Google Inboxを使いこなそう！メールの生産性を高める便利なヒントとコツ

2014年10月にベータ版として公開されたGoogleの「Inbox」は、登場当初から多くのユーザーを魅了してきました。メールに「完了」マークを付けられる機能、流れるように気持ちよく操作できるインターフェース、そして全体的なシンプルさ。Inboxはメールという存在を新鮮なものへと変え、読むのが億劫だったメール処理を快適な作業に生まれ変わらせました。とはいえ、どのアプリにも言えることですが、Inboxには一見しただけでは分からない隠れた便利機能がたくさんあります。この記事では、特に新規ユーザーに向けて、メール処理を格段にラクにするヒントを紹介します。

リマインダー機能で大事なタスクを見逃さない

重要なメールを受信トレイの上部にピン留めしておく方法もありますが、ピン留めが増えるほど受信トレイは雑然としてしまい、かえって管理しづらくなります。しかもピン留めだけでは、「いつその件に取りかかるべきか」というタイミングまでは教えてくれません。

そこで役立つのがリマインダー機能です。使い方はとても簡単です。まず、リマインダーを設定したいメールを開き、画面右下にあるプラス（+）アイコンにカーソルを合わせます。次に「リマインダー」のアイコンを選択しましょう。

あとは「金曜日の午前10時にこのメールに返信する」のように、対応が必要なタスクに関連する内容を入力するだけで完了です。

週末の旅行のためのフライト予約、今週のプレゼンテーションについて上司へ送るメール、友人とのコーヒーミーティングの約束など、思い出したいことは何でも登録できます。自分のニーズに合わせて自由に使える点こそが、Inboxが多くの人に支持される理由の一つと言えるでしょう。

バンドル通知の頻度を自分好みに変更する

ここで紹介するのは、筆者のお気に入り機能の一つです。SNS系の通知がメッセージを受信するたびに毎回届くのは、正直うっとうしいもの。そこで、通知を「1日1回」などにまとめて受け取るよう設定を変更しましょう。まず、受信トレイの一番左側にある「受信トレイにバンドル済み」の項目にカーソルを合わせます。

たとえば「ソーシャル」の場合、項目の上にポインターを重ね、歯車（設定）アイコンを選択します。

すると「バンドルを表示」の設定を「メッセージの着信時」から「1日1回」または「週1回」へと変更できます。これで通知に逐一邪魔されることなく、まとめて落ち着いて確認できるようになります。

添付ファイルをすぐにダウンロード

従来のメールアプリでは、メールを開き、添付ファイルのプレビューが読み込まれるのを待ち、さらにダウンロード開始まで待つ——といった二度手間が当たり前でした。Inboxなら話は別です。メッセージのプレビュー内にある添付ファイルをクリックし、右上に表示されるダウンロードアイコンを押すだけ。これだけでファイルを保存できます。

スワイプ操作でモバイルでのメール処理を高速化

Inboxの真価を最大限に発揮できるのがモバイルアプリです。AndroidとiOSの両方に対応しており、外出先でもメールを素早く片付けられます。忙しい一日のなかで「メールも気になることの一つ」という負担を減らしてくれるでしょう。

• 左へスワイプ：メールに「完了」マークを付けます（Inboxにおけるアーカイブ相当）。
• 右へスワイプ：スヌーズアイコンが現れ、後で改めて通知を受け取れます。
• 長押し：複数のメールをまとめて選択できます。
• 下へスワイプ：新着メッセージを更新表示します。
• 画面左端からスワイプ：Inboxメニューを表示します。メッセージを下方向に引っ張って閉じることも可能です。

さらに見逃せないのが、ピンチイン・アウトによるズーム操作です。文字をつまんで縮小、広げて拡大——直感的な操作ながら、意外と知られていない便利機能です。

こうしたジェスチャーを覚えておけば、何度もタップを繰り返す必要がなくなり、操作時間を大幅に短縮できます。限られた時間でいかに生産性を最大化するか。それを目指す人にとって、必須とも言えるテクニックばかりです。

まとめ

ここまでのヒントを活用すれば、散らかりがちだったメール環境も見違えるほど整然とし、返信スピードも格段に向上します。実際、標準のメールアプリからInboxへ乗り換えたユーザーの多くは、旧アプリには戻れないと口を揃えるほど、その操作性には定評があります。

なお補足として、Google Inboxは2019年4月にサービスを終了しましたが、リマインダー、スヌーズ、バンドルといった人気機能の多くは現在のGmailにも引き継がれています。本記事で紹介した発想や操作のコツは、今日のGmail活用にもそのまま応用できるので、ぜひ参考にしてみてください。