Gmailをこれらのアプリで強力なコラボレーションツールに変える

1。ハイバー

Hiver Gmail拡張機能を使用すると、ラベルを使用したり、タスクを割り当てたり、メッセージを委任したり、すべてのステータスを追跡したりすることで、Gmailアカウントから直接ビジネスを管理できます。

共有ラベルを使用することで、あなたとあなたのチームに新しいタスクをすばやく通知できます。連絡先を共有すると、メッセージの送信、メールのリマインダー、フォローアップのスヌーズのヘルプが可能になり、メモによって会話が可能になり、再利用可能なテンプレートによってビジネスの外観が統一されます。

さらに、Hiverは衝突検出機能を備えているため、組織内の別の人が共有メッセージに返信している場合でも、すぐにそれを知ることができます。

Hiverは、機能を確認できるように無料トライアルを提供しています。試用後のHiverのプランの料金は、ユーザー数、メール、テンプレート、その他のアイテムに基づいて異なります。

2。ミッシブ

Missiveは、スレッド化されたチャットを受信トレイに直接組み込むため、すばらしいWebベースのコラボレーションツールです。このアプリケーションには、チャットをスヌーズまたはアーカイブするオプション、チームメートとのメールを作成する機能もあり、堅牢なメールアプリケーションを提供します。

Missiveで無料アカウントにサインアップすると、会社名を入力するだけでグループを作成できます。参加者を招待し、現在のGmailアカウントに接続してメールをインポートすると、準備が整います。

コラボレーションは非常に簡単です。特定のメッセージに注意を引くために、別のチームメンバーに言及することができます。次に、使い慣れたテキストタイプのインターフェイスを使用して、電子メールに関する会話を行うことができます。必要に応じて、チームメンバーとプライベートにチャットしたり、メッセージを編集したり、ファイルや写真を添付し​​たりすることもできます。

優れた機能、簡単なコラボレーション、および複雑でないインターフェイスを備えた完全な電子メールアプリケーションの場合、Missiveは素晴らしい選択です。追加のチームメンバーと機能に関するMissiveの有料プランもご覧ください。

3。 Todoist

Todoistは簡単に最も人気のあるタスク管理アプリの1つであり、Gmailのコラボレーションにより、さらに強力になります。メッセージをタスクにすばやく変換したり、共有プロジェクトで共同作業したり、受信トレイからすべてのToDoリストをチェックアウトしたりできます。

このアプリケーションは、便利な通知、ワークフローに適合したラベルシステム、添付機能付きのコメント、iCalendarのエクスポート機能、リアルタイムのデバイス同期、および色分けされた優先度レベルを提供します。これらの便利な機能はすべて、Gmailの受信トレイから直接共同作業を行うのと同じくらい簡単です。

Todoistの際立った特徴はそのアクセシビリティです。 Web、モバイルデバイス、およびブラウザ拡張機能として使用できます。このアプリケーションは、Todoistのプレミアムおよびビジネスバージョンプランオプションとともに、年間サブスクリプションベースで無料で利用できます。

4。維持する

あなたとあなたのチームがGoogleChromeユーザーである場合、Keepingと呼ばれるアプリケーションとChrome拡張機能は、Gmailのコラボレーションをチェックするためのものです。このアプリケーションは、電子メールサポートを提供する企業を対象としており、内部チケットシステムが含まれています。

Keepingは、Gmailアカウントの上部に、開いている、割り当てられていない、割り当てられている、閉じている並べ替え可能なラベルが記載された一般的なヘルプデスクのメールボックスを提供します。メッセージのステータスをオープンからクローズに変更したり、設定したユーザーにメールを割り当てたり、フィルターを使用して各ユーザーに割り当てられている数を確認したりできます。

このアプリケーションでは、チーム全体が見ることができるメッセージごとの内部メモが可能です。これは、便利なだけでなく、メールサポートのコラボレーションに必要です。

Keepingは無料トライアルを提供しているので、試してみることができます。その後、必要なユーザー数と共有メールボックスに応じた料金で利用可能なKeepingプランがあります。前述のように、KeepingはGoogleChromeでのみ利用できます。

5。 Googleグループ

Googleグループを設定すると、共同の受信トレイからアイデア、トピック、メールをまとめることができます。

新しいグループを作成し、基本的な権限設定を調整して、チームを招待するだけです。トピックを割り当てて解決し、役立つタグを管理し、フィルターを使用して最新の状態に保つことができます。メッセージと返信の投稿は簡単で、会話を完了としてマークするのはクリックするだけで、アクティビティの表示とストリームへのリンクの取得も非常に簡単です。

ビジネスを複雑にしないようにしたい場合や、チームメンバーの数が少ない場合は、Googleグループを検討する必要があります。

接続できるその他のツール

1。 Trello

Trelloは、コラボレーションのために便利なプロジェクト管理ツールを使用する独自の方法を提供します。ただし、Google Chromeユーザーの場合は、Gmail-to-Trelloと呼ばれる便利な拡張機能があり、ボードにカードを追加できます。インストールしてGmailでメールを開くと、カードの追加が表示されます 上部のボタン。ボタンを選択し、ポップアップウィンドウに詳細を追加します。緑色の+Trelloをクリックします ボタンを押すと設定されます。

GmailでTrelloを使用する方法の詳細については、役立つガイドをご覧ください。

2。ドロップボックス

Dropboxを使用すると、GoogleChromeユーザーはDropboxforGmailと呼ばれる拡張機能にアクセスできます。この便利なDropboxツールは、メール作成ウィンドウの下部にDropboxボタンを表示します。そのボタンをクリックし、ポップアップウィンドウでファイルまたは写真を参照または検索して、選択を選択するだけです。 。これにより、受信トレイから移動しなくても、そのアイテムへのリンクが受信者に送信されます。

3。 Googleドライブ

Gmailへのアクセスに使用するブラウザの場合、Googleドライブは自動オプションです。 Google ChromeのDropbox拡張機能と同様に、Googleドライブのボタンが表示されます。 メールの作成ウィンドウの下部にあります。 Googleドライブを使用すると、アイテムへのリンクを送信するか、メッセージに直接添付して、受信トレイから柔軟性を得ることができます。

役立つヒントとコツ

Gmailを使用してチームと共同作業する場合、必ずしもサードパーティのアプリケーションや拡張機能を使用する必要はありません。これらのツールはすべて便利ですばらしいオプションですが、チームが非常に小さい場合は、Gmailにすでに存在する簡単なヒントやコツがいくつかあります。

ラベル付きのアイテムを割り当てる 。 Gmailには、受信トレイとフォルダを整理するのに役立つラベルが用意されていますが、これらの便利なツールを使用して、タスクを割り当てたり、特定のメッセージに注意を促したりすることもできます。

たとえば、チームのメンバーごとに色分けされたラベルを設定できます。そうすれば、あなたとあなたのチームの両方が、注意が必要なメールを一目で見つけることができます。

フィルターを活用する 。 Gmailには、非常に便利で柔軟な強力なフィルタが用意されています。たとえば、スーからのすべてのメールに特定のラベルを適用してフィルに転送することができます。別の例として、件名に「プロジェクト」という単語が含まれるすべてのメールにスターを付けて、重要としてマークを付けることができます。

チャット機能を使用する 。 GmailにはGoogleハングアウトが組み込まれているため、チーム全体でGmailを使用している場合は、別のメッセンジャーアプリケーションをダウンロードする必要はありません。

テキストを介してチャットしたり、個人またはグループとビデオや電話を簡単に開始したりできます。リモートチームにとって特に便利なこの機能を使用すると、Gmailを離れることなく1日中共同作業を行うことができます。

Googleハングアウトを最大限に活用するには、これらの追加のクリエイティブな方法を必ず確認してください。

追加のヒント ：

• 件名を明確に保ち、​​やることを割り当てるためにキーワードと一貫性を使用します。
• 重要なメッセージにチームをコピーして、チームを常に最新の状態に保ちます。
• 使用するキーワードと件名の構造について、全員に最新の情報を提供します。

Gmailの共同受信トレイ

コラボレーションは、多くの成功するビジネスの鍵です。したがって、Gmailのようなシンプルなアプリケーションをこれらのようなメールコラボレーションツールと一緒に使用すると、長期的には会社に役立ちます。

詳細については、Gmailのパワーユーザーガイドをご覧ください。