバージョンの場合は、上から歯車のアイコンをクリックし、ルールの管理を選択します。 、および現在のすべてのルールのリストが表示されます。次に、それらを並べ替え、削除、または編集するオプションがあります。

Outlookルールを使用していますか？

電子メールの検索時間を節約し、重要なメッセージを最新の状態に保ち、Outlookのルールを使用して受信トレイをすっきりさせることができます。ルールの作成を開始すると、すばやく簡単なプロセスになり、時間、エネルギー、および面倒な作業を節約できます。

ルールを使用していますか？もしそうなら、彼らはあなたをどのように助けましたか？そうでない場合は、なぜそれらを試してみませんか？以下にコメントをお寄せください！