Gmailで受信トレイゼロを達成する5つの実践戦略

受信トレイを常にクリーンな状態に保つのは、実はとても難しいもの。どれだけ時間をかけて整理しても、1ヶ月後には元の散らかった状態へ逆戻りしてしまいがちです。

受信トレイゼロを達成する鍵は、できる限りの作業を自動化することと、メールへの向き合い方そのものを見直すこと。この記事では、今日からすぐ実践できる5つの戦略を紹介します。

1. ラベルを最強の味方にする

Gmailのラベルは昔からあるシンプルな機能ですが、使いこなせば受信トレイの整理に絶大な効果を発揮します。新しいメールが届くたびに開いて確認したくなる衝動を、ラベル付けで上手に抑えられるのです。ラベルを付ければ「ひとまず対応済み」という気持ちになり、放置していたメッセージに一時的な区切りをつけられます。

毎朝受信トレイをチェックしながら1日の計画を立てる際に、まず作成しておきたいのが以下の第一階層ラベルです。「今日」「完了」「返信待ち」「ToDo」「要返信」の5つ。何らかのアクションが必要なメールには、必ずこれらのいずれかを付けましょう。

さらに、第二階層ラベルとして差出人、プロジェクト・テーマ、優先度、チームなどの分類軸を追加するのもおすすめです。こちらは自分のワークフローや業務内容に合わせて自由に設計してください。

ラベルには色を付けましょう。そうすれば、緊急対応が必要なメールが何件あるのかが一目でわかるようになります。

2. フィルタ(ルール)を徹底活用する

受信トレイにフィルタ(ルール)を設定すれば、手作業なしで整理された状態を保てます。任意の条件に基づいて自動的にラベルを適用し、メールを振り分けられるのです。条件は第二階層ラベルと同じ軸で設定すると良いでしょう。

ただし、フィルタ設定はあくまで作業の半分。残りの半分は、振り分けられたメールを実際に処理することです。具体的な手順は以下の通りです。

1. 設定>フィルタとブロック中のアドレスを開きます。
2. 新しいフィルタを作成をクリック。差出人、宛先、件名、キーワード、除外キーワード、添付ファイルの有無、メールサイズ(MB/KB/バイト)のうち、少なくとも1つの条件を入力します。
3. 差出人のメールアドレスを入力し、この検索条件でフィルタを作成をクリックします。
4. 該当メールへの処理を選択します(複数選択可)。選択肢の中でも特に重要なのは「アーカイブする」「スターを付ける」「ラベルを付ける」「削除する」。今回の目的では、アーカイブとラベル付けの組み合わせが最も有効です。
5. 既存のメールにも適用したい場合は、同様の受信メールにも適用するにチェックを入れます。
6. フィルタを作成をクリックして完了です。

シンプルな機能ながら、Gmailのフィルタを使えば非常に強力なワークフローを構築できます。例えば以下のような使い方が可能です。

• 特定ドメインから届くすべてのメールにルールを適用する
• 特定ドメイン以外のすべてのメールにルールを適用する
• 削除前に何らかのアクションが必要なメールにルールを設定する
• 受け取りたくないメールを自動削除する

3. ラベル以外の作業も自動化する

フィルタでラベル付けなどを自動化できますが、受信トレイを清潔に保つために自動化できるのはそれだけではありません。

IFTTTのような自動化サービスをGmailと連携させれば、付けたラベルをトリガーにさまざまな処理を自動実行できます。具体例は以下の通りです。

• ラベルを付けてTrelloやTodoistのタスクを自動作成する
• GmailのメッセージをOneNoteやEvernoteに保存する
• 領収書をGoogleスプレッドシートに記録する
• ラベルを付けてスマートフォンにリマインダーを作成する
• Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに保存する(※GmailとGoogleドライブは保存容量が共有されているため、容量節約にはなりません)

もう一つ便利なのが「定型文」という半自動機能。同じ内容の返信を何度も送る場合、この機能を使えば入力の手間を完全に省けます。

利用するには、設定>全般タブで定型文を有効にします(かつてはLabsの実験機能でしたが、現在は標準搭載されています)。作成するには、新規メッセージを作成し、送信せずにゴミ箱アイコンの横にある矢印をクリック、定型文>新しい定型文を選択するだけです。

定型文が活躍するシーンは以下の通りです。

• 賢い自動応答を作成する(定型文を有効にすると、Gmailのフィルタのアクションとしても選択できるようになります)
• 同じメールを複数回送信する
• 複数の署名を使い分ける

4. メルマガ・通知系の登録を整理する

受信トレイがすでに大混乱に陥っているなら、一瞬で片付くことはありません。新着メール用のフィルタを整えるだけでなく、既存のカオスにも対処する必要があります。毎日15〜20分ほど時間を確保して、購読の見直しとラベル付けを少しずつ進めましょう。

手作業で行う場合は、受信トレイを上から順に確認し、残したい購読と解除したい購読を仕分けします。解除を決めたニュースレターは、検索演算子from:に差出人のアドレスを組み合わせて検索すれば、該当メールをまとめて削除できます。

自動化したいなら、Unroll.Meのようなサービスを利用するのも一つの手です。メール購読を一元管理し、不要なニュースレターをまとめて解除できます。

ただしUnroll.Meを利用する場合は注意が必要です。同社は過去にユーザー情報を販売していたことで批判を受けました。プライバシー面のリスクを理解した上で判断しましょう。

また、使い捨て(ディスポーザブル)メールアドレスを活用するのも有効です。サービスによっては、そのアドレスの受信箱を好きな期間維持できるため、本アドレスを汚さずに済みます。

5. 受信トレイゼロを維持する

受信トレイをきれいにした後は、以下の基本ステップでその状態を維持します。

1. SNSからのメール通知をオフにする
2. メールに使う時間を制限する。1日あたりメールに割ける時間を決め、それ以上はやらない。こうすることで、重要なメールへの返信とアーカイブを優先できるようになります
3. ステップ2の例外をメモしておく。上司から返信を求められたら無視はできません。時間超過の理由をすべて見直し、重要でないものは切り捨てましょう
4. 必要なときだけ返信する。数語程度の短いメッセージなら、確認が求められていない限り送る必要はないことがほとんどです

あなたはGmailで受信トレイゼロを維持するためにどんなコツや裏技を使っていますか?そもそも無駄な努力だと思いますか?ぜひコメント欄で教えてください。