Windows 10 の Outlook でルールを設定して、受信トレイをクリーンアップして整理する方法

受信トレイがごちゃごちゃしている場合、Outlook で管理できる方法はたくさんあります。フォルダー、フィルター、およびカテゴリの使用方法については既に説明しましたが、これらはすべて、電子メールが届いた後の事実の変更です。本当にきれいな受信トレイが必要な場合は、Windows 10 の Outlook アプリでルールを設定して、電子メール メッセージを自動的に移動、フラグ付け、返信することができます。その方法を見てみましょう。

メッセージからルールを作成する

Outlook でルールを作成する最も簡単な方法の 1 つは、メッセージの 1 つを使用することです。メッセージを右クリックして Rules を選択すると開始できます 、次にルールの作成を選択します .選択できる条件がいくつかありますが、 Advanced をクリックして追加の条件を見つけることもできます。 オプション .例とデフォルトのシナリオとして、そのタイトルまたは送信者のメッセージをフォルダーに移動するように Outlook を構成できます。 アイテムをフォルダに移動するのチェックボックス .

次のセクションで説明する多くのルールがあります。ただし、満足したら、いずれかを選択できます。次に、[OK] をクリックします。 その後、すぐにルールを使用することを選択できます。 現在のフォルダーに既にあるメッセージにこの新しいルールを今すぐ実行 チェックボックスを選択するだけです を選択し、[OK] を選択します。選択したフォルダにメッセージが移動するはずです。

テンプレートからルールを作成する

メッセージからルールを作成するだけでなく、テンプレートからルールを作成することもできます。これを行うには、ファイルを選択します メニューから ルールとアラートの管理を選択します .次に、[新しいルール] をクリックします。 .そこから、テンプレートを選択します。整理して最新の状態に保つために選択できるさまざまなテンプレートがあります。最初から選択できるものもあります。

整理されたテンプレートを使用すると、メッセージを移動したり、メッセージにフラグを立てたりするのに役立ちます。最新のテンプレートを使用すると、誰かからのメールをアラート ウィンドウに表示したり、サウンドを再生したり、電話にアラートを送信したりできます。

この例では、フォローアップのために誰かからのメッセージにフラグを付けるを選択します .テンプレートをクリックし、下線の値をクリックして説明を編集し、値を変更して、[OK] をクリックします。 .その後、次へ を選択します。 をクリックし、条件を選択して関連情報を追加し、[次へ] をクリックします。 .その後、名前を付けて確認し、[Finish] を選択してセットアップを終了できます。 .

ルールに関する注意事項

Outlook には 2 種類のルールがあります。 1 つ目はサーバー ベースで、2 つ目はクライアントのみです。サーバー ベースのルールは、Outlook が実行されていないときはいつでも、サーバー上のメールボックスで実行されます。これらは、最初に受信トレイに送られるメッセージに適用され、サーバーを通過するまでルールは実行されません。一方、クライアントのみのルールは、コンピューター上でのみ実行されます。これらは、サーバーではなく Outlook で実行されるルールであり、Outlook が実行されている場合にのみ実行されます。違いの詳細については、Microsoft のサポート ページをご覧ください。