Gmail受信トレイを劇的に改善するスマートメール管理ツール6選

1日のインターネット利用時間のうち、かなりの割合をメール処理に費やしている——そんな方は多いのではないでしょうか。「もっと効率よくメールを管理する方法はないものか」と考えたことがある人も少なくないはずです。

幸い、その答えは「あります」。メール管理に特化したツールを活用すれば、受信トレイの悩みは大きく軽減できます。無料で使えるものもあれば、有料のプレミアム版を提供しているものもあります。この記事では、両陣営から合計6つのツールを取り上げ、それぞれの特徴と料金を比較しながら、どれが自分に合っているのかを見ていきましょう。

注意: いずれのツールもブラウザ上で動作し、一部にはモバイルアプリが用意されているものもあります。

1. Sortd

Sortdは、Gmailのメッセージを整理されたリストに変換できるツールです。Gmail上に常駐する「スマートレイヤー」と呼ばれる機能によって実現されており、必要に応じて表示のオン/オフを切り替えられます。

やるべきタスクのリストや、特定のトピックに関連するメールのリストなどを自由に作成できます。操作は直感的なドラッグ&ドロップだけなので、思い通りのリスト形式を簡単に実現できるでしょう。

無料版では4つのリストを作成でき、各リストに未完了タスクを最大25件まで登録可能です。期日設定やリマインダーメール機能も付いていますが、利用回数には制限があります。

さらに、メッセージをスヌーズして一時保留にすることで、メールによるストレスを軽減することもできます。今すぐ対応したくないメールは、後で改めて確認すればOKです。

無料版は「永久に無料」を掲げているため、今サインアップしても、後から突然請求が来るような心配はありません。

2. Boomerang for Gmail

リマインダーや誕生日のメッセージなど、「指定した日時に送りたいメール」があるならBoomerangが便利です。Gmailと統合されており、予約送信以外にも多彩な機能を備えています。

返信がない相手へのフォローアップを促すリマインダー機能があり、開封通知(既読確認)にも対応。相手にメールを無視されたのかどうかを推測するストレスから解放されます。

「この場面で何と書けばいいのか分からない」というときに役立つのが、機械学習を活用したライティング支援機能「Respondable」です。数百万件のメッセージデータをもとに、入力中の文章に対してトーンや言葉遣いなどのアドバイスをリアルタイムで提供してくれます。

また、非常に便利なInbox Pause(受信トレイ一時停止)機能も搭載。新しいメールの受信を止められるので、準備が整うまでメールをシャットアウトし、落ち着いた状態で受信箱を整理してから対応できます。

3. Yanado

Yanadoは、Gmailの受信トレイとタスクリスト機能を組み合わせたツールです。進行中のタスク、完了済みの項目、保留中の仕事などをひと目で把握できます。

カスタムステータス機能により、どんなメールワークフローにも柔軟に対応。アイデア専用のリストも作成できるので、思いついたことを忘れてしまう心配もありません。

Gmail画面に組み込まれたボタンをクリックすれば、メールをそのままタスクに変換可能。ドロップダウンメニューから選択して、リストにタスクを追加できます。

従来型のリスト形式か、カンバン方式のカード形式か、好みに合わせて選べるのも魅力です。サブリストの作成やリストへのタグ付けにも対応しており、後から目的のリストを素早く見つけられます。

YanadoはGmailにシームレスに溶け込む設計になっており、通知もGmail内で直接受け取れます。見た目の違和感がなく、使いこなすまでの学習コストもほぼゼロです。

無料登録すると、タスクとリストを無制限に作成可能。リマインダー機能も無料版に含まれており、リマインダーはGoogleカレンダーの予定として追加されるので、慣れ親しんだ環境のまま運用できます。

4. ActiveInbox

ActiveInboxも、ToDoリストとメールを融合させたサービスです。こちらは有料のプレミアムサービスで、メール作成中に既存タスクのリマインダーを表示してくれます。

これにより、送信前に必要な情報がすべて盛り込まれているかをひと目で確認できます。「後で送信」オプションやフォローアップ通知機能も備えています。

かつては無料版も提供されていましたが、現在は廃止されています。担当者によると、「無料では継続利用されないケースが多い」という調査結果が背景にあるそうです。

受信トレイにはToday(今日)リストが用意され、期限が差し迫ったタスクに集中できます。仕事を扱いやすい単位に分割し、担当者別やプロジェクト別にグループ化することも可能です。

サブリストを活用すれば、大きなタスクもハードルが下がります。重要な詳細を忘れないようメモを書き添えることもできますし、メールをプロジェクトごとのフォルダに振り分けて管理することもできます。

5. Right Inbox

Right Inboxも、予約送信・リマインダー・メモ機能を備えたツールですが、他との決定的な違いは定期的な繰り返しメール機能です。送信頻度と時刻を指定して、同じメッセージを自動で送れます。

たとえば、給与締め日前に請求書や勤怠表の提出を促すリマインドなどに便利です。部下や後輩のメンターを務めているなら、定期的なフォローアップ連絡にも活用できるでしょう。

不要な手間を省くことは、メール管理の生産性を高める確実な方法です。繰り返しメール機能とテンプレートを組み合わせれば、どれだけの時間を節約できるかを実感できるはずです。

Right Inboxにも無料版があります。予約送信やリマインダーは使えますが、繰り返しメール機能は有料限定です。

しかも無料版にはもう一つ大きな制限があり、月に送信できるのはわずか10通まで。実用面ではかなり厳しい制限といえます。

一方、プレミアムプランなら月内の使用量を気にせず利用できます。支払いは月払いと年払いのどちらかを選択可能です。

6. SaneBox

ここまで紹介したツールは、メールをより活用するためのものばかりでした。SaneBoxはそれに加えて、もう一歩先を行く機能を備えています。インテリジェントなアルゴリズムが不要なメールを自動でふるい分け、専用フォルダへ振り分けてくれるのです。必要になったら後から確認できます。

また、ドラッグ&ドロップでメールを適切な場所へ移動することで、アルゴリズムを自分好みに育成(トレーニング)できます。重要なメールは優先受信トレイへ、急ぎでないものは別のフォルダへ、という具合です。

ニュースレターやメーリングリスト用のフォルダも用意されています。さらにカスタムトレーニングフォルダを作れば、アルゴリズムにさまざまな動作を覚えさせることも可能。メールをクラウドへ移動させたり、別のアドレスへ自動転送したりといった運用もできます。

SaneBoxは、必要に応じてメールのスパムフィルターを補完することもできます。常にメッセージを監視してジャンクメールを検出し、重要そうなものが誤って振り分けられていれば、確認用のフォルダに入れて知らせてくれます。

二度と関わりたくない相手からのメールは、その名もずばりSaneBlackHoleフォルダへ送られます。また、SaneNoRepliesフォルダも要チェック。名前の通り、自分が送ったのに相手がまだ反応していないメッセージが格納されるフォルダです。

SaneBoxの料金プランは3段階のプレミアム構成です。最安プランは1つのメールアドレスに対応し、月10件までのSaneReminders(返信がない場合に通知)と、月10件までのSaneAttachments(メール添付ファイルを希望のクラウドサービスへ自動保存)を利用できます。

なお、上述のフォルダ関連機能の多くはオプション扱いです。最安プランでは1つだけ選べます。上位プランになるほど選択できるオプションが増え、利用回数の制限も緩和されます。

有料のメールアプリは価値があるのか?

無料プランと有料サービスのどちらを選ぶべきか迷ったら、次の3つのポイントを考えてみましょう。

1. 想定する使い方を明確にする。 Gmailの受信トレイをToDoリスト代わりに使えれば十分、あるいは予約送信とピンポイントな通知だけできればよい、という程度であれば、無料プランでも事足りるでしょう。

2. メールの送信量を考える。 毎月大量のメールを繰り返し送る必要があるなら、Right Inboxの繰り返しメール機能は十分に価値があります。料金はスペシャルティコーヒー1杯ほどの金額です。

3. スマートアルゴリズムが生産性に与える影響を考える。 SaneBoxは、妥当な価格で豊富な標準機能とカスタマイズ性を提供しています。まずは月額プランで様子を見るのも良いでしょう。SaneBoxの全プランは縛りがなく、いつでも解約できます。

また、ここで紹介した無料プランの多くにも有料オプションが用意されています。無料版を使い始めて「機能が少し物足りない」と感じたら、簡単にアップグレードできます。

こうしたツールを活用すれば、ToDoリストと受信トレイ過多への対処によってストレスが減り、受信トレイは「時間を奪う存在」から「時間を節約してくれる存在」へと変わります。一度使ってみれば、「なぜこんなに長い間、普通のメール機能だけで我慢していたのだろう」と思うかもしれません。