Outlookでメール業務を効率化する10のベストプラクティス

Outlookを本格的に使っているなら、自分のワークフローを見直してみる価値があります。ソフトウェアの使い方を工夫するだけで、必ず時間を節約できるはずです。

ここでは、Outlookでのメール整理・管理・時短に役立つベストプラクティスをご紹介します!

メール整理のベストプラクティス

Outlookにはメール管理のための便利な機能が数多く搭載されています。効果的なのは、次の3つの戦略を組み合わせる方法です。

• アクションフォルダで受信トレイを整理する
• 色分けカテゴリでメールを視覚的に分類する
• 迷惑メールが受信トレイに溜まるのを防ぐ

1. アクションフォルダを作成する

しっかりとしたOutlookのフォルダ構造を作ることが成功の鍵です。アクションフォルダはメールを仕分ける第二階層として機能し、メールの量が中程度以下の場合に特に有効です。

特定のカテゴリで大量のメールを受け取る場合は、この方法を他のコツと併用するとよいでしょう。

サイドバーのフォルダやアカウントを右クリックし、「新しいフォルダー」を選択すればフォルダを作成できます。取引先別、トピック別、プライベート用などにフォルダを分ければ、上司からの大事なメールを見逃す心配もありません。

多くのフォルダには、To Do(未対応)、Pending(対応中)、Finalized(完了)の3つのサブフォルダを作ると便利です。新しいメールがメインフォルダに入ったら、適切に対応し、どこへ振り分けるか判断しましょう。

• To Do:やり取り・案件が進行中だが、すぐのアクションは不要
• Pending:返信済みで、相手からの返答や次のアクション待ち
• Finalized:やり取り・案件が完了しており、削除かアーカイブ待ち

2. 色分けカテゴリで整理する

フォルダ管理に加えて、色分けカテゴリを使えば受信トレイの維持管理が格段に楽になります。色を使えば一目でメールを判別できますが、使いすぎには注意が必要です。あまりにカラフルすぎると、かえって見通しが悪くなります。

なお、色分けカテゴリには1つ大きな注意点があります。IMAPアカウントでは利用できないという点です。その場合は、別途POP3のメールアカウントを作成して使用する必要があります。あるいは「このコンピューターのみ」のフォルダを作成するという手もあります。

色分けシステムを始めるには、「ホーム」タブを開き、「タグ」セクションを探します。見つからない場合は、リボンの右端にある小さな矢印をクリックして、リボンが展開されているか確認してください。

そこから「分類」>「すべてのカテゴリ」を選択すると、現在アクティブなカテゴリの一覧が表示されます。ここで各カテゴリの色、名前、ショートカットキーを編集できます。

POP3アカウントを使っているのに色分けカテゴリが使えない場合は、機能を有効化する必要があるかもしれません。サイドバーでメールアドレスを探し、アカウント名を右クリックして「データファイルのプロパティ」を選択します。プロパティパネルの下部に「色分けカテゴリにアップグレード」というオプションがあるはずです。

既存の受信トレイのサイズによっては、処理に時間がかかることがあります。しかし一度完了すれば、色分けカテゴリの全機能を活用できるようになります。

IMAPアカウントでもどうしても色分けしたい場合は、「自動書式設定」機能を利用するという方法があります。

3. 迷惑メールフィルターのレベルを変更する

幸い、Outlookには独自のスパムフィルターが備わっています。しかし、明らかな迷惑メールまで完全には捕まえてくれないこともあります。こうしたゴミの処理には、文字通り貴重な時間が奪われてしまいます。

デフォルトでは迷惑メールフィルターはオンになっていますが、レベルは「低」に設定されています。レベルを上げれば、フィルタリングの精度を高められます。

迷惑メール対策のレベルを変更するには、「ホーム」タブの「削除」グループを探します。「迷惑メール」を選択し、続けて「迷惑メールのオプション」をクリックします。ここで受信トレイのフィルタリングレベルを選択できます。必要であれば、アカウントごとに個別に設定することも可能です。

Outlook内にも記載がありますが、迷惑メールフィルターを「高」に設定するにはリスクがあります。通常のメールが迷惑メールフォルダに移動される可能性があるため、定期的に迷惑メールフォルダをチェックするようにしましょう!

迷惑メールフォルダへの移動だけでは不十分な場合、もう1つの選択肢もあります。「疑わしい迷惑メールを迷惑メールフォルダに移動せず、完全に削除する」というチェックボックスにチェックを入れるのです。

ただし、フィルターレベルを「高」にした状態でこのオプションを有効にすると、迷惑メールと判定された正当なメールは復元できなくなる点にご注意ください。

メール対応を滞らせないためのベストプラクティス

メールの返信が溜まってしまうのは簡単ですが、見落とされがちな機能やテクニックを活用すれば、対応漏れを防げます。未読メールに埋もれる日々におさらばするために、次の3つの戦略を使いましょう。

• ルールを使って、メールを自動的にアクションフォルダへ振り分ける
• フォローアップフラグで優先順位を明確にする
• 時間に敏感なメールは予約送信で自動的に送る

4. Outlookのルールで自動化する

受信トレイからアクションフォルダへのメールの流れを維持するには、ルールが重要です。Outlook 365では、「ホーム」タブの「移動」セクションに「ルール」があります。

ルールとは、小さなif/then型の論理ステートメントです。Outlookはプログラムが起動している間、これらの条件を定期的に実行します。たとえば、「もし差出人が祖母なら、Familyフォルダへ移動する」といった具合です。

ルールを作成するには、メールを右クリックして「ルール」を選ぶか、「ホーム」タブの「移動」セクションから「ルール」を選択します。特定のアドレスからのメールを常に同じフォルダへ移動するなら、簡単な方法もあります。「指定のフォルダーに常に移動する」を選択し、適切なフォルダを指定するだけです。

複数の条件でメールをフィルタリングしたい場合は「ルールの作成」を、さらに詳細な設定を行いたい場合は「詳細オプション」を選びましょう。ルールは厄介なメールチェーンからの解放にも役立ちます。大きな組織で働いていると、自分に関係のない話題の長いメールチェーンに巻き込まれることがありますよね。

面倒なグループメールから外れるには、詳細オプションを開きます。「Ccボックスに自分の名前がある場合」にチェックを入れて「次へ」を選択します。その後、「指定のフォルダーに移動する」か「既読にする」を選べますが、選択肢はこれだけではありません。

ルールがトリガーされたときに実行できるアクションは多数あります。カテゴリの追加、メッセージへのフラグ付け、転送、自動返信など、さまざまな操作を自動化できます!

5. フラグでフォローアップする

フラグは優先順位システムとして機能します。メールが届いたら、それぞれに優先度を割り当てられます。そうすると、作業しながら整理していける動的なToDoリストに追加されます。

フラグを設定するには、「ホーム」タブの「タグ」セクションにある「フラグの設定」をクリックします。優先度は「今日」から「期限なし」まで選べ、日付を自由に指定できる「ユーザー設定」フラグもあります。また「アラームの追加」を使えば、通知のタイミングを設定することも可能です。

フラグを付けたメール、タスク、予定、会議は「ToDo」リストに表示されます。ToDoリストはサイドバーのカレンダーや連絡先ビューと一緒に確認できます。マウスをホバーすれば、クイック表示も可能です。

ToDoリストは優先度順にもスケジュール順にも並べ替えられます。ここからアイテムを完了としてマークしたり、調整したりすることもできます。

6. スケジューラーで後からメールを送信する

スケジューラーも素晴らしい機能のひとつです。メールを作成しておいて、指定した日時に自動送信できます。体調不良の日、多忙な日、タイミングが重要な場面などで非常に便利です。逆に、うっかり早くメールを送りすぎてしまった場合は、Outlookでメールの送信を取り消す方法を解説した記事もぜひ参考にしてください。

メールを作成したら、「オプション」タブに切り替えて「配信の遅延」をクリックします。「配信オプション」の下にある「この日時以降に配信する」にチェックを入れ、詳細を入力します。日付、時刻、重要度を選んだり、返信の扱いを指定したりすることもできます。設定が完了したら「閉じる」をクリックします。

Exchangeサーバーを使用している場合は、このままOutlookを閉じて問題ありません。ただし、IMAPまたはPOP3アカウントを使用している場合は、メールの予約送信時刻までOutlookを起動したままにしておく必要があります。

メール処理の効率化ベストプラクティス

適切な整理術と自動化されたメール管理があれば、理想の受信トレイへの道は半分歩いたようなものです。最後にひと手間加えることで、毎日の仕事から無駄な時間と単純作業を省けます。

• メール返信時間を決まった時間帯に集中させる
• 頻繁に行う検索を検索フォルダに保存する
• クイックパーツで定型文を素早く挿入する
• Outlookデータのバックアップを作成する

7. メール管理時間をスケジュールする

1日のうち、メール対応に充てる時間をいくつか決めておきましょう。たとえば朝の開始時と退勤前などです。こうすることで、「いつ、誰に、何に最初に返信すべきか」と考える時間を大幅に減らせます。

まず「ToDo」ビューを開きます。次に「新しいアイテム」のドロップダウンをクリックし、「予定」を選択します。好きな時間を設定し、平日毎日繰り返すよう設定しましょう。同様の予定をチェックインの回数分作成します。

メール対応の時間を区切ることは、一種のバッチ処理のようなものです。すべてを一度に片付け、取り残すものがなくなります。日中後半にもう一度同じバッチ処理を繰り返せば、受信トレイを常に把握できる状態を保てます。

8. 検索フォルダを作成する

Outlookの検索バーで同じ検索語を何度も打ち込む代わりに、検索フォルダを作成できます。検索フォルダは検索を自動的に実行し、結果をフォルダにまとめてくれるので、あとで確認するだけで済みます。

「フォルダー」タブに移動し、「新規検索フォルダー」を選択します。すると新規検索フォルダーの条件パネルが開きます。Outlookのテンプレートには、フラグ付きメールや特定の人物からのメールなど、よくある検索条件が用意されています。

より細かく制御したい場合は、ユーザー設定の検索フォルダーが多くのオプションを提供します。条件は完全にカスタマイズ可能です。条件は、新しい検索フォルダーにアイテムを振り分けるための専用のルールのようなものだと考えてください。

9. クイックパーツを設定する

Outlookで同じ文章を何度も入力しているなら、この機能で単調な繰り返しから解放されます。クイックパーツを使えば、長い固有名詞の自動補完、簡単な箇条書きの挿入、その他あらゆるテキスト項目の再利用が可能になります。

まず「ホーム」タブの「新しいメール」をクリックして、メール作成画面を開きます。よく使うフレーズをクイックパーツとして保存するには、追加したいテキストを選択した状態で「挿入」タブに切り替え、「クイックパーツ」>「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」へ進みます。

今後そのフレーズを入力し始めると、オートコンプリートの候補としてポップアップ表示されます。また、カスタムフォルダを追加して、クイックパーツをさらに整理整頓することもできます。

10. バックアップを作成する

Outlookには想像以上に多くのデータが蓄積されています。アカウントの中には重要なメールが何通も眠っているはずです。安全な場所にバックアップしようと思いつつ、まだ実行できていないなら、今すぐやりましょう!

Outlookでのエクスポートは簡単です。バックアップしたいアカウントを選択し、「ファイル」>「開く/エクスポート」>「インポート/エクスポート」へ進みます。「ファイルにエクスポート」を選択します。次のステップで「Outlookデータファイル(.pst)」を選びましょう。

続いて、バックアップするフォルダを選択します。メールディレクトリのルート全体をまとめてバックアップすることも可能です。最後に、バックアップの保存先を指定します。アカウントの一部だけをバックアップしたい場合は、詳細オプションを使用してください。

古いバックアップに上書き保存することもできます。保存先を選択する際に「重複しても上書きする」を選択するだけです。すでに個別のバックアップを持っている場合は、OutlookのPSTファイルを結合する方法を知っておくと役立ちます。

最高のベストプラクティス

最高のベストプラクティスは、上記のすべてを実践することです!もちろん、個人のニーズによって効果は異なります。

しかし、効率的でストレスのない受信トレイを管理・維持することは、気を散らされることのない一日につながるはずです。