Outlookを強化する無料のプロジェクト管理アドインおすすめ6選

プロジェクト管理に追われる日々の中では、生産性を高めてくれるちょっとしたコツやツールが大きな助けになります。Outlook(Hotmailとは別物です)をメール専用として使っている方も、簡易的なプロジェクト管理にも活用している方も、便利なツールでさらに使い勝手を向上させてみませんか?

ここで紹介するOutlookアドインは、メール、タスク、割り当て、コミュニケーション、リマインダー、そしてプロジェクト管理全般をサポートしてくれます。しかも、どれも無料。次のプロジェクトでぜひ試してみて、自分の効率アップにつながるものを見つけてください。

1. Trello

大規模なプロジェクトでも小さな個人タスクでも活躍するTrelloは、Outlookアドインとしても非常に便利です。Outlookから離れることなく、メールをTrelloカードに変換できます。受信トレイのプレビュー画面やメッセージウィンドウでメールを読みながら、ホームタブのTrelloボタンをクリックするだけです。

右側に小さなウィンドウが開いたら、ボードとリストを選択します。メールの件名がカード名に、本文が説明欄に自動的に入力されますが、どちらも編集可能です。期日と時刻も設定できます。完了したら追加をクリック。その後、ポップアップウィンドウでTrelloのカードを表示することもできますし、単にアドインを閉じても構いません。

OutlookのメールからTrelloボードへカードを追加するのに、これほど手軽な方法はありません。わずか1分で完了するので、時間と労力を大幅に節約できます。

2. MeisterTask

MeisterTaskをお使いの方にも、Outlookアドインが用意されています。Trelloと同様に、受信トレイやメッセージウィンドウから素早くタスクを追加できます。ツールバーのボタンをクリックし、サイドウィンドウからプロジェクトとセクションを選択しましょう。件名がタスク名に、本文が説明に変換され、それぞれ編集も可能です。

完了したらタスクを作成をクリックします。タスク作成の確認メッセージが表示され、クリックするとMeisterTaskで内容を確認できます。リンクからMeisterTaskを開く場合は、ポップアップウィンドウではなく、既定のブラウザでWebサイトが開きます。

何らかの理由でMeisterTaskからログアウトし、アカウントの連携を解除したい場合は、タスク確認画面からも操作できます。右上隅の歯車アイコンをクリックし、ログアウトしてアカウント連携を解除ボタンを押してください。ただし、次回アドインを使う際は再度ログインが必要になる点に注意しましょう。

3. Wrike

Webベースのプロジェクト管理ツールとして、優れたOutlookアドインを持つのがWrikeです。メールをタスクに変換したり、既存タスクにコメントとして追加したりできるのは非常に便利です。タスクに変換を選択すると、他のアドインと同様に件名が名前、本文が説明として表示されますが、さらに多くのオプションが用意されています。ステータスの設定、チームメンバーへの割り当て、スケジュール登録、添付ファイルの追加、サブタスクの挿入などが可能です。

すでに作成済みのタスクがあり、それに関連するメールを受け取った場合は、代わりにコメントとして追加ボタンをクリックします。タスクを検索するか、最近のタスク一覧から選択できます。コメントを追加するタスクを選んだ後は、タスク作成時と同じように詳細情報を追加して調整できます。

Wrikeアドインで注意したいのは、2つのボタンのいずれかを選択した瞬間に、メールがタスクまたはコメントとして自動的に処理されるという点です。ステータス、期日、担当者を追加すれば、その内容も即座に更新されます。ワンクリックでタスクを作成できるのは便利ですが、機密情報を含むメールの場合は事前に内容を確認しておくことをおすすめします。

4. Boomerang

受信トレイの生産性向上といえば、Boomerangはメッセージの送信予約やスヌーズを可能にするツールです。会議時間の確認、開封通知の受信、空き時間の共有なども行えます。メールを作成する際、これらのオプションはリボンのBoomerangセクションに表示されます。

もう一つの優れた機能が柔軟なリマインダーです。指定した日時にメッセージを受信トレイに返したり、ランダムなタイミングで返したり、誰も返信しなかった場合のみ返したりすることができます。フォローアップを忘れないための最適な方法です。受信トレイでメールを選択した状態でツールバーのOpen Boomerangボタンをクリックするか、メッセージウィンドウでRemind Meを押してください。

さらに便利な機能がInbox Pauseです。次々と届くメールに気を取られて、本来の作業を見失ってしまったことはありませんか?あるいは、待たずに新しいメールに飛びついてしまうことは?そんなときこそInbox Pauseの出番です。ボタン一つでメールの受信を停止できます。

自動応答の設定、配信例外の構成、特定の日時へのメッセージ受信のスケジュール設定などが可能です。オフにし忘れる心配がある方は、自動的に再開(Unpause automatically)オプションもチェックしておきましょう。これらのオプションはすべて、ツールバーのInbox Pauseをクリックすると表示されます。

プロジェクトへの集中維持、チームへのフォローアップのリマインダー、ステータス会議のための空き時間共有など、Boomerangは頼れるツールです。

5. Evernote

Evernoteアドインを使えば、メールをノートに変換して、プロジェクトのノートブックに直接保存できます。シンプルなツールですが、Evernoteをプロジェクト管理に活用している方にとっては非常に価値のあるものです。受信トレイまたはメッセージウィンドウから、リボンのSave to Evernoteをクリックしましょう。

ノート名にはメールの件名が使われますが、必要に応じて編集できます。その後、ノートブックを選択し、タグを追加し、必要なら備考も記入します。保存をクリックすれば完了です。

右上隅の歯車アイコンをクリックすると、以降のためにノートブックの選択やタグをあらかじめ設定しておくこともできます。

6. Moxtra(提供終了)

リモートチームとのコミュニケーションで最も重要な要素の一つは何でしょうか?答えは堅牢なコミュニケーションツールです。チームが世界中に散らばっていても近くにいても、Moxtraはまるで同じ部屋にいるかのような感覚を実現してくれるアプリケーションでした。Outlookアドインを使えば、別のツールを開くことなくプロジェクトについて話し合えたのです。

リボンのボタンをクリックすると、新しいチャットやMoxtraミーティングを開始できました。ポップアップウィンドウにメール連絡先の情報と招待ボタンが表示され、リストからバインダーを選択して、その特定のプロジェクトについてチャットすることも可能でした。

Moxtraは、大企業から小規模ビジネスまで対応する統合機能を備えた無料のコミュニケーションツールでした。無料プランでは3ユーザー、ミーティングごとに5参加者まで利用できました。なお、このサービスおよびOutlookアドインは現在提供終了していますので、ご注意ください。

その他のおすすめOutlookプロジェクト管理アドイン

すでに特定のアプリケーションを使用している場合や、プロジェクト管理に役立つOutlookアドインをもっと探している場合は、以下のツールも参考にしてください。

• Jira:課題の作成・更新
• Dropbox for Outlook:容量の大きいファイルの共有
• Smartsheet for Outlook:プロジェクトの整理
• DocSend:ドキュメント管理
• Kofax View+:画像とPDFファイルの結合
• Tasks in a Box for Outlook:メールをタスクに変換

これらの便利なツールをすでに一つ以上使用しているかもしれませんし、今まさに試してみようと思っているかもしれません。プロジェクト管理に使っている他のOutlookアドインがあれば、ぜひ試してみてください。

Macユーザーの方は、Mac向けプロジェクト管理アプリの特集記事も併せてチェックしてみることをおすすめします。