Gmailラベルを再検出し、最後に受信トレイを飼いならす

ラベルの貼付は機械的である必要があります。ラベルに基づいて実行するアクションは、機械的なものである必要があります。

これは、Gmailでラベルを使用する上でおそらく最も重要な部分です。最初は、ラベルの長いリストを思い付くように誘惑されます。 「それぞれのタスクやメールはユニークです」とあなたは自分に言い聞かせます。この罠に陥らないようにしてください。あなたが持っているラベルが多ければ多いほど、彼らはあなたにもっと考えさせます、それはあなたにもっと時間がかかります。決断疲労と積極的に戦わなければならないので、それがラベルのあるべき姿です。

ラベルはできるだけ少なくしてください。 各ラベルは単一の目的を果たす必要があります。経験則として、これらのプライマリラベルを使用し、作業ニーズに固有のラベルをさらに5つ追加します。

5つのプライマリラベル：Today、Done、Waiting For、To-Do、Reply

何人かの受信箱の専門家は、朝にあなたの電子メールを毎日スキャンすることを勧めています。そうすれば、あなたは各電子メールをどうするかを知っています。このスキャンを、やることリストを整理するのと同じように、受信トレイを整理する時間として扱います。

ゼロ番目のルール メール管理の概要：削除できる場合は削除してください。削除できないメッセージについては、通常、次の5つの主要なラベルで分類できます。

1. 今日： 今日実行するアクションがあるすべての電子メールにこれをマークします。メールに「今日」などのマークが付いていても問題ありません。重要なのは、このメールが今日に関連していることを知ることです。
2. やること： メールに今日実行する必要のあるプロジェクトまたはタスクがある場合は、このラベルでマークを付けます。キーポイント：タスクは、その電子メールに返信するだけではない必要があります。これをSortedと組み合わせて、GmailをTrelloのようなタスクボードに変えることができます。
3. 返信： 返信が必要なメールにはこれをマークしてください。そのため、メールに「今日+やること+返信」というマークを付けて、メール以外のタスクが含まれていることを示し、1日の終わりまでに返信する必要があることを示します。
4. 待機中： あなたにとって重要であるが、他の人が行動を起こすのを待たなければならないメールにこれをマークしてください。私は、ActiveInboxの創設者であるAndyMitchellの電子メールの過負荷の管理に関するヒントからこのトリックを取り上げました。
5. 完了： 最も重要なラベル。入力が不要になったメールには、[完了]のマークを付けます。私はその紙の証跡を持ちたいので、私は電子メールを削除するのが好きではありません。また、メールをアーカイブしている場合でも、送信者からの返信により、メールは受信トレイに戻されます。あなたはその「完了！」が必要です。ラベル-特に、完了リストの生産性向上方法のファンである場合。

ラベルはプラセボとして素晴らしいです！

新しい電子メール通知を受け取ったときはいつでも、私の最初の本能は、開いたり、読んだり、返信したり、削除したりすることでした。それは私のワークフローを混乱させました。しかし、その無人の通知は私を悩ませるので、私はそれに対処するために何をしていたのかを中断することになりました。

今、私はラベルを貼って仕事に戻ります。現在の作業が完了したら、後でメールのアドレスを指定します。ラベルを貼ると、他の方法で費やす時間を費やすことなく、メールをやり取りしたりアドレス指定したりしたことの精神的な満足感が得られます。

ラベルは、受信メールについて強制的に何かをする必要がある人にとって素晴らしいプラセボです。

ラベルは、簡単にアクセス、適用、識別できる必要があります

Gmailには、ラベルをできるだけユーザーフレンドリーにするためのツールがたくさんあります。ラベルの外観をカスタマイズするのに少し時間をかけると、使用量が増えます。

歯車アイコン>[設定]>[ラベル]に移動します すべてのラベルを表示して管理します。ここでは、送信済みメール、下書き、重要、カテゴリ、サークルなど、左側のサイドバーに表示される他のほとんどのアイテムも非表示にすることをお勧めします。ラベルが最初に表示されると、ラベルを見つけてメールにドラッグアンドドロップするのが簡単になります。

また、ラベルを色分けします。 サイドバーの任意のラベルの小さなドロップダウンをクリックして、色を選択します。プライマリラベルに適用されたシンプルな色は、それらを簡単に識別するのに役立ちます。 「DONE！」には緑色のラベルを使用しています。このメールを見て、もうそのメールを気にする必要がないことを知って満足しています。同様に、「TODAY！」とマークします。常に私の注意を引くように、明るい赤でラベルを付けます。

拡張機能なし、フリルなし

ラベルの利点は、Gmailに組み込まれていることです。 Chromeでは使用できるがモバイルGmailアプリでは使用できないRAMチューイング拡張機能は必要ありません。受信トレイを開くたびに完全に機能します。最高の生産性システムは、邪魔にならないシステムであり、それがラベルです。

Gmailでラベルをより効果的に使用するためのトリックがある場合は、ぜひお知らせください。 コメントに提案をドロップするか、質問があれば質問してください。