Gmailを強力なチームコラボレーションツールに変える！おすすめアプリと活用テクニック

チームで協力して作業する際、役立つアプリは数多くあります。しかし今でも多くの人が、仕事の中心をメールの受信箱に置いています。受信したメールについて相談したり、作成中のメールを共同で仕上げたり、ちょっとしたやり取りをしたり——こうしたことはすべて、Gmailアカウントから直接行うことができます。

幸い、それをサポートしてくれる優れたツールやテクニックが存在します。ここでは、Gmailを「共有受信箱」として最大限活用するためのおすすめツールをご紹介します。

チームコラボレーションに役立つメール連携ツール

1. Hiver（ハイバー）

HiverのGmail拡張機能を使えば、ラベルの管理、タスクの割り当て、メッセージの委任、進捗状況のトラッキングなどをすべてGmail上で完結でき、ビジネスを効率的に運営できます。

共有ラベルを利用すれば、新しいタスクが発生したときにチーム全員へすばやく通知できます。共有連絡先でメッセージのやり取りがしやすくなり、リマインダーやスヌーズ機能でフォローアップも抜かりなく。メモ機能で会話を記録でき、再利用可能なテンプレートでビジネスに統一感のある印象を持たせられます。

さらにHiverには「衝突検出」機能があり、組織内の他のメンバーが同じ共有メッセージに返信している場合、すぐに把握できるのも安心です。

Hiverは無料トライアルを提供しているので、まずは機能をお試しください。トライアル後の料金プランは、ユーザー数、メール数、テンプレート数などに応じて月額が変動します。

2. Missive（ミッシブ）

Missiveは、スレッド形式のチャットを受信箱に直接組み込めるWebベースのコラボレーションツールです。チャットのスヌーズやアーカイブ、チームメイトとの共同メール作成なども可能で、高機能なメールアプリとして活用できます。

無料アカウントに登録したら、会社名を入力してグループを作成。メンバーを招待し、既存のGmailアカウントを接続してメールをインポートすれば、準備完了です。

コラボレーションの操作は非常にシンプルです。特定のメッセージにチームメイトをメンションすれば注意を促せますし、使い慣れたチャット形式のインターフェースでメールについて話し合えます。必要に応じてメンバーと個別にチャットしたり、メッセージを編集したり、ファイルや写真を添付することも可能です。

充実した機能、簡単なコラボレーション、わかりやすいインターフェースを兼ね備えた本格的なメールアプリをお探しなら、Missiveは最適な選択肢です。有料プランにアップグレードすれば、より多くのチームメンバーや追加機能を利用できます。

3. Todoist

Todoistは最も人気のあるタスク管理アプリの一つですが、Gmailと組み合わせるとさらに強力になります。受信箱からそのまま、メッセージをタスクに変換したり、共有プロジェクトで協働したり、ToDoリストを確認したりできます。

便利な通知機能、ワークフローに合わせたラベルシステム、添付ファイル対応のコメント、iCalendarエクスポート、リアルタイムのデバイス間同期、色分けされた優先度設定など、多彩な機能を搭載。これらにより、Gmailの受信箱から直接コラボレーションすることがとても簡単になります。

Todoistの特筆すべき点はアクセシビリティの高さです。Web版、モバイルアプリ、ブラウザ拡張機能として利用でき、基本無料。年間サブスクリプション制のプレミアムプランやビジネスプランも用意されています。

4. Keeping（キーピング）

あなたとチームがGoogle Chromeユーザーなら、「Keeping」というアプリ＆Chrome拡張機能をチェックしてみましょう。メールサポートを提供する企業向けに設計されており、内部チケットシステムを備えています。

Keepingを導入すると、Gmail画面の上部に「未対応・未割り当て」「自分に割り当て済み」「完了」など、並べ替え可能なラベル付きの共有ヘルプデスク受信箱が表示されます。メッセージのステータスを「未対応」から「完了」に変更したり、登録したユーザーにメールを割り当てたり、フィルターで各ユーザーの担当件数を確認したりできます。

また、メッセージごとにチーム全員が閲覧できる内部メモを残せるのも魅力です。メールサポートでの協働において、これは利便性だけでなく必須の機能といえるでしょう。

Keepingには無料トライアルがあるので、まず試してみるのがおすすめです。その後の料金は、必要なユーザー数と共有メールボックスの数によって異なります。なお、KeepingはGoogle Chrome専用である点にご注意ください。

5. Googleグループ

Googleグループを設定すれば、アイデアや話題、メールについてチーム全体で情報共有するための共有受信箱を手軽に構築できます。

新しいグループを作成し、基本的な権限設定を調整して、チームメンバーを招待するだけ。トピックの割り当てや解決、便利なタグの管理、フィルターによる最新情報のチェックなどが行えます。メッセージや返信の投稿も簡単で、会話をワンクリックで完了扱いにできるほか、アクティビティの確認やストリームへのリンク取得もスムーズです。

ビジネスではシンプルさを重視したい方や、少人数のチームの場合は、Googleグループが有力な候補になるでしょう。

さらに連携できる便利ツール

1. Trello

Trello自体にもプロジェクト管理のための多彩なコラボレーション機能がありますが、Google Chromeユーザーなら「Gmail-to-Trello」という拡張機能が便利です。インストールしてGmailでメールを開くと、上部にAdd Card（カードを追加）ボタンが表示されます。ボタンを選択してポップアップウィンドウに詳細を入力し、緑色の+Trelloボタンをクリックすれば完了です。

2. Dropbox

DropboxもGoogle Chrome向けに「Dropbox for Gmail」という拡張機能を提供しています。このツールを導入すると、メール作成ウィンドウの下部にDropboxボタンが表示されます。ボタンをクリックしてポップアップウィンドウからファイルや写真を探し、Choose（選択）を押すだけ。受信箱から離れることなく、ファイルへのリンクを受信者に送れます。

3. Googleドライブ

Gmailにアクセスできるブラウザであれば、Googleドライブは標準で使えます。Chrome用のDropbox拡張機能と同様に、メール作成ウィンドウの下部にGoogleドライブボタンが表示されるはずです。Googleドライブなら、アイテムへのリンク送信も直接添付も選べるので、受信箱から柔軟にファイルを共有できます。

覚えておきたい便利なTips＆テクニック

Gmailでのチームコラボレーションは、必ずしもサードパーティ製アプリや拡張機能を必要とするわけではありません。紹介したツールはどれも有用ですが、非常に小規模なチームであれば、Gmailに元々備わっている機能だけでも十分対応できます。

ラベルでタスクを割り当てる：Gmailのラベルは受信箱やフォルダを整理するのに便利ですが、タスクの割り当てや特定のメールへの注意喚起にも活用できます。

たとえば、チームメンバーごとに色分けされたラベルを設定しておけば、対応が必要なメールを一目で見分けられるようになります。

フィルターを活用する：Gmailのフィルターは強力で柔軟性に富んでいます。たとえば、特定の差出人からのメールに自動的にラベルを付けて別の担当者に転送したり、「プロジェクト」というキーワードを含む件名のメールにスターを付けて重要マークを付けたりできます。

チャット機能を使う：GmailにはGoogle Chat（旧Googleハングアウト）が組み込まれているため、チーム全員がGmailユーザーなら、別途メッセンジャーアプリをダウンロードする必要はありません。

テキストチャットはもちろん、個人やグループとのビデオ通話・音声通話も簡単に開始できます。特にリモートチームにとって心強い機能で、Gmailから離れることなく一日中コラボレーションを続けられます。

その他のポイント：

• 件名はわかりやすくし、キーワードと統一フォーマットでToDoを割り当てる
• 重要なメッセージはCCに入れて、チームに情報を共有する
• 使用するキーワードや件名のルールを、チーム全員で常に最新に保つ

まとめ：Gmailを共有受信箱として最大限活用しよう

コラボレーションは、多くの成功しているビジネスの鍵となる要素です。Gmailのような身近なツールと、今回紹介したメールコラボレーションツールを組み合わせれば、長期的に見て会社の生産性向上につながるでしょう。