Outlookがワークフローを後押しするための10のベストプラクティス

Outlookには、電子メール管理のための多くの組み込み関数があります。ベストプラクティスは、3つの部分からなる戦略を使用することです。

• 受信トレイをアクションフォルダで整理します 。
• 色のカテゴリを使用して受信トレイを定義します 。
• 迷惑メールを防ぐ 受信トレイの詰まりから。

1。アクションフォルダを作成する

強力なOutlookフォルダ構造を使用することが成功の鍵です。アクションフォルダは、電子メール配置の2番目の層を形成します。低レベルから中レベルの電子メールで最適に機能します。

特定のカテゴリで大量のメールを受信する場合は、このアプローチを他のヒントと組み合わせて使用​​してください。

サイドバーでフォルダまたはアカウントを右クリックし、[新しいフォルダ]を選択すると、フォルダを作成できます。 。クライアント、トピック、個人のメール用のフォルダを作成できるので、上司からのメールを見逃すことはありません。

ほとんどのフォルダでは、次の3つのアクションサブフォルダを作成できます。やること 、保留中 、および最終化 。新しいメールがメインフォルダに入ったら、適切に返信し、どこに送信するかを決定します。

• やるべきこと： コミュニケーション/状況は継続中であり、即時の行動はありません
• 保留中： 応答した、応答を待っている、またはさらなるアクション
• 完成： コミュニケーション/状況が終了しました。削除またはアーカイブを待っているメール

2。色のカテゴリで整理

フォルダ管理とは別に、色分けされたカテゴリを使用することで、受信トレイの保守を非常に簡単にすることができます。色は受信トレイにすぐに定義をもたらすことができますが、適度に使用します。受信トレイが混沌としすぎると、ナビゲートが難しくなります。

カラーカテゴリには1つの大きな問題があることに注意してください。それは、IMAPアカウントでサポートされていないことです。つまり、使用するには別のPOP3メールアカウントを作成する必要があります。または、「このコンピュータのみ」のフォルダを作成します。

色分類システムを開始するには、ホームにアクセスしてください タブをクリックし、タグを見つけます セクション。表示されない場合は、右端の小さな矢印をタップしてリボンが展開されていることを確認してください。

ここで、分類に移動します>すべてのカテゴリ 。これにより、アクティブなカテゴリの現在のリストが開きます。これで、そのカテゴリの色、名前、およびキーボードショートカットを編集できます。

POP3アカウントを持っているが、カラーカテゴリを使用できない場合は、それらをオンにする必要があります。サイドバーでメールアドレスを見つけます。アカウント名を右クリックし、データファイルのプロパティを選択します 。プロパティパネルの下部には、カラーカテゴリにアップグレードするオプションがあります。 。

既存の受信トレイのサイズによっては、これには時間がかかる場合があります。ただし、完了すると、すべてのカラーカテゴリにアクセスできるようになります。

IMAPアカウントを使用してカラーカテゴリが必要な場合は、自動フォーマットシステムを使用できます。

3。迷惑メールのフィルタレベルを変更する

Outlookには独自のスパムフィルターがあります。よろしくお願いします。ただし、受信トレイに届く明らかなゴミをすべてキャッチできるとは限りません。このゴミに対処することは文字通りあなたの人生の数分を奪います。

デフォルトでは、迷惑メールフィルター オンになっていますが、低に設定されています 。上げることで効果を上げることができます。

迷惑メール保護のレベルを変更するには、 ホームを見てください [削除]タブがあります。削除 オプション。 ジャンクを選択します 、続いて迷惑メールオプション 。これで、受信トレイのフィルタリングのレベルを選択できます。必要に応じて、アカウントごとに設定できます。

Outlookで説明されているように、迷惑メールフィルターを高に設定します。 リスクをもたらします。フィルタによって通常のメールが迷惑メールに移動する可能性があるため、定期的に迷惑メールを確認してください。

それらをジャンクに移動するだけでは不十分な場合は、別のオプションがあります。チェックボックスをオンにすると、迷惑メールフォルダに移動する代わりに、疑わしい迷惑メールを完全に削除することができます。 。

高でこのオプションを有効にする場合は注意してください フィルタレベルでは、ジャンクとしてフラグが付けられた正当なメールは回復不能になります 。

メールを常に把握するためのベストプラクティス

メールへの返信に遅れをとるのは簡単です。しかし、あなたが浮かんでいるのを助けることができる見落とされた機能と技術があります。未読メッセージに二度と溺れることがないようにするには、3つの部分からなる戦略を使用します。

• ルールを使用する アクションフォルダにメールを送信します。
• フォローアップのフラグで明確な優先順位を設定します 。
• スケジュール 自動的に送信する時間に敏感な電子メール。

4。 Outlookのルールで自動化

受信トレイからアクションフォルダへのメールの流れを維持するには、ルールが重要です。 ルールを見つけることができます 移動のホームタブ Outlook365のセクション。

ルールは小さいif/then論理ステートメントです。 Outlookは、プログラムが開いている間、これらのステートメントを定期的に実行します。たとえば、「 if 送信者はおばあちゃん、それから ファミリーフォルダに送信します。」

ルールを作成するには、右クリックします メールを送信し、ルールを参照します 、またはルールを選択します [ホーム]タブの[移動]セクションから。メールを1つのアドレスから特定のフォルダに定期的に移動する場合は、簡単なオプションがあります。 常に移動を選択できます 、次に適切なフォルダを選択します。

メールフィルタリングの基準が複数ある場合は、ルールの作成を選択してください 。その他のオプションについては、詳細オプションを選択してください 。ルールは、迷惑な電子メールチェーンからもあなたを救うことができます。大規模な組織で働いている場合は、件名があなたとは関係がない場合でも、長いメールチェーンに含まれる可能性があります。

迷惑なグループメッセージをオプトアウトするには、[詳細オプション]を開きます。 私の名前がCcボックスにある場所の横にチェックを入れます 、[次へ]を選択します。次に、特定のフォルダに移動することができます または既読としてマーク 。しかし、これが唯一の選択肢ではありません。

ルールがトリガーされたときにどのアクションが発生するかについても、多くのオプションがあります。ルールにカテゴリの追加、メッセージのフラグ付け、転送、自動返信の送信などを行うことができます！

5。フラグでフォローアップ

フラグは優先システムとして機能します。メールが届いたら、優先度を割り当てることができます。これにより、作業中にキュレートできる動的なToDoリストにそれらが追加されます。

フラグを設定するには、ホームに移動します タグのタブ セクションをクリックし、フォローアップをクリックします 。優先順位は今日の範囲です 日付なしまで 、カスタムのオプション付き 日付を選択できるフラグ。 リマインダーの追加を使用することもできます 時限通知を設定します。

フラグが立てられたメール、タスク、予定、会議がやることに表示されます リスト。カレンダービューと連絡先ビューを使用して、サイドバーでTo-Doリストを見つけます。ホバーしてすばやく表示することもできます。

To-Doリストは、優先度またはスケジュールごとに整理できます。アイテムに完了のマークを付けたり、ここから調整したりすることもできます。

6。後でスケジューラを使用してメールを送信する

スケジューラーはもう1つの優れた機能です。メールを書いて、後で特定の時間に送信することができます。病欠や忙しい日など、タイミングが重要な場所で非常に便利です。一方、メールの送信が早すぎる場合は、Outlookでメールの送信を取り消す方法に関する記事を確認してください。

メールを書いて、オプションに切り替えます タブ。 配信の遅延をクリックします 。 配信オプションの下 、前に配達しないを確認してください 、および詳細を入力します。日付、時刻、優先度を選択でき、返信の処理方法も選択できます。完了したら、[閉じる]をクリックします 。

これで、Exchangeサーバーを使用している場合は、先に進んでOutlookを閉じることができます。ただし、IMAPまたはPOP3アカウントを使用している場合は、電子メールのスケジュールされた送信時刻までOutlookを実行し続ける必要があります。

メール効率のベストプラクティス

優れた整理方法と自動化された電子メール管理により、あなたはすでに受信トレイの至福への道を進んでいます。ただし、最後の仕上げをいくつか行うことで、勤務時間と面倒な作業を節約できます。

• 集中メール応答時間 スケジュールされた期間に。
• 頻繁な検索を検索フォルダに保存します 。
• クイックパーツを使用する コンテンツを生成します。
• バックアップを作成 Outlookデータの。

7。メール管理期間のスケジュール

メールのアドレス指定に費やす1日のポイントをいくつか選択してください。たとえば、朝と仕事をやめる前に。これにより、いつ、誰が、何に最初に応答するかを分析するために費やす時間を短縮できます。

まず、やることを開きます 見る。次に、新しいアイテムをクリックします ドロップダウンして、[予定]を選択します。 好きな時間を設定して、平日繰り返してください。チェックインごとにこのようなイベントを1つ作成します。

電子メールの時間を分離することは、バッチファイルプロセスのように機能します。すべてが一度に処理され、あなたは何も残しません。日中の後半に、バッチプロセスを再度完了し、受信トレイを常に把握します。

8。検索フォルダを作成する

Outlookの検索バーを使用して同じ検索を常に入力する代わりに、検索フォルダを作成できます。 。これにより、検索が自動的に実行され、結果がレビュー用のフォルダに入れられます。

フォルダに移動します タブをクリックし、新しい検索フォルダを選択します 。これにより、[新しい検索フォルダの条件]パネルが開きます。 Outlookテンプレートは、フラグが設定されたメールや特定の人からのメールなど、通常の検索用に並べ替えられます。

より詳細に制御したい場合は、カスタム検索フォルダ 多くのオプションを提供しています。基準を完全にカスタマイズできます。基準はルールのようなものです 具体的には、アイテムを新しい検索フォルダに分類します。

9。クイックパーツの設定

Outlookで同じことを頻繁に入力する場合、これにより、気が遠くなるような繰り返しからあなたを救うことができます。 クイックパーツを使用できます 長い名前の自動入力、クイックリストの追加、またはその他のプレーンテキストアイテム用。

まず、新しいメールをクリックしてメールコンポーザーを開く必要があります [ホーム]タブ。頻繁に入力するフレーズをクイックパーツとして保存するには、追加するテキストを強調表示して、挿入に切り替えます。 タブをクリックし、クイックパーツに移動します>選択内容をクイックパーツギャラリーに保存 。

今後、フレーズの入力を開始すると、オートコンプリートの候補としてポップアップ表示されます。カスタムフォルダを追加して、クイックパーツをより適切に整理することもできます。

10。バックアップを作成する

Outlookには、想像以上に多くのデータが含まれています。アカウントにいくつかの重要なメールが潜んでいる可能性があります。あなたは安全な場所にバックアップする意味を持ち続けていますが、まだ完全には管理されていません。さて、私はあなたに言います、今それをしてください！

Outlookでのエクスポートは簡単です。バックアップするアカウントを選択し、ファイル>開いてエクスポート>インポート/エクスポートに移動します 。 ファイルにエクスポートを選択します 。次のステップで、 Outlookデータファイル（.pst）を選択します 。

次に、バックアップするフォルダを選択するか、電子メールディレクトリのルート全体をバックアップできます。最後に、バックアップを保存する場所を選択します。アカウントの特定の側面のみをバックアップする場合は、詳細オプションを使用してください。

古いバックアップを保存することができます。 重複を上書きを選択するだけです 目的地を選ぶとき。すでに個別のバックアップがある場合は、OutlookPSTファイルを組み合わせる方法を知っていると便利です。

すべてのベストプラクティス

すべてのベストプラクティスは、上記のすべてを実行することです。もちろん、マイレージは個人的なニーズによって異なる場合があります。

しかし、効率的でストレスのない受信トレイを管理および維持することで、気を散らすことのない1日を過ごすことができます。