【保存版】Windows 10のOutlookでルールを活用して受信トレイを自動整理する方法

受信トレイが散らかって困っていませんか?Outlookにはメールを管理するための機能が多数用意されています。フォルダ分け、フィルター、カテゴリなどの使い方をご紹介してきましたが、これらはあくまでメールを受信した後の手動操作です。本当にクリーンな受信トレイを目指すなら、Windows 10のOutlookアプリで「ルール」を設定し、メールの移動・フラグ付け・返信などを自動化するのがおすすめです。本記事では、その具体的な設定手順を詳しく解説します。

メッセージからルールを作成する方法

Outlookでルールを作成する最も簡単な方法のひとつが、受信したメッセージから直接作成するやり方です。まず対象のメッセージを右クリックし、「ルール」→「ルールの作成」を選択しましょう。

最初の画面では基本的な条件を選べますが、「詳細オプション」をクリックすると、さらに多くの細かい条件を指定できます。たとえば「特定の件名や差出人のメールを指定フォルダーへ自動的に移動したい」場合は、「件名に特定の文字が含まれる場合」にチェックを入れ、続いて「指定したフォルダーにアイテムを移動する」にチェックを入れて移動先を選ぶだけです。

条件の組み合わせは自由自在で、次のセクションで紹介するような多彩なルールを作成できます。設定が完了したら「OK」をクリックしてください。さらに、その場でルールを即時適用したい場合は、「この新しいルールを現在のフォルダー内の既存のメッセージに対して実行する」にチェックを入れて「OK」を選択します。すると、該当するメッセージが指定したフォルダーへ自動的に移動します。

テンプレートからルールを作成する方法

メッセージから作成する以外にも、あらかじめ用意されたテンプレートを利用してルールを作成できます。手順は以下の通りです。

まず「ファイル」メニューを開き、「ルールと通知の管理」を選択します。続いて「新しいルール」をクリックすると、テンプレートの一覧が表示されます。「整理しておく」「最新情報を入手する」といったカテゴリ別に複数のテンプレートが用意されており、ゼロから独自のルールを作成する選択肢もあります。

• 「整理しておく」系テンプレート: メッセージの自動移動やフラグ付けなど、受信トレイの整理に役立つルールを作成できます。
• 「最新情報を入手する」系テンプレート: 特定の差出人からのメールを通知ウィンドウに表示したり、サウンドを再生したり、スマートフォンにアラートを送信したりできます。

ここでは例として「差出人からのメッセージにフォローアップ用のフラグを設定する」を選んでみましょう。テンプレートをクリックしたら、下線が引かれた値(差出人名やフラグの種類など)をクリックして内容を編集し、「OK」を押します。その後「次へ」をクリックして条件を選択し、必要な情報を入力して再度「次へ」へ進みます。最後にルールにわかりやすい名前を付けて内容を確認し、「完了」を選択すれば設定完了です。

ルールの種類と注意点

Outlookのルールには「サーバーベース」と「クライアントのみ」の2種類があります。それぞれの特徴を理解しておきましょう。

• サーバーベースのルール: Outlookが起動していなくても、サーバー上のメールボックスで自動的に実行されます。受信トレイに届いたばかりのメッセージに適用され、サーバー側で処理されるため、PCの電源が入っていなくても機能します。
• クライアントのみのルール: 自分のコンピューター上でのみ実行されるルールです。サーバーではなくOutlookアプリ内で処理されるため、Outlookが起動している間にしか動作しません。

どちらのタイプになるかは、設定した条件やアクションの内容によって自動的に判定されます。2種類の違いについて詳しく知りたい方は、Microsoft公式のサポートページを参照するとよいでしょう。

ルールを上手に活用すれば、面倒な仕分け作業から解放され、重要なメールだけに集中できるようになります。ぜひ日常のメール管理に取り入れてみてください。