受信トレイを劇的に整理する!今すぐ作るべきメールフォルダ3選

メールフォルダは、受信トレイを整理整頓しておくための最も重要なツールのひとつです。これを活用しないと、どんなに優れたメールアプリを使っていても、メールボックスはあっという間にタスク、参照資料、迷惑メールなどが混ざり合った乱雑な状態になってしまいます。

メッセージをフォルダに振り分けることで、メールの管理がぐっと楽になり、受信トレイも常にきれいな状態を保てます。以前「受信箱ゼロを実現するために本当に必要なフォルダ」という記事でも触れましたが、受信箱ゼロを目指さない人にとっても、ぜひ作っておきたい重要なメールフォルダが3つあります。

1. 「要フォローアップ」フォルダ

メールから目を離した瞬間に、そのメールで求められているタスクを忘れてしまう――これは誰にでも起こりがちなことです。受信トレイの中に埋もれてしまうと、せっかくの思い出しも消えてしまいます(ToDoアプリに登録していれば別ですが)。

だからこそ、「要フォローアップ」という名前のフォルダが必要なのです。自分のアクションが必要なメールをここに入れ、対応が完了したらすぐにフォルダから移動させましょう。こうすれば、いつでもこのフォルダを開いて未完了の仕事だけを確認でき、対応漏れを防げます。

2. 「参照資料」フォルダ

メールには、領収書、リマインダー、マニュアルなど、失いたくない重要な書類が数多く届いているはずです。検索機能で探すことも可能ですが、キーワードが思い出せないと時間ばかりかかって非効率です。

「参照資料」フォルダは、将来必要になるかもしれないものを保管しておく場所です。後日必要となる重要な書類をここにまとめておけば、大事な情報を見失うことはもうありません。

3. 期限別のタスクフォルダ

カテゴリ別にフォルダを分ける方法が合わない人もいます。そんな方におすすめなのが、期限ごとにフォルダを作るスタイルです。

たとえば、緊急のタスク用に「今日」フォルダ、早めに対応したいメール用に「今週」フォルダ、優先度の低いタスク用に「今月」フォルダを作成します。こうすることで、重要度や締め切りに応じて計画的にタスクを消化できるようになります。

以上の3つのフォルダはあくまで一例です。自分のワークスタイルに合わせて自由にアレンジしてください。また、手動での振り分けが面倒だと感じたら、自動でメールを分類してくれるフィルター機能の設定ガイドもぜひチェックしてみてください。