なぜメールをアーカイブすべき?その理由とMailStoreでの具体的な手順

便利だったはずのテクノロジーが、いつの間にか脆い問題の種に変わってしまうのは驚くほど早いものです。メールを例に考えてみましょう。「メールアカウントさえ持っていれば、受信したメッセージを失うことはない」——そう思っていませんか?しかし現実には、保存メールが増えるほど目的のメッセージを探し出せなくなり、しかもすべてのメールがパソコン上の一箇所に格納されているため、データ消失のリスクにもさらされています。

もちろんパソコン自体をバックアップしていれば話は別です(まだの方は今すぐ設定しましょう)。ただ、バックアップを取ることと、メールソフトにメールを復元することは、まったくの別問題だという点に注意が必要です。

手動でバックアップする方法

重要なメールをバックアップする最も手軽な方法は、フォルダにドラッグしてUSBドライブなどに保存することです。多くのメールソフトは、個別に保存されたメールファイル(添付ファイルを含む場合もあります)を開けます。しかしここで問題になるのが、メールクライアントは本来、メールを検索可能なデータベースとして管理しているという点です。フォルダ内のバラバラのファイル群はデータを守れていても、検索できる情報源とは言えません。

アカウント認証メール、製品のシリアル番号、購入履歴などを分類して整理することも可能ですが、これらを手動で更新し続けるのはかなり骨の折れる作業です。

フリーウェアによる解決策

そこで有効なのがメールアーカイブサービスです。世の中には多数のサービスがありますが、その多くは企業向けの高機能・高価格な製品です。そんな中、定評ある「MailStore」は、法人向けソフトウェアの無料版を個人用途向けに提供しています。

これはメールを安全に保管するための、はるかに優れたソリューションであり、「安全」であるだけでなく「いつでもアクセス可能」という点が大きく異なります。メールを離れた場所にオフサイトバックアップできるだけでなく、メールソフトの元の場所へ復元することもできます。さらに、バックアップ済みのメールを送信者や日付などの条件で検索することも可能です。

汎用的なオンラインバックアップや手動保存ではなく、専用のメールアーカイブサービスを使う最大のメリットはシンプルです。メールが「検索可能」かつ「復元可能」になるということです。副次的なメリットとして、メールを外部のデータベースに保存しておくことで、環境移行も格段に楽になります。たとえばメインのデスクトップPCを買い替えたとき、最大のストレスのひとつは、過去のメールにアクセスできないままメールクライアントをゼロから構築し直すことではないでしょうか。

どのクライアントにも簡単に復元できるオフサイトバックアップがあれば、上司からのメールも、家族からのメールも、主要ソフトウェアベンダーからの連絡もすべて取り込んで、何事もなかったかのように作業を続けられます。従来の標準的な解決策だったエクスポート・インポートツールの操作や、データベースの手動編集よりも、はるかに簡単です。

仕事もプライベートもすべてメールに蓄積されていく時代だからこそ、それを守るための対策を講じておく価値は十分にあります。

実際に使ってみる

ここではMailStoreを例に、その使い方を紹介します。ソフトウェアをダウンロードしてインストールし、起動するとダッシュボードが表示されます。

画面左側には、実行できる各種レポートの一覧が表示されます。

中央には、よく使うタスクへのショートカットリンクが並んでいます。

そして右側には、ステータスを確認できるダッシュボードがあります。

まずは中央列の「メールをアーカイブ(Archive E-mail)」リンクをクリックします。すると、アーカイブ設定画面が開きます。

アーカイブは「プロファイル」単位で管理されるため、バックアップしたいメールアカウントごとにプロファイルを作成します。作成フィールドにメールアドレスを入力するか、詳細設定のドロップダウンからIMAPやPOP3などのプロトコルを選択してください。

続いて、アクセスを許可するためのパスワード入力を求められます。

ソフトウェアがインターネット経由でメールサーバーに接続し、アカウントを検証すると、新しいプロファイルが作成されます。

プロファイルがダッシュボードに追加されたら、あとはダブルクリックするだけで、サーバーからこのマシンへメールがアーカイブされていきます。

ポイント:このソフトはメールサーバーと直接通信するため、アーカイブを実行するマシンは普段メールに使っているPCである必要がありません。オフサイトバックアップの観点でも非常に便利な仕組みです。

処理が完了すれば、メールはしっかりバックアップされ、MailStore上で自由に検索できる状態になります。

まとめ

この記事が、メールを「ゴミの山」ではなく「貴重なリソース」として活かすためのヒントになれば幸いです。必要なときに必要なメールへアクセスできないのであれば、溜め込んでおく意味はありません。メールアーカイブは、その第一歩となる確実な施策です。

メールアーカイブに関するご意見や体験談があれば、ぜひコメント欄でお聞かせください。