Gmailのラベルを再発見。ついに受信トレイを手なずける方法

誰のGmail受信トレイも、放置すれば遅かれ早かれ手のつけられない状態になります。メール過多への対策はいろいろありますが、実はすぐ目の前にありながら、意外と使われていない定番機能があります。それがGmailのラベルです。

ラベルは登場から久しく、多くの人にとって「あるのが当たり前すぎて見えない」存在になっています。私自身、Gmailが始まった頃からのユーザーですが、最近までラベルを一度も使ったことがありませんでした。ところが実際に使い始めると、メールとの向き合い方が一変し、ようやく受信トレイをコントロールできるようになったのです。

ラベルを成功させるには、あらゆるタスク管理システムに通じる生産性の原則がいくつか関わってきます。以下は私が実践して効果を実感したテクニックです。あなたにもきっと役立つはずです。

ラベルで「考えさせられない」ことが大切

ラベル付けは機械的に行え、ラベルを見て取るべき行動も機械的に決まる――それが理想の状態です。

これが、Gmailのラベル活用における最も重要なポイントかもしれません。使い始めたばかりの頃は、長々としたラベルリストを作りたくなるものです。「どのタスクもどのメールも唯一無二だ」と自分に言い聞かせて。しかし、この罠にはまり込まないでください。ラベルが増えるほど選択に迷いが生じ、時間も奪われます。意思決定疲労とは意識的に戦わねばなりません。その武器こそがラベルなのです。

ラベルは最小限に絞り込みましょう。1つのラベルには1つの役割だけを持たせます。目安としては、次に紹介する基本ラベルを使い、それに加えて仕事特有のニーズに応じたラベルを5個程度まで追加するのがよいでしょう。

基本の5ラベル:「今日」「To-Do」「返信」「返信待ち」「完了」

受信トレイ管理の専門家の多くは、朝いちばんにメール全体をざっと見直し、それぞれのメールの扱いを決めておくことを推奨しています。このスキャンの時間を、To-Doリストを整えるのと同じ感覚で受信トレイを整理する時間だと捉えましょう。

そしてメール管理の第0のルールは「削除できるものは削除する」。削除できないメールは、たいてい次の5つの基本ラベルのいずれかに分類できます。

1. 今日:今日中に何らかのアクションが必要なメールにつけます。他のラベルと併用しても構いません。大事なのは「このメールは今日に関係ある」とひと目で分かることです。
2. To-Do:メール本文だけで完結しないプロジェクトやタスクが含まれている場合につけます。ポイントは、単なる返信以上の作業が必要だということ。Sortdなどのツールと組み合わせれば、GmailをTrello風のタスクボードに変身させることもできます。
3. 返信:返信が必要なメールにつけます。たとえば「今日+To-Do+返信」と付ければ、メール以外のタスクを含み、当日中に返信しなければならないメールだと即座に分かります。
4. 返信待ち:自分にとって重要なのに、相手側のアクションを待つしかないメールにつけます。このテクニックは、ActiveInboxの創設者Andy Mitchell氏によるメール過多対策のアドバイスから学びました。
5. 完了:最重要のラベルです。あなたの対応がもう不要になったメールは、すべてこれをつけます。私は記録を残したいのでメールを削除するのは好みではなく、アーカイブしても相手から返信が来れば受信トレイに戻ってきます。だからこそ「完了!」ラベルが必要なのです。Done List(完了リスト)という生産性メソッドのファンなら、なおさらです。

ラベルは最高のプラシーボになる!

以前の私は、新着通知が届くと反射的にメールを開いて読み、返信するか削除していました。これは作業の流れを断ち切る大きな妨げでした。でも、未処理のままの通知が気になって、何をしていても途中で中断して対応していたのです。

今では、ラベルをつけてすぐ作業に戻るだけ。メールの中身は、今の仕事が一段落してから確認します。ラベルをつけるだけで「メールに対応した」という心理的な満足感が得られ、本来なら費やすはずだった時間を丸ごと節約できます。

届いたメールに何らかの手を打たないと気が済まないタイプの人にとって、ラベルは絶妙な効き目のあるプラシーボなのです。

ラベルはアクセス・適用・識別しやすく

Gmailには、ラベルをできるだけ使いやすくするための機能が豊富に用意されています。少し時間をかけてラベルの見た目をカスタマイズすれば、使用頻度は確実に上がります。

歯車アイコン > 設定 > ラベルを開くと、すべてのラベルの一覧表示と管理ができます。ここで、左サイドバーの他の項目(送信済みメール、下書き、重要、カテゴリなど)はほとんど非表示にしておくのがおすすめです。ラベルが上のほうに表示されるほど見つけやすくなり、メールへのドラッグ&ドロップもスムーズになります。

さらにラベルの色分けも忘れずに。サイドバーの各ラベル横にある小さなドロップダウンをクリックすると色を選べます。基本ラベルにシンプルな色を割り当てれば、ひと目で識別できるようになります。私は「完了!」に緑を使っています。見ているだけで心地よく、もうそのメールに悩まされないのだと実感できます。同じように「今日!」には鮮やかな赤を設定し、常に目に飛び込んでくるようにしています。

拡張機能なし、余計な飾りなし

ラベルの素晴らしいところは、Gmailに標準で組み込まれていることです。Chromeでしか使えずモバイル版Gmailアプリでは動かない、メモリを食う拡張機能は一切不要です。受信トレイを開いた瞬間から、いつでも完璧に機能します。優れた生産性システムとは、こちらの邪魔をしないもの。ラベルはまさにそれです。

Gmailのラベルをもっと効果的に使うコツをお持ちでしたら、ぜひ聞かせてください!コメント欄でアイデアを共有したり、疑問を投げかけたりしてみてください。