マイクロソフト調査で判明——私たちは週11時間もメール処理に費やしている

終わりのないメールの流れに、仕事の時間を奪われていると感じていませんか?それはあなただけではありません。マイクロソフトの調査によると、私たちは平均して週の労働時間のうち11時間を、メールの確認と返信に費やしていることが明らかになりました。

マイクロソフトが明らかにしたメール利用の実態

この調査結果は、イスラエルの経済メディア「Calcalist Tech」で発表されたものです。レポートによると、メールの読み書きだけで、従業員の労働時間の28%が消費されているといいます。

注目すべきは、このすでに相当な時間に、TeamsやSlackといった他のコミュニケーションツールの使用時間は含まれていないという点です。つまり、私たちは業務時間のかなりの部分を、メッセージのやり取りそのものに費やしていることになります。

マイクロソフト・イスラエルのナショナル・テクノロジー・オフィサーを務めるトメル・サイモン(Dr. Tomer Simon)博士は、この問題について次のように述べています。

メールの洪水について見ると、従業員は1週間に平均620通のメールを受け取っており、1通あたりおよそ1分の時間を要します。しかもその中には、対応自体が不要なもの、単にCCに入れられただけのメールも多く含まれており、これが生産性低下の一因となっています。私たちは従業員の生産性向上を目指し、こうしたデータの研究を数多く行っています。

従業員にとっての「必要悪」なのか?

サイモン博士は、メールが従業員の大きな時間の浪費になっている一方で、会社の受信箱を shut down すれば解決するという単純な話ではないと説明します。ここ10年で消費者と企業の接点にはSNSが大きく普及しましたが、機密情報の送付には依然としてメールが使われているからです。

したがって、今後の方向性として重要なのは、メールをより賢く管理することです。サイモン博士によれば、メールを後回しにするのは解決策ではなく、問題が積み重なるだけだといいます。代わりに彼が推奨するのが、いわゆる「メールトリアージ(email triage)」と呼ばれる手法です。これは、重要度の低いメールを思い切って切り捨て、緊急の問い合わせに優先的に対応するという考え方です。

この手法では、積極的なラベル付けと仕分けによって受信箱を整理・管理します。そうすることで、どのメールは読まずに処理してよく、どのメールには受信直後に対応すべきかが一目で判断できるようになります。

メールを受信箱という「牢獄」にしないために

マイクロソフトは、メールがいかに生産性を損なうかを明らかにしましたが、希望はまだ失われていません。「メールトリアージ」を活用し、重要度の低いメールを割り切って捨てることで、膨らんだ受信箱をコントロール下に置き、1日の時間を取り戻すことができるのです。

もし受信箱がトリアージどころか「三重バイパス手術」が必要なほど深刻な状態でも、心配はいりません。なんと30秒で2万通規模の受信箱を整理する方法もあるのです。