【Gmail】すべてのメールアカウントにカスタム署名を設定・使い分ける方法

Gmailには、オリジナルのメール署名を簡単に作成できる便利な機能が標準で備わっています。

さらに嬉しいのは、接続しているメールアカウントごとに異なる署名を作成して使い分けられる点です。各アドレスに数分かけて設定しておけば、長期的には時間の節約になり、受信者にも一貫した印象を与えられます。

追加のメールアドレスを設定する

Gmailで他のアドレスの署名を使うには、まずそのメールアカウントをGmailに接続する必要があります。

初めての方でも安心してください。Yahoo!メール、Outlook、Hotmail、会社や学校の独自ドメイン、その他のGmailアカウントなど、自分が所有するアドレスやエイリアスからメールを送信できるようになります。以下の手順に従ってください。

1. Gmailにログインし、画面右上の歯車アイコンをクリックして「設定」(新しいGmailでは「すべての設定を表示」)を選択します。
2. 設定ページ上部の「アカウントとインポート」タブをクリックします。ドメインによっては、タブが「アカウント」とだけ表示される場合があります。
3. 「名前を付けてメールを送信する」セクションにある「他のメールアドレスを追加」をクリックします。
4. ポップアップウィンドウが表示されるので、指示に従って進めます。アドレスの所有者であることの認証が必要になるため、そのメールアドレスにアクセスできる状態にしておきましょう。

すると、「名前を付けてメールを送信する」セクションに追加したメールアドレスが表示されます。このセクション下部の「返信時はメッセージの宛先と同じアドレスから送信する」オプションにチェックを入れておくのがおすすめです。有効にすると、そのアカウントから返信・新規作成する際に、アドレスと署名が自動的に挿入されます。

このオプションを有効にしない場合は、送信前に差出人アドレスを手動で変更することも可能です。その場合でも、そのアカウント用に作成したカスタム署名が自動的にメッセージへ反映されます。

署名を作成する

Gmailでは、追加したメールアドレスごとに異なる署名を作成できます。個人用・学校用・仕事用など複数のアドレスを接続している場合に特に便利です。より洗練された署名を目指す方は、プロフェッショナルなメール署名の作り方を解説した記事も参考にしてください。

まず、右上の歯車アイコンをクリックして「設定」を開きます。デフォルトでは「一般」タブが表示されますが、違う場合は上部から選択してください。次に、ページを下へスクロールして「署名」セクションを見つけます。

「署名なし」が選択されていないことを確認し、その下にある、メールアドレスのドロップダウンリストを含むオプションを選択します。リストを開くと、接続済みのすべてのメールアドレスが表示されます。

もしアドレスが見つからない場合は、「アカウントとインポート」(または「アカウント」)セクションに戻り、「名前を付けてメールを送信する」欄にそのアドレスが登録されているか確認してください。なければ、上記の手順に従ってアカウントを接続します。

テキストエディタを使う

次に、リストから署名を作成したいメールアドレスを選択します。最初は白紙の状態から始まり、エディタのツールを使ってシンプルなものから凝ったデザインまで自由に作れます。

Gmailには、Garamond、Tahoma、Verdanaなど10種類以上のフォントスタイルが用意されています。まず好みのフォントを選び、その隣で文字サイズを指定しましょう。

続いて、WYSIWYG(ウィジウィグ)の書式ツールで、太字・斜体・下線などの文字装飾や、背景色・文字色の設定が行えます。

文字装飾ツールの隣には、テキストへリンクを付けるボタンがあります。署名内にリンクを設定すれば、受信者があなたのウェブサイト、ブログ、SNSへ素早くアクセスできて便利です。ただし、受信側がプレーンテキスト形式でメールを受信している場合、リンクはクリックできない点に注意してください。

リンクを挿入するには、対象のテキストを選択して「リンク」ボタンをクリックします。ウェブサイトのURLなら自動的に整形されることもありますが、「Facebook」のような通常の単語の場合は、リンク先URLを取得してポップアップの入力入力欄に貼り付ける必要があります。

リンクボタンの右側には画像ボタンがあります。個人用の署名で画像を使うことは少ないものの、社員の署名に会社のロゴを入れたい企業や、自営業の方には重宝する機能です。画像を配置したい位置にカーソルを移動し、「画像」ボタンを押して、Googleドライブ・URL・パソコンのいずれかから画像を挿入しましょう。

最後に、右寄せ・中央寄せ・左寄せといった配置、番号付きリストや箇条書き、インデント、引用のためのオプションが並んでいます。さらに一番右には、すべての書式を解除するボタンがあり、いろいろ試した後に気が変わっても、ワンクリックで初期状態に戻せます。

署名を保存してテストする

1つ目の署名が完成したら、リストから別のメールアドレスを選択して、次のアカウント用の署名を作成できます。作業が完了したら、必ずページ下部の「変更を保存」ボタンをクリックしてください。忘れると、せっかくの設定内容が失われてしまいます。

署名を作成したら、さまざまなメールクライアントで表示をテストするのがおすすめです。受信者にどう見えるかを確認し、意図した通りに表示されるか確かめましょう。Outlook、Gmail、Yahoo!メールなどに実際にメールを送ってみて、加えてスマートフォンなどのモバイル端末のメールアプリでの見え方もチェックしてください。

問題が発生したときの対処法

Gmailでのカスタム署名作成は簡単ですが、環境によっては問題が起きることもあります。ここでは、よくあるトラブルとその解決策を紹介します。

• 署名に余計な文字が表示される: 一部のGmailバージョンでは文字装飾に対応していません。余計な文字を消すには、太字・斜体・下線などの装飾を削除する必要があります。
• 返信時に署名が表示されない: 受信トレイからメールに返信する場合、署名は折りたたまれて表示されます。三点リーダーの区切りをクリックすると署名が展開されます。送信済みメールでも同様のケースがあるため注意してください。
• 署名を装飾できない: 署名を装飾するには、プレーンテキストではなくリッチテキスト形式を使う必要があります。「作成」で新規メールを開き、右下の矢印をクリックして「プレーンテキストモード」のチェックが外れていることを確認してください。

さあ、署名を作成する準備はできましたか?

アカウントごとにカスタム署名を用意すれば、一貫性と効率性の両方のメリットが得られます。毎回同じスタイルでメールに署名している方には特に役立つでしょう。また、名前や連絡先の前に「よろしくお願いいたします」「ありがとうございました」「良い一日を」といった挨拶文を添えるのもおすすめです。

これから設定を始める方へのアドバイスやコツがあれば、ぜひ下のコメント欄で共有してください。