受信トレイを空にすべきか？――Inbox Zeroに疑問を投げかける

数年前、同僚とメールについて話したことがあります。彼女の受信トレイには何万通ものメールが溜まっていました。なぜ整理しないのかと尋ねると、彼女は的確な指摘を返してきました。「探したいものは検索すればすぐ見つかるのに、わざわざ時間と労力をかけてメールを仕分ける必要があるのか？」と。

Inbox Zero（インボックス・ゼロ）は、多くの生産性向上の専門家が支持する概念です。定期的に受信トレイを空にし、必要なメールはフォルダへ保存、残りは削除する。受信トレイはメールの一時的な受け入れ場所であって、永久的な保管場所ではない、という考え方です。美しい概念であり利点もありますが、ある意味では、郵便の時代の名残のように感じられます。

もちろん、メールは概念的には従来の郵便に基づいています。宛先に送るのは手紙と同じですし、件名をつけるのは印刷されたメモと変わりません。受信メールは受信トレイへ、送信メールは送信トレイへ――という構造も郵便そのものです。

紙の書類を扱う場合、すべて何らかの形で処理しなければなりません。仕分けをし、不要なものは捨て、必要なものはファイリングする。それが物理的な書類との付き合い方です。

しかし、メールは紙の書類ではありません。現実の世界では、紙の書類を物理的に管理するしかありません。GoogleやSpotlightのような検索機能は、紙の書類には存在しないからです。仕分けてファイリングする以外に選択肢はなく、そうしなければ書類の山に圧倒されてしまいます。

同じことが、15年前のメールやハードディスク上の文書にも当てはまりました。私がまだ学生だった頃は、かなり徹底的な文書整理システムを持っていました。ファイルを年別、次に科目別、必要に応じて課題別のフォルダに整理していたのです。当時は検索技術がまだ未熟で、それがファイルを見つける最も確実な方法でした。

ところが現在では、強力なメール検索機能が当たり前になりました。ハードドライブ上でもクラウド上でも、数回のキーストロークで目的の文書を瞬時に見つけられます。このような即時検索のおかげで、厳格なファイリング構造の必要性は大きく下がりました――少なくとも私にとっては。

それでもInbox Zeroを試すべき理由

とはいえ、数千通のメッセージで埋め尽くされた受信トレイを、圧倒的で耐え難い混乱だと感じる人もいるでしょう。メールをすぐに見失ってしまう人や、対応が必要なメールを未読のまま放置しておくのがどうしても気になる人にとっては、Inbox Zeroこそが正しいアプローチかもしれません。

また、空っぽの受信トレイから一日を始めることにはカタルシスがあります。私自身、作業に集中するためには適度に整頓された物理的なデスク環境が必要なタイプですが、同様に、メールもきちんとファイリングされていた方が仕事がはかどる人がいることは疑いようがありません。

中間地点での妥協という選択肢

とはいえ、受け取ったすべてのメールをファイリングすることに意味を見出していない私も、受信トレイが完全な無秩序状態というわけではありません。

私のメールの大半は受信トレイに置きっぱなしですが、例外もあります。例えば電子領収書など、個人的な記録として残しておきたいメッセージは、専用のメールボックスに保管しています。さらに、定期的に受信トレイを見直して、見逃していたプロモーションメール――SNSの通知、ニュースレター、広告など――をまとめて一掃しています。返信が必要なメールについては、未読のまま残すか、別の方法でリマインドするようにしています。

つまり、一見すると混沌として見える私の受信トレイにも、それなりの秩序は存在するのです。同じようなスタイルでメールを管理している方も、意外と多いのではないでしょうか。

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