Gmailをもっと快適に!受信トレイ整理とセキュリティ強化に役立つ無料メールツール5選

転送なしでメッセージを共有したり、メールエイリアスでプライバシーを守ったり——今回紹介するツールを使えば、Gmailをはじめとするメールサービスが今まで以上に快適になります。

インターネット上には何百ものSNS、何千ものチャットアプリがあり、人とつながる手段は無数にあります。それでも、昔ながらのメールは廃れることなく、私たちの私生活とビジネスの両方を支え続けています。だからこそ、メールを最大限に活用するためのコツやテクニックを身につけておく価値は大きいのです。しかも必要なのは、いくつかの無料アプリとブラウザ拡張機能だけ。手軽に始められます。

1. Moogle(ウェブ版)：メールを共有可能なWebページやブックマークに変換

これはちょっと変わった、でも非常に便利なツールです。通常、他人に見せたいメールが届いたときは「転送」するのが一般的ですが、SNSで共有したい場合や、相手のメールアドレスを知らない場合はどうすればいいのでしょう?そこで登場するのがMoogleです。メールをそのままWebページに変換してくれます。

使い方は簡単。bookmarks@moogle.cc 宛てにメールを転送すると、専用URLが記載された返信が届きます。そのURLを開けば、元のメールがWebページとして表示されます。あとは誰にでもこのURLを共有できるほか、後で読み返すためにブックマークしておくことも可能。実はMoogleは「メールのブックマークツール」としても使えるのです。

さらに、生成されたWebページにはコメント欄が付いており、リンクを知っている人なら誰でもメールに対する意見を書き込めます。全員の受信トレイを散らかすことなくチームで意見交換できるのは嬉しいポイントです。また、リンクを持っていれば、コメントを除いた状態でメールをPDFとしてダウンロードすることもできます。登録不要で使えるオンラインツールの中でも、特に完成度の高い一つと言えるでしょう。

2. Polycred(Chrome/Firefox/Edge対応)：エイリアスを作成して会員登録時の受信トレイを保護

会員登録時に受信トレイを守る簡単な裏技として、長年テック専門家たちに推奨されてきた方法があります。ユーザー名の後に「+」記号と任意の文字列を追加すると、エイリアスとして機能するというものです。かつては有効なセキュリティ対策でしたが、悪意ある業者もこの手法を見抜くようになり、現在ではあまり効果が期待できません。そこで代わりに活用したいのがPolycredです。

仕組みはこうです。まず本物のメールアドレスでPolycredに登録します。次に、新しいサイトで会員登録を求められたら、Polycredのブラウザ拡張機能を使って新しいエイリアスを生成しましょう。ユーザー名とドメインの組み合わせで、無制限にエイリアスを作成できます。このエイリアスアドレスを使って登録すれば、アクティベーションリンクや今後のメールはすべて本来の受信トレイに届きますが、相手のサイトにはあなたの本当のメールアドレスは一切知られません。

後日、そのアドレスが何らかの形で流出し、別のサイトからスパムが届き始めたとしても対処は簡単。Polycredでそのエイリアスを無効化すれば、そのアドレス宛てのメッセージは永久に遮断されます。メールと受信トレイをここまでしっかり守れるのに、驚くほど手軽に使えるサービスです。

3. AutoSnoozer(Gmail用)：指定した送信者からのメールを自動的にスヌーズ

「後で確認したいけど、忘れてしまいそう」というメールはありませんか?Gmailにはメッセージをスヌーズして、後で新着のように受信トレイへ再表示させる機能があります。ただし現状では手動操作が必要です。AutoSnoozerを使えば、特定の送信者からのメールを自動でスヌーズできます。

AutoSnoozerに受信トレイへのアクセス権限を与えると、届いた瞬間にチェックしないメール、そもそも読まないメールを分析し、自動スヌーズに適したメールアドレスの候補リストを提示してくれます。これにより、受信トレイがごちゃごちゃと圧迫されるのを防げます。

スヌーズされたメッセージはいつでも「AutoSnoozed」ラベルで一覧確認できます。スレッド形式のやり取り(他の人とのやり取りが続いているメールチェーン)を除外する機能など、細かな配慮も嬉しいところです。

4. Gmail Inbox Readability Score(Chrome用)：メールを読むのにかかる時間を推定

Flesch-Kincaid(フレッシュ・キンケイド)可読性テストは、文章の読みやすさを測定する標準化された計算式です。Summarlyの開発者たちは、この指標を受信トレイに応用すれば便利だと考えました。この拡張機能を入れておけば、メールを開いた瞬間に、読むのにかかる時間や文章の難易度がひと目でわかります。

各メールには0〜100のスコアが表示され、数値が高いほど理解しやすいことを意味します。目安として、60以上のスコアは13歳以上なら容易に理解できるレベル、つまり大多数の人にとって読みやすい文章です。どのメールに時間がかかるかがわかれば、受信トレイ内の優先順位付けもしやすくなります。

意外なことに、この拡張機能はメール作成中にはスコアを表示してくれません。自分が書くメッセージの読みやすさを測るのにも役立ちそうなので、今後のアップデートに期待したいところです。

5. Snovio Unlimited Email Tracker(Chrome用)：ロゴなしで本当に無料のメールトラッキング

メールトラッキング系の拡張機能やアプリは数多く存在しますが、「完全無料」のものはほぼありません。必ず何かしらの制約が付いてくるものです。そんな常識を覆したのがSnovioのUnlimited Email Tracker。同種ツールによくある制限をすべて取り払っています。

トラッキングできるメッセージ数に上限はなく、何通でも利用可能です。また、署名やロゴをメールに忍ばせるよう強制されることもないため、ビジネスメールの見栄えが損なわれる心配もありません。導入するだけで、素直に機能してくれます。

Snovioは各メールにラベルを付けます。白は未開封、紫は複数回開封済み、緑は受信者がメール内のリンクをクリックしたことを示します。これらのトラッキング指標ごとに通知を受け取る設定もでき、複数のGmailアカウントを切り替えながらリアルタイムで追跡することも可能です。余計な手間のない、使い勝手の良い優秀なツールです。

メールセキュリティへの意識を怠らないこと

今回紹介したようなアプリの魅力は、メールをより手軽にしてくれる点にあります。受信トレイで過ごす時間が長いほど、生活を楽にするショートカットをすべて活用したくなるものです。しかし、その利便性ゆえに、特にセキュリティとプライバシーに関しては油断が生まれやすくなります。

インターネット上で発生する詐欺やフィッシング攻撃は、他のどの経路よりもメール経由で多いのが実情です。エイリアスでアドレスを守ることはもちろん、セキュリティ設定を二重に確認するなど、メールを安全に保つためのベストプラクティスを把握し、実行することが重要です。私たちの受信トレイには、あまりにも多くの機密情報が詰まっているのですから。