これらの戦略でGmailの受信トレイゼロに到達する

クリーンな受信トレイを維持することは、実際の課題です。クリーンアップして受信トレイのゼロに近づき、1か月で始めた場所に戻るために多大な労力を費やすことができます。

受信トレイをゼロにするための鍵は、できる限り多くのプロセスを自動化し、メールへのアプローチを再考することです。

1.ラベルをあなたの親友にする

Gmailのラベルは長い間存在していましたが、このシンプルな機能は、受信トレイを手なずけるのに不思議に思うかもしれません。ラベルは、すべての新しい電子メールを開くという衝動を満たします。ラベルを追加すると、ラベルを適用して待機中のメッセージに一時的に対処したように感じられます。

以下は、Tier1ラベルの推奨セットです。 受信トレイをスキャンして1日の計画を立てるときに、毎朝作成するには：今日、完了、待機中、やること、返信 。

何らかのアクションが必要なすべてのメールに適用する必要があるこれらのTier1ラベルに加えて、Tier2ラベルを作成できます。 次のいずれかに基づく：送信者、プロジェクト/テーマ、優先度、チーム など。これらのTier2ラベルは、自分のワークフローとニーズにさらに依存します。

ラベルを色分けします。 そうすれば、緊急のメールに何通返信する必要があるかが一目でわかります。

2.ルール、ルール、ルール

受信トレイにフィルターまたはルールを作成すると、整理された状態を維持する簡単な方法です。選択した基準を使用してラベルを自動的に適用することにより、メールを迂回させることができます。この基準は、上記のTier2ラベルと同じにすることができます。

ただし、これは作業の半分にすぎないことを忘れないでください。残りの半分は、このプロセスによって合理化された着信メッセージの処理です。では、実際にどのようにそれを行うのですか？

1. 設定に移動します>フィルターとブロックされたアドレス 。
2. [新しいフィルターを作成する]をクリックします Gmailの受信トレイのクリーンアップを開始します。次の少なくとも1つを入力する必要があります：送信者、受信者、件名、キーワード、除外されたキーワード、添付ファイル、および電子メールのサイズ（メガバイト、キロバイト、またはバイト）。
3. fromフィールドにメールアドレスを入力し、これでフィルターを作成をクリックします。
4. 次に、その電子メールで何ができるかについていくつかの選択肢があり、複数を選択できます。私たちの目的では、関連する選択肢は次のとおりです。アーカイブ、スター、ラベルの適用、削除。これらのうち、アーカイブとラベル付けの組み合わせが、この演習の最も重要なオプションになります。
5. 受信トレイ内の既存のメールにフィルターを適用する場合は、[X一致する会話にもフィルターを適用する]をオンにします。 。
6. フィルターの作成をクリックします 。

このプロセスの動作と、フィルターダイアログボックスにアクセスする2番目の方法を確認するには、以下のビデオをチェックしてください。

シンプルでありながら、Gmailのフィルターを使用して非常に堅牢なワークフローを設定できます。フィルタを使用して次のことを行います：

• 1つのドメインから受信するすべての電子メールのルールを作成します。
• 1つのドメインからのメールを除くすべてのメールのルールを作成します。
• メールを削除する前にアクションを実行する必要があるメールのルールを作成します。
• 受信したくないメールを自動削除します。

3.単なるラベル以外の自動化

ルールを使用してラベルなどを自動化できますが、Gmailの受信トレイをクリーンに保つために、Gmailの受信トレイのプロセスを自動化する方法は他にもあります。

Gmailと一緒にIFTTTなどの自動化サービスを使用すると、追加したラベルに基づいて特定のトリガーを自動的に作成できます。

いくつかの例が含まれます：

• ラベルを割り当ててTrelloタスクまたはToDoistタスクを作成します。
• GmailメッセージをOneNoteまたはEvernoteに保存します。
• 領収書をGoogleスプレッドシートに保存します。
• ラベルを割り当てて、携帯電話にリマインダーを作成します。
• Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに保存します。
  • GmailとGoogleドライブのストレージ制限が組み合わされているため、これはストレージの問題を軽減するために何もしません。

Gmailのもう1つの便利な半自動プロセスは、定型応答の使用です。これらの自動応答により、同じ電子メール応答を何度も送信する手間が省けます。

この機能を使用するには、設定に移動します>ラボ 定型応答を有効にします 。それらの作成を開始するには、新しいメッセージを作成し、メッセージを送信するのではなく、ゴミ箱の横にある矢印をクリックして、定型応答に移動します。>新しい定型応答。 以下のビデオで実際のプロセスを見ることができます：

それらを使用できるシナリオは次のとおりです。

• スマートオートレスポンダーを作成します。
  • 定型応答を有効にすると、Gmailフィルターでトリガーとして使用できるようになります。
• 同じメールを複数回送信します。
• 複数の署名を使用します。

4.サブスクリプションのクリーンアップ

受信トレイがめちゃくちゃになっている場合は、クリーンアップするのに1分以上かかります。受信メール用のフィルターを設定することに加えて、既存の混乱に対処する必要があります。サブスクリプションのクリーンアップとメッセージへのラベルの追加を開始するために、毎日15分または20分を取っておきます。

これを手動で行うには、受信トレイをスキャンして、保持するサブスクリプションと削除するサブスクリプションを決定します。破棄するニュースレターを選択するときは、 from：の演算子を使用して簡単に検索してください。 送信者のメールを添付し、すべてのメールを削除します。

プロセスを自動化したい場合は、チェックする価値のあるサービスがいくつかあります。 Unroll.Meなどのサービスを使用して、電子メールの購読を管理し、受信したくないニュースレターの購読を大量に解除することができます。

Unroll.Meを使用することを選択した場合は、会社が最近ユーザー情報の販売について批判されたことを知っておく必要があります。

これらのサブスクリプションが受信トレイを詰まらせないようにするもう1つの方法は、使い捨ての電子メールアドレスを使用することです。これらのサービスの中には、その受信トレイを必要なだけ維持できるものがあるためです。

5.InboxZeroの保守

受信トレイをクリーンアップした後、クリーンな受信トレイを維持するためのいくつかの基本的な手順があります。

1. ソーシャルメディアの電子メール通知をオフにします。
2. メールに費やす時間を制限します。毎日メールに専念できる時間を決定し、それを超えないようにします。これは、重要なメールへの返信とアーカイブの優先順位付けに役立ちます。
3. 手順2の例外をメモします。上司からメールへの返信を求められた場合、それを無視することはできません。制限時間を超えたすべての理由を確認し、問題ではない理由を切り取ります。
4. 必要な場合にのみ応答してください。メッセージが2語または3語の場合、確認が必要でない限り、メッセージを送信する必要がない可能性があります。

Gmailアカウントの受信トレイをゼロに保つためにどのようなヒントやコツを使用していますか？無駄な運動だと思いますか？コメントでお知らせください。