上司のようにMicrosoftOutlookの電子メール受信トレイを管理する
メールの受信トレイにドラッグされないようにしてください。
Outlookには、受信トレイを管理できる優れた機能が豊富にあり、より優れた制御と時間を節約できます。ルールと条件付き書式を使用して電子メールを自動的にフィルタリングし、ショートカットと検索を使用して必要なものを迅速に検索し、迷惑メールフィルターを使用してすべてのスパムを取り除くことができます。 Outlookの生産性向上ツールを最大限に活用する方法を紹介します。
Outlookの受信トレイの管理に関して共有する独自のヒントがある場合は、コメントでお知らせください。
Outlookのルールは非常に強力であり、受信トレイの管理にかかる時間を大幅に節約できます。受信トレイに届くメッセージはすべて、概要を示したルールに従います。たとえば、マネージャーからのメッセージにフラグを付けてサウンドを再生するようにマークを付けることができます。または、「ニュースレター」というキーワードを含むメッセージをゴミ箱に移動することもできます。
開始するには、ホームを選択します 上部のリボンからタブを選択し、[ルール>ルールの作成]を選択します。 。メールを選択した場合は、一部のフィールドが事前に入力されていることに気付くでしょうが、これらは必要に応じて変更できます。
ルールを実際にカスタマイズするには、[詳細オプション...]をクリックします。 ここでは、満たす必要のある条件と、それらに一致するメッセージに何が起こるかを設定できます。
ルールの作成と管理に関する完全なガイダンスについては、Outlookルールで受信トレイを管理できるようにするためのガイドをよく読んでください。
受信トレイを効率的に管理したい場合は、指先で利用できるすべてのキーボードショートカットを習得する必要があります。
最良の方法の1つは、 Alt + Hを押すことです。 、次に、押すためのそれぞれのキーでリボンを強調表示します。他の例には、 Ctrl + Eが含まれます 検索ボックスにジャンプするには、 Ctrl + 1--6 異なるビュー（メール、カレンダー、連絡先など）間を移動し、挿入 メッセージにフラグを立てます。
もちろん、これらは表面を傷つけるだけです。より包括的なリストについては、Outlookキーボードショートカットのガイドを参照してください。
スパムは受信トレイの悩みの種です。読みたいメールを探すのに時間を無駄にしないでください。代わりに、ジャンクフィルターとクラッター機能を使用してOutlookに処理させます。
ジャンクフィルターには、どの程度厳しくするかによって、保護レベルが異なります。設定を変更するには、ホームに移動します リボンのタブをクリックし、迷惑メール>迷惑メールオプション...を選択します
ここで低を選択できます 明らかなジャンクをフィルタリングするには、高 最も迷惑メールをキャッチしますが、通常のメールもキャッチされる可能性があります。またはセーフリストのみ 承認した送信者からのみ受信します。
同じウィンドウから、安全な送信者を使用します およびブロックされた送信者 タブをクリックして、受信するメールアドレスまたは受信したくないメールアドレスを一覧表示します。
Office 365 for Businessユーザーは、クラッターと呼ばれる新機能を使用することもできます。 Outlookは、送信者、メッセージの内容、および読書の習慣を分析することにより、特定の電子メールを受信トレイフォルダーからクラッターに移動します。メールを手動でClutterに移動し、右クリックすることでシステムの学習を支援できます メッセージと移動>クラッターに移動を選択します 。
クラッターはデフォルトで有効になっていますが、WebバージョンのOutlookを使用してオフにすることができます。 歯車のアイコンをクリックします [オプション]>[メール]>[自動処理]>[クラッター]に移動します クラッターとして識別された個別のアイテムのチェックを外します 、[保存]をクリックします 。
スパムフィルタリングのヒントがさらに必要な場合は、Outlookの迷惑メールを回避する方法に関するガイドをお読みください。
気になる場合は、受信トレイをまったく並べ替えずに、Outlook内の強力な検索を使用することで解決できる可能性があります。メールリストの上部にあるインスタント検索ボックスを使用して、現在のメールボックスから選択することで、すべてのフォルダとメールボックスを検索できます。 ドロップダウン。
検索ボックス自体の中で、何かを入力し始めるだけで、Outlookは送信者名、件名、メッセージ本文などの任意のフィールドでそれを見つけようとします。 AND などの論理演算子を使用すると、より具体的になります。 、または 、およびしない 。 fromなどのパラメータを使用することもできます 、件名 、および受信 、コロンとあなたの用語が続きます。これらの完全なリストは、関連するOutlookサポートページで表示できます。
検索ボックスをクリックすると、検索が表示されます。 リボンのタブ。インターフェイスからこれらのパラメータの多くを選択できます。
条件付き書式のフレア
条件付き書式を使用すると、一連のルールに一致するメッセージに特定のスタイルを適用できます。たとえば、1週間以上前に受信したメールのフォントの色を変更したり、キーワードを含むメールをカテゴリに入れたりすることができます。
条件付き書式を設定するには、表示に移動します リボンのタブをクリックし、[設定の表示]をクリックします>条件付き書式... 追加をクリックします 新しいルールを作成するには、名前を付けます 、フォントを設定します ご希望の場合。準備ができたら、[状態...]をクリックします
このウィンドウから、ルールの詳細を磨くことができます。たとえば、 From ...を使用します ルールが適用される送信者または時間を指定します 日付に基づいて適用します。 その他の選択肢などの他のタブも必ず確認してください および詳細 、前者ではカラーカテゴリを設定できます。
完了したら、[ OK]をクリックします およびOK また。これらすべての詳細については、条件付き書式でメールをマークアップするためのガイドをご覧ください。
取り消したいメールを送信したことがありますか？それは可能かもしれません。 Exchangeアカウントを使用している必要があり、受信者は同じサーバー上にいる必要があります。また、元のメールが読み取られたか、別のフォルダに移動された場合、リコールは失敗します。
リコールを試みるには、送信済みアイテムに移動します 思い出したいメッセージを開きます。 メッセージを選択します 上部のリボンのタブ、次に移動 グループで、アクションをクリックします 次に、このメッセージを思い出してください...
開いた新しいウィンドウから、実行するアクションを決定します。 このメッセージの未読コピーを削除する 受信者の受信トレイからメールを削除するか、未読のコピーを削除して新しいメッセージに置き換える 元のメールの代わりに新しいメールを送信します。
チェックマーク受信者ごとにリコールが成功したか失敗したかを教えてください 各リコール試行の結果を通知するメールが送信されます。その概要は、追跡をクリックすると表示されます。 リボンのアイコン。
OKをクリックします メッセージを思い出してみる準備ができたら。このプロセスの詳細と、リコールのすべての要素およびその他の代替案については、メールリコールガイドをご覧ください。
受信トレイのボス
毎日2,050億通のメールが送信されていると推定されています。ありがたいことに、これらのごく一部だけが受信トレイに届きますが、それらを通過するのはしばしば面倒です。受信トレイ管理のプロになるために、必ずすべてのヒントを使用してください。
さらにすばらしいOutlookのヒントを知りたいですか？もしそうなら、Outlookをマスターするための10の簡単なヒントとOutlookワークフローを後押しする6つの方法であなたの知識をさらに深めてください。すぐにメールウィザードになります。
受信トレイを管理するためにどのような方法を使用していますか？ Outlookに追加してほしい機能はありますか？
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データのバックアップに関しては、関連する短所はほとんどありません。データを安全に保護するため、データをバックアップすることは常に素晴らしいことです。常にこの習慣に順応し、データの定期的なバックアップを維持して、事故が発生した場合に失うものがないようにする必要があります. 同様に、すべての電子メール、連絡先、予定を Outlook からバックアップし、簡単にアクセスできるようにシステムにファイルとして保存できたら素晴らしいと思いませんか? Outlook を専門的な目的で使用している場合、そうすることでシステム上のすべての電子メールのコピーを作成し、将来いつでもアクセスできるようになるとします