OutlookでMicrosoft Teamsの会議を設定する方法|Windows 10・Web版の手順を解説

OutlookからMicrosoft Teamsの会議を設定したい場面は意外と多くあります。たとえば、Teamsのチャンネル外のメンバー向けに会議を作成したり、ゲストとして参加できる外部ユーザーとの打ち合わせを手配したりするケースなどが挙げられます。本記事では、Teamsアプリを直接開かずに、OutlookだけでTeams会議を設定する方法を、Windows 10版とWeb版それぞれの手順に沿ってわかりやすく解説します。

Windows 10版Outlookでの設定手順

まず、Outlookを起動し、会議を作成したいアカウントに切り替えます。次に、上部リボンの「ホーム」タブを選択しましょう。「新しいメール」の右側にある下向き矢印をクリックすると、「Teams会議」という項目が表示されます。これを選択すると新しい会議ウィンドウが立ち上がるので、出席者(必須・任意)、開始時刻、終了時刻などの各項目を入力していきます。

また、Ctrlキーを押しながら「会議オプション」リンクをクリックすると、会議の詳細設定を行うこともできます。ロビーをスキップできるユーザーの範囲や、参加・退出時のアナウンスの有無などを細かく調整可能です。設定が完了したら「保存」をクリックし、準備が整ったら「送信」ボタンを押せば会議の招待は完了です。

Outlook on the Web(Web版)での設定手順

続いて、Webブラウザで利用できるOutlook on the Webをご紹介します。以前はWeb版OutlookからTeams会議を作成できませんでしたが、2021年1月にMicrosoftがこの機能を追加しました。手順はデスクトップ版と同じくシンプルです。

まず、カレンダーアイコンをクリックしてOutlookのカレンダー画面に切り替えます。「新しいイベント」ボタンを押し、タイトルや詳細を入力したら、メールアドレスを使って参加者を招待します。会議の日付と時間も忘れずに指定しておきましょう。Teams会議を追加する準備ができたら、「オンライン会議の追加」をクリックし、ドロップダウンメニューから「Teams会議」を選択します。最後にメッセージを記入して「送信」アイコンをクリックすれば完了です。

覚えておくと便利なポイント

OutlookからTeams会議を作成するには、Microsoft 365またはOffice 365の職場・学校アカウントでサインインしている必要があります。加えて、OutlookにTeams会議アドインが正しく組み込まれているかどうかも事前に確認しておくと安心です。作成した招待状には自動的にTeamsへの参加リンクが含まれるため、受信者はリンクをクリックするだけでスムーズに会議へ参加できます。

Teamsには会議機能以外にも、チャット、ファイル共有、アプリやボットの連携など、業務効率を高める多彩な機能が備わっています。まずはOutlookからの会議設定に慣れて、Teams活用の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。